Utilisation de l’expérience du signataire

La possibilité de signer électroniquement des documents à l’aide de plateformes de signature électronique, comme OneSpan Sign, est le moyen rapide et sécurisé de faire signer vos documents à tout moment, n’importe où et sur n’importe quel appareil. Le logiciel de signature électronique est un élément essentiel de la création d’une expérience client supérieure. Les signataires recevront un courriel les invitant à l’expérience du signataire pour signer des documents au format électronique. Le signataire peut simplement ouvrir les documents, lire l’accord et signer en un clic depuis son ordinateur de bureau, sa tablette ou son téléphone portable. Une fois que vos signataires ont terminé leurs signatures, chaque partie peut accéder à une copie des documents ainsi qu’à une piste d’audit détaillée.

• Par défaut, toutes les transactions comprennent un accord de consentement aux divulgations et signatures électroniques que les destinataires doivent accepter avant de signer.

• En cliquant sur le lien dans un e-mail d’invitation, les destinataires sont souvent immédiatement redirigés vers l’expérience du signataire. Toutefois, si la fonction Forcer la connexion est activée, cliquez sur ce lien pour amener l’expéditeur de votre compte à une page de connexion . Là, ils doivent se connecter au système à l’aide de leur adresse e-mail et de leur mot de passe. Ce n’est qu’à ce moment-là qu’ils seront redirigés vers l’expérience du signataire.

• Par défaut, l’expérience du signataire restera valide à moins que le destinataire ne soit inactif pendant une période de 30 minutes. Pour modifier ce paramètre, contactez notre équipe d’assistance.

Cette section aborde les sujets suivants :

• Signature de documents en tant que propriétaire de transaction

• Signature de documents en tant que signataire

• Téléchargement de pièces jointes

• Signalisation accessible

• Signature avec un certificat

• Changement de signataire

• Refus de signer

• Terminer la signature

• Téléchargement de documents signés

• Examen des documents signés

Un administrateur peut activer la redirection des signataires vers une page externe personnalisée à l’expiration de leur session. Pour ce faire, veuillez contacter notre équipe d’assistance.

Signature de documents en tant que propriétaire de transaction

Le propriétaire de la transaction est la première personne invitée à signer les documents d’une transaction, à moins qu’un flux de travail du signataire n’ait été créé qui spécifie un ordre de signature différent.

Pour signer des documents en tant que propriétaire de transaction :

1. À l’endroit indiqué, cliquez sur SIGNER ou INITIAL.

2. Cliquez sur OK pour confirmer votre signature.

3. Répétez l’opération pour chacune des cases de signature du document que vous devez signer. Une barre de progression en haut du document indique le nombre de signatures que vous avez complétées, ainsi que le nombre total de vos signatures requises par ce document.

4. Si d’autres documents de la transaction nécessitent votre signature, continuez à signer chaque document à l’endroit indiqué.

Tutoriel vidéo : Comment signer des transactions à partir du tableau de bord

Signature de documents en tant que signataire

Vous serez informé que vous avez des documents à signer par un message électronique indiquant que vous avez été ajouté en tant que signataire à une transaction OneSpan Sign. Ce message comprendra un lien vers la transaction. Le propriétaire de la transaction a peut-être inclus un texte supplémentaire, qui apparaîtra sous le lien.

Pour signer des documents en tant que signataire :

1. Dans l’e-mail que vous recevez, cliquez sur Accéder aux documents.

2. Selon les paramètres choisis par le propriétaire de la transaction, vous devrez vous vérifier en tant que signataire de la transaction. L’une des méthodes d’authentification suivantes peut être utilisée :

   • L’authentification par e-mail est la forme d’authentification la plus simple. Il vous suffit de cliquer sur le lien dans votre e-mail d’invitation.

   • L’authentification par SSO nécessite la saisie d’une adresse e-mail et d’un mot de passe. Une fois authentifié avec succès par un fournisseur d’identité, vous serez redirigé vers l’expérience du signataire.

   • L’authentification par Q&A nécessite que vous répondiez à une ou plusieurs questions. Répondez correctement à toutes les questions, puis cliquez sur Connexion.

   • L’authentification par SMS nécessite que vous saisissiez un code SMS à sept chiffres que vous avez reçu sur votre téléphone mobile. Entrez le code, puis cliquez sur Connexion. Ce code SMS est envoyé lorsque vous cliquez sur le lien dans votre e-mail d’invitation. Si vous n’avez pas reçu de code, utilisez le lien Cliquez ici .

