Fonctionnalités avancées

Les fonctionnalités suivantes n'intéressent pas la plupart des utilisateurs de OneSpan Sign. Cependant, chaque fonctionnalité peut être très utile à certains utilisateurs avancés :

• Connexion forcée

• Evidence Summary & Audit Trail

• Authentification basée sur les connaissances (KBA)

• Access Restrictions Based on Embargoed Countries

• Fast Track

• Envoi en masse

• Notarie en personne

Connexion forcée

Force la connexion est un réglage de compte OneSpan Sign. Une fois activé, cela garantit que lorsqu'un signataire avec un compte OneSpan Sign clique sur l'URL d'une invitation par email, il est dirigé vers la page de connexion OneSpan Sign (au lieu d'accéder directement à l'expérience Signer). Le signataire est donc contraint de s'authentifier avec son mot de passe avant d'être autorisé à consulter ou signer des documents.

Résumé des preuves et trace d'audit

Pour chaque transaction signée, OneSpan Sign recueille un résumé complet des preuves et une trace d'audit.

Le résumé des preuves peut être téléchargé et consulté à tout moment. Il est disponible pour l'expéditeur, à la fois en téléchargement individuel et dans le cadre de la transaction finalisée.

Les documents résumés de preuves sont très personnalisables. Vous pouvez : (1) personnaliser l'image du logo ; (2) personnaliser le texte de chaque étiquette (titre, bas de page, titres de sections et champs) ; (3) personnaliser le nom de fichier du résumé des preuves ; (4) masquer/afficher l'un des éléments suivants : logo, titre, pied de page ; (5) masquer/afficher l'une des sections suivantes : Transaction, Expéditeur, Document, Destinataires, Trace d'audit. Pour en savoir plus, contactez notre équipe de support.

Lorsque la fonctionnalité Email the Evidence Summary & Documentsest activée, une fois la transaction terminée, un PDF du résumé des preuves est envoyé par email au propriétaire de la transaction. Cette fonctionnalité peut être configurée pour que l'e-mail inclue non seulement le résumé des preuves, mais aussi des PDF de tous les documents de la transaction.

La trace d'audit est directement intégrée dans des documents signés et peut être consultée en ouvrant le document signé dans un lecteur PDF, tel qu'Adobe Reader. Pour cela dans les applications Adobe, ouvrez le panneau Signatures (différents visualiseurs peuvent avoir des noms différents pour cette fonctionnalité). Alors que le document de résumé des preuves concerne la transaction dans son ensemble, la trace d'audit d'un document ne concerne que ce document spécifique. Il se compose d'informations sur chacune des signatures du document, y compris le nom du signataire, son adresse e-mail et son adresse IP, l'horodatage de la signature, ainsi que d'autres identifiants pouvant être utiles à des fins médico-légales. La trace d'audit est essentiellement le qui, où et quand de chaque signature.

Authentification basée sur les connaissances (KBA)

L'authentification basée sur les connaissances (KBA) est une méthode d'authentification qui pose au signataire des questions générées dynamiquement en fonction des informations contenues dans son rapport de crédit personnel.

Une fois qu'un signataire a répondu correctement à trois des quatre questions KBA, il peut cliquer sur Connexion pour commencer à signer les documents.

La KBA doit être envisagée lorsqu'il est important de réduire le risque de fraude d'identité, ou lorsqu'un signataire est inconnu (par exemple, l'ouverture d'un nouveau compte).

Notez les caractéristiques suivantes de KBA :

• Il peut coexister avec d'autres méthodes d'authentification (par exemple, e-mail ou SMS).

• OneSpan Sign est utilisé LexisNexis pour fournir une authentification KBA aux signataires aux États-Unis

• Les résultats KBA d'un signataire sont stockés dans le cadre de la preuve électronique d'un paquet.

• Les langues prises en charge incluent l'anglais.

LexisNexis

Pour ajouter un signataire par authentification KBA via LexisNexis, le propriétaire du paquet doit fournir les informations personnelles suivantes concernant le signataire :

• Prénom, Nom de famille (obligatoire)

• Nom de la maison (optionnel)

• Numéro de maison (optionnel)

• Nombre flat (optionnel)

• Ville (obligatoire)

• État (obligatoire) : doit être composé de 2 majuscules

• Code postal (obligatoire) : doit être à 5 chiffres

• Numéro de sécurité sociale (optionnel) : Vous pouvez exiger que les neuf chiffres soient saisis, sans chiffres, ou seulement les quatre derniers.

• Date de naissance (optionnelle) : 8 chiffres seulement (MMDDYYYYY)

Notez ce qui suit :

• Si un signataire ne parvient pas à s'authentifier avec la clé LexisNexis, l'expéditeur devra créer une nouvelle transaction s'il souhaite refaire l'authentification par la clavier.

Restrictions d'accès basées sur les pays soumis à un embargo

L'Office of Foreign Assets Control (OFAC) interdit aux personnes et entités américaines de mener des transactions commerciales ou financières avec des particuliers ou des organisations dans certains pays soumis à un embargo.

Pour soutenir le respect de ces restrictions, OneSpan Sign utilise des efforts raisonnables pour bloquer l'accès depuis des adresses IP provenant de pays soumis à des embargos américains complets.

Bien que nous ne surveillions ni ne filtrions pas les noms individuels dans les listes de sanctions de l'OFAC, notre système contribue à réduire les risques en tentant d'empêcher l'accès des juridictions soumises à des embargos américains complets.

Des informations sur les restrictions d'accès peuvent être incluses dans le résumé des preuves.

Pour plus d'informations, nous recommandons de consulter le site web du Bureau américain de contrôle des actifs étrangers : https://ofac.treasury.gov/sanctions-programs-and-country-information

Fast Track

Cette Fast Track fonctionnalité vous permet de distribuer rapidement des modèles de paquets pour la signature.

Le reste de cette section aborde :

• URL de signature

• URL d'envoi

Fast Track ne décrit pas plus que cette section. Pour en savoir plus, contactez votre représentant commercial OneSpan Sign.

URL de signature

Fast Track utilise une URL de signature pour envoyer un modèle de package directement à tous les signataires. En naviguant vers l'URL de signature, un signataire est invité à saisir ses propres identifiants (prénom, nom de famille et adresse e-mail). Le signataire n'est pas authentifié par email, il est donc important de s'assurer que l'URL ne soit envoyée qu'au destinataire visé.

Une URL de signature peut être utilisée pour enregistrer et mettre en favori un package pour une utilisation future.

URL d'envoi

Fast Track utilise une URL d'envoi pour demander à un expéditeur de distribuer un modèle de package directement à un ou plusieurs signataires. En naviguant vers l' URL d'envoi, l'expéditeur doit spécifier le prénom, le nom de famille et l'adresse e-mail de chaque signataire. Les signataires seront informés par e-mail que des documents peuvent être signés.

Notez que :

• Si vous utilisez plusieurs placeholders signataires, vous devez utiliser une URL d'envoi pour la fonctionnalité Fast Track. C'est parce que l'expéditeur doit identifier le Signataire 1, le Signataire 2, etc.

• Lorsqu'un expéditeur distribue un colis, il n'a pas besoin d'avoir un compte OneSpan Sign ni d'être connecté à OneSpan Sign.

• Une URL d'envoi peut même servir à envoyer un modèle de package à un expéditeur tiers, qui sera alors celui qui spécifiera les identifiants des signataires.

Une URL d'envoi peut être utilisée pour sauvegarder et mettre en favori un paquet pour une utilisation ultérieure.

Obtenir une URL d'envoi

Conditions préalables

• Le mode Fast Track est activé sur votre compte.

• Le modèle sélectionné à l'étape 2 ci-dessous contient un destinataire provisoire, un document et un champ de signature pour le destinataire provisoire.

Action

Pour obtenir une URL d'envoi :

1. Dans le dossier Modèles, cliquez sur Modèles. La page Modèles apparaît.

2. Cliquez sur le modèle que vous souhaitez envoyer via Fast Track. La page de ce modèle apparaît.

3. Dans la barre d'outils de navigation globale, cliquez sur Suivre rapidement. Une URL d'envoi est fournie que vous pouvez copier et envoyer à n'importe qui. Le destinataire de l'URL sera responsable d'entrer le prénom, le nom de famille et l'adresse e-mail de chaque signataire.

Envoi en masse

Cette Bulk Send fonctionnalité permet aux utilisateurs de créer et de distribuer plusieurs paquets avec un minimum d'efforts en utilisant :

• Un modèle éligible, qui sera utilisé pour créer les paquets. Un modèle est « éligible » s'il contient :

  • Au moins un document autre que l'accord de consentement

  • Au moins un rôle provisoire

  • Au moins un champ de signature (pas nécessairement pour le rôle provisoire)

• Un fichier CSV, qui contient les informations des signataires pour tous les rôles de placeholder. Une fois que vous téléchargez le fichier CSV, il peut y avoir un léger délai pendant la création et l'envoi des paquets.