3. Lisez et acceptez le document de consentement à la divulgation électronique et aux signatures .

   OneSpan Sign inclut automatiquement l’accord de consentement aux divulgations et signatures électroniques dans toutes ses transactions. Tous les signataires doivent accepter les termes de cet accord avant de pouvoir accéder aux documents de transaction.

   À l’heure actuelle, OneSpan Sign offre des consentements électroniques en anglais et en français. Si vous souhaitez fournir un accord de consentement aux divulgations et signatures électroniques dans une autre langue, ou si vous ne souhaitez pas que cet accord soit inclus dans vos transactions, veuillez contacter notre équipe d’assistance.

4. Signez toutes vos cases de signature dans le document. Si un autre signataire a déjà signé le document, ses signatures sont visibles dans le document.

   • Si des cases de signature non signées se trouvent à l’extérieur de votre zone d’affichage, une notification Signatures requises s’affiche en haut de l’écran.

   • Une barre de progression en haut du document indique le nombre de signatures que vous avez complétées, ainsi que le nombre total de vos signatures requises par ce document.

   • Pour annuler une signature, cliquez sur l’icône Annuler la signature .

5. Une fois que vous avez terminé de signer un document, une demande de confirmation apparaîtra. Cliquez sur Confirmer pour confirmer vos signatures sur le document actuel. S’il y a d’autres documents à signer, ils apparaîtront dans l’ordre. Si vous devez télécharger des documents supplémentaires pour terminer le processus de signature, consultez la section Téléchargement de pièces jointes.

6. Pour vérifier vos documents signés, cliquez sur Examiner les documents.

7. Si vous souhaitez conserver des copies des documents signés (recommandé), cliquez sur Télécharger les documents.

   À tout moment, vous pouvez télécharger une version non signée et non vérifiable des documents d’une transaction. Pour ce faire, cliquez sur le lien de téléchargement sur le côté de la page. Cliquez sur Tout télécharger pour télécharger tous les documents de la transaction.

8. Une fois que vous avez terminé, fermez simplement votre navigateur pour mettre fin à l’expérience du signataire.

Tutoriel vidéo : Signature électronique d’un document (à partir d’un e-mail)

Téléchargement de pièces jointes

Au cours de l’expérience du signataire, il peut vous être demandé de télécharger des documents justificatifs supplémentaires.

Pour télécharger une pièce jointe :

1. Lorsque vous y êtes invité, cliquez sur Aller aux téléchargements.

2. Dans l’onglet Téléchargements , sélectionnez le document que vous êtes invité à inclure avec vos signatures.

3. Faites glisser et déposez les documents requis dans l’expérience du signataire. Vous pouvez également cliquer sur Parcourir pour rechercher les documents.

4. Répétez l’opération pour chaque document que vous devez joindre.

5. Cliquez sur Terminer.

• Par défaut, les types de fichiers suivants sont pris en charge : PDF, DOC, DOCX, RTF, ODT, JPG, JPEG, PNG, BMP, TXT, TIFF, TIF, GIF, XLS, XLSX

• Les titulaires de compte peuvent définir une liste blanche de types de fichiers qui peuvent être téléchargés en tant que pièces jointes de transaction par les signataires du compte. Cette liste ne peut pas inclure les types de fichiers de la liste noire globale (voir le point suivant).

• Pour empêcher les signataires de télécharger du code malveillant, les types de fichiers suivants ne peuvent pas être téléchargés en tant que pièces jointes à une transaction : EXE, DLL, MSI, DMG, SO. Cette liste noire remplace toutes les listes blanches au niveau du compte.

• Les pièces jointes ajoutées par les signataires sont immédiatement analysées à la recherche de logiciels malveillants. Si un logiciel malveillant est détecté, le système ne téléchargera pas le document ou la pièce jointe infectée.

Tutoriel vidéo : Téléchargement d’une pièce jointe à une transaction

Signalisation accessible

Pour signer des PDF accessibles dans le cadre d’une transaction accessible, les signataires doivent d’abord cliquer sur le bouton Activer le mode d’accessibilité dans l’expérience du signataire.

Ce bouton n’est disponible que si la transaction est accessible.

L’accessibilité peut être activée dans l’expérience du signataire de l’une des manières suivantes :

• À l’aide du menu Plus d’actions

• En appuyant sur la touche TAB . Une fois pressé, un menu supplémentaire apparaîtra qui vous permettra de parcourir les options suivantes :

  • Activer/désactiver l’accessibilité : Active ou désactive l’accessibilité.

  • Passer au document : affiche le document à signer.

Une fois le mode d’accessibilité activé, la page s’actualise et présente les documents de la transaction dans un format utilisable par la technologie de lecture d’écran, y compris la navigation dans tous les documents et l’achèvement de l’ensemble du processus de signature.

• L’expérience signataire d’une transaction accessible prend en charge l’amplification du contenu via le navigateur Web (jusqu’à 200 % de zoom).

• L’expérience signataire d’une transaction accessible prend en charge la navigation dans les champs à l’aide de la touche TAB du clavier.

• Les signataires d’un document HTML accessible utilisent à la fois le clavier et la souris. Le code HTML accessible leur fournit des notifications audio via un lecteur d’écran.

• Certaines limitations connues pour les signataires sont décrites ici.

Signature avec un certificat

OneSpan Sign prend en charge plusieurs méthodes de signature, dont une qui permet aux utilisateurs de signer avec un certificat numérique qui réside sur une carte à puce ou un jeton matériel.

Si vous utilisez un jeton matériel, l’activation de la lecture du jeton nécessite généralement l’installation d’un pilote sur votre ordinateur. Ce pilote peut être installé automatiquement avec le jeton. Si ce n’est pas le cas, les instructions qui accompagnent le jeton décriront probablement comment installer le pilote.

La signature de certificat est soumise aux restrictions suivantes :

• La signature avec un certificat n’est disponible que pour Microsoft Windows, mais elle fonctionne avec tous les navigateurs pris en charge (Internet Explorer 11, Edge, Firefox, Chrome).

• Il ne fonctionne pas à partir d’une tablette ou d’un appareil mobile.

• Il ne prend en charge que la signature Click-to-Sign (voir la première étape de cette procédure).

Conditions préalables

• Il existe un certificat numérique tiers valide qui peut être utilisé sur votre système.

• Le client de certificat personnel a été installé (les instructions d’installation peuvent être trouvées ici).

  Lorsque vous essayez de signer avec un certificat, vous pouvez être invité à installer la dernière version du client de certificat personnel.

• Si vous utilisez une carte à puce (par exemple, CAC, PIV ou eID) :

  • Un lecteur de carte est connecté à votre système et est correctement installé et configuré.

  • Une carte à puce appropriée est en cours de lecture par ce périphérique.

• Vous avez commencé une session en ligne avec OneSpan Sign.

• Conditions préalables pour les administrateurs :

  • Le certificat concerné doit être un certificat de signature de document.

  • Le compte du créateur de la transaction doit avoir été activé pour la signature du certificat.

  • La chaîne de certificats du certificat doit exister sur le système du signataire.

Pour signer un document à l’aide d’un certificat :

1. Lorsque le document est affiché pour signature, cliquez sur la zone de signature.

2. Cliquez sur Confirmer. La boîte de dialogue Sélection du certificat s’affiche.

   Lorsque vous essayez de signer avec un certificat, vous pouvez être invité à installer la dernière version du client de certificat personnel.

3. Sélectionnez un certificat dans la liste des certificats.

4. Facultatif : Si vous souhaitez afficher les détails du certificat sélectionné :

   1. Cliquez sur Voir les détails. La fenêtre Détails du certificat s’affiche.

   2. Cliquez sur Retour à la sélection. La fenêtre Détails du certificat se ferme et la boîte de dialogue Sélection du certificat réapparaît.

5. Cliquez sur Signer.

6. Si vous utilisez une carte à puce :

   1. La boîte de dialogue Informations d’approbation s’affiche.

   2. Cliquez sur Signer.

Tutoriel vidéo : Signature électronique avec des certificats numériques

Changement de signataire

Le propriétaire de la transaction peut permettre à un signataire de déléguer ses responsabilités de signature à une autre personne. Si un signataire original le fait, son délégué peut signer en son nom.

Le reste de cette section décrit :

• Déléguer un nouveau signataire

• Signature de documents en tant que nouveau signataire

Déléguer un nouveau signataire

Un signataire d’origine peut signer toutes les boîtes de signature qu’il souhaite avant de déléguer ses boîtes de signature restantes à un nouveau signataire.

Pour déléguer vos responsabilités de signature à un nouveau signataire :

1. Dans le coin supérieur droit de la page, cliquez sur Autres actions.

2. Cliquez sur Réattribuer le destinataire.

3. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, entrez l’adresse e-mail, le prénom, le nom, le titre et l’entreprise de votre délégué.

4. Facultatif : Tapez un message pour votre délégué. Bien que ce ne soit pas obligatoire, un message peut être utile pour dire à votre délégué ce que vous aimeriez qu’il fasse.