Le reste de cette section aborde :

• Format d'en-tête CSV

• Exemple de fichier CSV

• Processus de validation

• Tutoriel vidéo

Format d'en-tête CSV

Cette section décrit les aspects suivants du format de l'en-tête du fichier CSV :

• Un Placeholder

• Plusieurs placeholders

• Format d'en-tête invalide

Un Placeholder

Pour les paquets avec un seul rôle de placeholder, la ligne d'en-tête dans un fichier CSV doit avoir le format suivant :

Notez que :

• La chaîne <PlaceholderRoleName> n'apparaîtra pas dans le fichier. À la place, ce sera le nom d'un rôle provisoire. De même, les chaînes <FieldId1> et <FieldId2> n'apparaîtront pas dans le fichier. À la place, ce seront des noms d'identifiants de champ.

• <PlaceholderRoleName>, FIRST_NAME, LAST_NAME, et EMAIL sont des champs obligatoires. Tous les autres sont optionnels.

Dans le format CSV, les en-têtes apparaîtraient comme suit :

<PlaceholderRoleName>,FIRST_NAME,LAST_NAME,EMAIL,AUTH_TYPE,AUTH_PROMPT,AUTH_CHALLENGE,FieldId1,FieldId2

Plusieurs placeholders

Si vos paquets contiennent plus d'un rôle de placeholder, vous devez ajouter un ensemble de champs d'en-tête pour chaque rôle supplémentaire. Tous les champs requis doivent être présents pour chaque rôle de placeholder. Par exemple, un en-tête contenant uniquement les champs requis pour deux rôles provisoires pourrait ressembler à ceci :

Format d'en-tête invalide

La colonne du nom de rôle provisoire définit le début d'un bloc de rôle. Chaque bloc de rôle doit contenir tous les champs requis, mais l'ordre des colonnes d'en-tête dans chaque bloc de rôle n'a pas d'importance.

Par exemple:

• C'est valide :

• Ce n'est pas valide :

Exemple de fichier CSV

Voici un exemple de fichier CSV pour un paquet avec deux signataires :

Signer1,FIRST_NAME,LAST_NAME,EMAIL,AUTH_TYPE,AUTH_PROMPT,AUTH_CHALLENGE,AUTH_PROMPT,
AUTH_CHALLENGE,Signer2,FIRST_NAME,LAST_NAME,EMAIL,AUTH_TYPE,AUTH_PROMPT,AUTH_CHALLENGE,AUTH_PROMPT,AUTH_CHALLENGESigner1,David,Smith,
dsmith@eSignLive.com,NONE,,,,,Signer2,Roger,Waters,rwaters@eSignLive.com,NONE,,,,

Processus de validation

OneSpan Sign valide la ligne d'en-tête avant de valider toute autre ligne dans un fichier CSV. Si quelque chose ne va pas avec la ligne d'en-tête, un message d'erreur est envoyé. Si la ligne d'en-tête est vérifiée comme valide, OneSpan Sign poursuit la validation des autres lignes.

Le reste de cette section traite de la validation de :

• Domaines obligatoires

• Terrain AUTH

• Valeurs de champ

Domaines obligatoires

Les champs FIRST_NAME,LAST_NAME, et EMAIL sont obligatoires, donc ils ne peuvent pas être laissés vides.

Terrain AUTH

AUTH_TYPE, AUTH_PROMPT, et AUTH_CHALLENGE ensemble constituent le «AUTH champ » pour un bloc de rôle donné.

La valeur attribuée à AUTH_TYPE doit être NONE, CHALLENGE, ou SMS. Le processus de validation pour AUTH_PROMPT et AUTH_CHALLENGE dépend de la valeur attribuée à AUTH_TYPE, comme expliqué dans le reste de cette section.

Si AUTH_TYPE = NONE c'est pour un rôle particulier, OneSpan Sign ne cherche pas à valider AUTH_PROMPT ou AUTH_CHALLENGE à valider ce rôle. C'est parce qu'ils ne sont pas utilisés (voir l'exemple de fichier CSV ci-dessus).

Si AUTH_TYPE = CHALLENGEpour un rôle particulier, OneSpan Sign vérifie ce qui suit pour ce rôle :

• Au moins une AUTH_PROMPT/AUTH_CHALLENGE paire a été spécifiée.

• Il y a une correspondance 1 à 1 entre les consignes et les défis (c'est-à-dire que pour chaque prompt, il y a un défi — et inversement).

OneSpan Sign lit les colonnes d'invite et de défi de gauche à droite, ce qui signifie que les deux schémas d'ordre suivants sont valides :

OU

Les exemples ci-dessus illustrent que toutes AUTH les colonnes doivent apparaître dans l'ordre dans lequel elles sont censées être utilisées. Voici un autre exemple qui illustre ce concept : Réponse2, Réponse1, Question1, Question2 n'est pas un ordre valide.

Si AUTH_TYPE = SMS pour un rôle particulier, OneSpan Sign vérifie qu'il existe au moins une invite pour ce rôle. Le processus de vérification n'examinera que la première invitation, qui doit servir à spécifier le numéro de téléphone auquel un SMS sera envoyé. Le processus de vérification ignore tous les autres paramètres de prompt et de défi.

Valeurs de champ

Le système vérifie tous les SDK Java pour les champs (par exemple, minLength, maxLength).

Tutoriel vidéo

Notarie en personne

La notariation se produit dans de nombreuses situations où des documents doivent être signés (par exemple, le transfert de terrains ou de véhicules, le règlement de réclamations d'assurance, la création de privilèges ou de fiducies).

Bien que le processus de notarisation de OneSpan Sign soit entièrement électronique, dans certaines situations, tous les signataires doivent être en présence physique d'un notaire. Cela s'appelle la notarisation en personne, ou IPEN.

Les sections suivantes décrivent divers aspects de l'IPEN :

• Créer un compte e-notaire

• Signature et notariation des documents

• e-Journals

Créer un compte e-notaire

Un notaire doit se voir attribuer un compte OneSpan Sign dans lequel l 'e-Notary est activé. Pour organiser cela, les notaires doivent contacter notre équipe de soutien.

Lors de la création d'un compte de notaire, son identité de notaire est profilée. Ce profil peut inclure, sans s'y limiter :

• Nom du notaire

• Juridiction (par exemple, État, comté) dans laquelle le notaire est commissionné

• Numéro de licence du notaire

• Date d'expiration de la licence

Signature et notariation des documents

Lors de la préparation d'une transaction IPEN, notez les prérequis suivants :

• Lorsque la transaction de cette procédure a été créée, elle a été signalée comme nécessitant une notarisation.

• Les signataires de la transaction n'incluent groupspas .

• Le notaire a vérifié les accréditations de chaque signataire et a noté le type de titres fourni par chaque signataire.

• Le notaire signataire ne peut pas activer cette Change Signer fonctionnalité.

• Le notaire et tous les signataires doivent être réunis en personne et avoir accès à un seul appareil qui sera utilisé par toutes les parties pour examiner et signer les documents (par exemple, un ordinateur ou une tablette).

Pour signer électroniquement et notarier les documents d'une transaction :

1. Le notaire commence le processus de signature en se connectant à son compte OneSpan Sign et en sélectionnant la transaction concernée.

2. Le notaire transmet le contrôle de l'appareil au premier signataire, qui signe tous les champs de signature nécessitant leur signature. Ce processus est répété pour chaque signataire.

3. Pour compléter le processus, le notaire signe chaque document. Les informations issues du profil du notaire sont automatiquement ajoutées à la transaction.

Après la signature et la notarisation terminées, la personne ayant créé la transaction (c'est-à-dire l'expéditeur) peut télécharger des copies de tous les documents signés et notariés. De plus, l'expéditeur peut éventuellement distribuer les documents à tous les signataires et au notaire.

e-Journals

Un e-Journal registre électronique qu'un notaire doit tenir pour enregistrer les informations relatives à chaque notarisation qu'il effectue via IPEN.

La plupart des informations requises pour une entrée de journal électronique sont capturées automatiquement lors du processus de signature électronique. Cependant, à tout moment de ce processus, le notaire peut saisir manuellement une entrée de journal électronique.

Les informations requises dans une entrée de journal électronique varient selon la juridiction, mais elles incluent généralement :

• La juridiction du notaire (par exemple, État, comté)

• Type de document signé (par exemple testament, prêt, transfert de propriété)

• Nom du signataire pour qui la contribution est créée

• Type de titre utilisé pour identifier le signataire (par exemple, permis de conduire, passeport, acte de naissance)

• Type de signature appliquée par le signataire

• Date et heure de la notarisation (c'est-à-dire quand le notaire clique pour signer)

• Un numéro séquentiel unique qui est attribué à la notarisation lorsqu'elle se produit