5. Cliquez sur Suivant et sélectionnez une méthode d’authentification pour le nouveau signataire.

6. Cliquez sur Réaffecter.

7. Cliquez sur OK.

Tutoriel vidéo : Changement de signataire

Signature de documents en tant que nouveau signataire

OneSpan Sign envoie à un nouveau signataire un courriel qui : (1) identifie la personne qui lui a délégué ses responsabilités de signature ; (2) stipule que les documents sont disponibles pour signature. L’e-mail comprend également un lien vers ces documents.

Pour signer des documents en tant que nouveau signataire :

• Effectuez la procédure Signature de documents en tant que signataire.

• Une fois qu’un nouveau signataire a signé, sa signature apparaîtra dans toutes les cases de signature qu’il a signées.

Refus de signer

Une fois qu’un signataire a été authentifié, il peut refuser de signer une transaction.

Pour refuser de signer une transaction :

1. Dans la liste déroulante Autres actions , cliquez sur Refuser de signer.

2. Précisez la raison de votre refus.

   En contactant notre équipe d’assistance, les titulaires de compte peuvent : (1) personnaliser la liste des raisons qui s’affichent dans la boîte de dialogue Refuser ; (2) désactivez le bouton Autre de cette boîte.

3. Cliquez sur Refuser. L’expéditeur de la transaction sera informé de votre action et vous ne pourrez plus afficher aucun document de la transaction.

Terminer la signature

Lorsque vous avez signé toutes vos cases de signature dans le document d’une transaction, un bouton Confirmer apparaît. Cliquez sur ce bouton pour continuer.

Téléchargement de documents signés

Une fois que tous les signataires ont signé les documents d’une transaction, OneSpan Sign marque la transaction comme terminée. Une transaction terminée est une transaction qui a été signée de manière sécurisée et scellée numériquement avec un sceau inviolable. Toute tentative d’altérer les documents de la transaction ou leurs signatures brisera le sceau. Si cela se produit, les signatures cesseront d’être juridiquement contraignantes.

OneSpan Sign envoie un courriel à tous les signataires pour les informer que la signature est terminée. Cet e-mail comprend un lien sur lequel les signataires peuvent cliquer pour télécharger la transaction avec ses documents signés en toute sécurité. L’e-mail peut également inclure les documents en tant que pièces jointes, selon les options sélectionnées par le propriétaire de la transaction lors de la création de la transaction.

Si Document Visibility a été configuré pour la transaction, chaque personne ne peut télécharger que les documents que la configuration lui permet d’afficher. Vous pouvez également télécharger le résumé des preuves, si cette fonctionnalité a été mise à votre disposition.

Les signataires ne sont pas tenus de télécharger des documents. Ils restent disponibles au téléchargement jusqu’à ce que le propriétaire de la transaction archive ou supprime la transaction. C’est néanmoins une bonne idée de télécharger, afin que les signataires aient une copie des documents pour leurs dossiers.

Les documents signés sont fournis en format PDF. Chaque PDF comprend des indicateurs visuels et des messages que les signataires peuvent utiliser lorsqu’ils examinent des documents signés.

Pour télécharger les documents signés :

1. Dans le message électronique que vous recevez, cliquez sur Télécharger les documents terminés.

2. Sur la page qui s’affiche, cliquez sur Télécharger les documents.

Examen des documents signés

Après avoir téléchargé une transaction, vous pouvez consulter ses documents. Chaque document est un PDF qui contient vos signatures et les signatures de tous les autres signataires. Si vous affichez un fichier PDF téléchargé à l’aide d’Adobe Reader, vous pouvez vérifier si ses signatures sont valides. Une façon de le faire est de cliquer sur chaque signature - une fenêtre contextuelle indique si la signature est valide et fournit plus de détails sur le statut de la signature.

Vous pouvez également examiner les documents signés en cliquant sur le lien Télécharger les documents terminés dans le message électronique que vous avez reçu, puis en cliquant sur Examiner les documents.

Lorsque vous examinez un document signé, vous pouvez voir des messages indiquant que les signatures OneSpan Sign « ne peuvent pas être validées » ou sont « invalides ». De tels messages signifient simplement que le certificat utilisé pour signer le document n’est pas encore approuvé par le logiciel PDF que vous utilisez pour effectuer la validation. Pour résoudre ce problème, suivez les instructions de cet article.

La validation des signatures est en grande partie un processus standard dans les visionneuses de PDF. Cependant, il peut arriver qu’une visionneuse PDF donne des résultats différents de ceux d’Adobe Reader. Lorsque cela se produit, OneSpan considère que les résultats d’Adobe Reader sont plus définitifs.