Création et envoi de transactions

Une transaction est un processus de signature électronique dans l’intégration intégrée de OneSpan Sign pour SharePoint Online. Pour créer une transaction puis distribuer ses documents à signer, procédez comme suit :

• Création d’une transaction

• Ajout de documents

• Gestion des destinataires

• Préparation des documents

• Envoi d’une transaction

Création d’une transaction

Pour créer une transaction :

1. Connectez-vous à OneSpan Sign pour SharePoint Online en tant qu’utilisateur autorisé à créer une transaction.

2. Sélectionnez un document à inclure dans une transaction. Vous devez d’abord sélectionner un document pour activer les actions dans la barre du ruban.

3. Sur le ruban, cliquez sur Nouvelle transaction. La page Nouvelle transaction s’affiche.

4. Tapez un nom pour la transaction. Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir une description pour la transaction.

5. Si vous souhaitez créer la transaction à partir d’un modèle, choisissez-en un dans la liste déroulante Sélectionner un modèle . Cette liste affiche tous les modèles que vous avez créés, ainsi que tous les modèles créés par d’autres utilisateurs marqués comme partagés. Une icône spéciale est visible à côté de chaque modèle partagé.

6. Facultatif : Utilisez l’onglet Avancé pour spécifier les paramètres supplémentaires suivants :

   • Date d’expiration— Spécifiez une date à laquelle tous les documents doivent être signés. Une fois la transaction expirée, elle ne sera plus disponible pour la signature. Vous ne pouvez pas choisir comme date d’expiration la date actuelle ou une date dans le passé.

   • Langue — La langue dans laquelle la transaction apparaîtra.

   • Message électronique : permet d’envoyer un message qui sera consulté par tous les destinataires dans le cadre de l’e-mail d’invitation de la transaction. Si un modèle est sélectionné, ce champ sera renseigné à partir du modèle.

   • Signature en personne : permet à la transaction d’être signée, en personne, par tous les signataires sur le même appareil.

6. Cliquez sur Créer.

Votre transaction est créée et apparaît maintenant dans l’onglet Brouillons . Vous êtes maintenant prêt à ajouter des documents.

Les transactions créées dans l’intégration intégrée de OneSpan Sign pour SharePoint Online peuvent également être consultées dans OneSpan Sign. À l’inverse, toute transaction créée dans OneSpan Sign peut également être vue dans l’intégration intégrée de OneSpan Sign pour SharePoint Online.

Ajout de documents

Cette section aborde les sujets suivants pertinents pour l’ajout de documents à une transaction :

• Considérations générales

• Ajout de documents à partir de bibliothèques Microsoft SharePoint

• Téléchargement de documents à partir d’un référentiel local

• Suppression de documents

Considérations générales

OneSpan Sign prend en charge les types de documents suivants :

• Le format de document portable d’Adobe (*.pdf) — Les PDF sur lesquels OneSpan Sign peut agir ont généralement au moins les autorisations suivantes activées : (1) Modification du document ; (2) Signature ; (3) Remplissage des champs du formulaire.

• Microsoft Word (*.doc ou *. docx)

• Bureau ouvert (*.odt)

• Texte (*.txt)

• Format de texte enrichi (*.RTF)

De plus, le pilote d’impression OneSpan Sign prend en charge tous les documents qui peuvent être imprimés à partir d’une application Windows (p. ex., Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint).

Contraintes de taille de fichier

• La taille maximale d’un document est de 16 Mo. Les documents plus petits offrent de meilleures performances : nous recommandons moins de 5 Mo par document.

• Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce ou Microsoft SharePoint, la taille maximale du fichier est de 5 Mo par document.

• Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce, le nombre maximal de documents pouvant être ajoutés à une transaction est de dix (10).

• Si vous activez la distribution d’e-mails lors de la configuration d’un destinataire, les pièces jointes de plus de 5 Mo ne sont pas prises en charge.

Contraintes de nom de fichier

• Les noms de fichiers de document ne doivent pas contenir les caractères suivants séparés par des virgules : *, /, \, :, <, >, |, ?, ".

• Le nom d’un document ne peut pas contenir la chaîne esigned.

Contraintes générales des fichiers

• Nous vous recommandons de ne pas utiliser de documents PDF qui utilisent l’architecture des formulaires XML. Pour plus d’informations, consultez Prise en charge XFA.

• Ne téléchargez pas de documents protégés par un mot de passe ou corrompus. Ceux-ci généreront une erreur.

• OneSpan vous recommande fortement de numériser un fichier PDF à la recherche d’erreurs de syntaxe (par exemple, à l’aide de l’outil de contrôle en amont d’Adobe) et de résoudre toute erreur avant d’ajouter le document à une transaction.

• Les fichiers PDF dont l’indicateur NeedAppearances est défini sur true ne sont actuellement pas pris en charge.

Ajout de documents à partir de bibliothèques Microsoft SharePoint

Pour ajouter des documents à une transaction à partir d’une bibliothèque Microsoft SharePoint :

1. Sélectionnez la transaction.

2. Dans la section Documents de votre transaction, cliquez sur Sélectionner un document. La bibliothèque de documents s’affiche.

3. Sélectionnez l’emplacement des documents que vous souhaitez ajouter.

4. Sélectionnez les documents que vous souhaitez ajouter.

5. Cliquez sur OK. Les documents sélectionnés sont ajoutés à la transaction.

Téléchargement de documents à partir d’un référentiel local

Pour ajouter des documents à une transaction à partir d’un référentiel local :

1. Sélectionnez la transaction.

2. Cliquez sur Télécharger. Une boîte de dialogue s’affiche.

3. Naviguez jusqu’à l’emplacement de vos documents et sélectionnez les documents que vous souhaitez ajouter.

4. Cliquez sur Ouvrir. Les documents sélectionnés sont ajoutés à la transaction.

Suppression de documents

Pour supprimer un document d’une transaction :

• À côté du nom du document, cliquez sur X.

Gestion des destinataires

Cette section aborde les points suivants :

• Ajouter des destinataires

• Suppression de destinataires

Ajouter des destinataires

Vous devez ajouter comme « destinataires » toutes les personnes à qui vous souhaitez faire signer un ou plusieurs documents d’une transaction. Les destinataires sont ajoutés un par un. Par défaut, vous êtes répertorié en tant que destinataire car vous êtes le propriétaire de la transaction. Tous les destinataires de la transaction en cours sont affichés dans la liste des destinataires .

Pour ajouter des destinataires à une transaction :

1. Dans la section Destinataires de votre transaction, cliquez sur Ajouter un destinataire.

2. Si vous ajoutez un utilisateur Microsoft SharePoint existant, cliquez sur Sélectionner un destinataire SharePoint. Sinon, dans la liste déroulante Type , sélectionnez le type de destinataire que vous souhaitez ajouter. Vous pouvez vous sélectionner vous-même ou une autre personne. Si vous vous sélectionnez vous-même, il vous suffit de cliquer sur Ajouter pour continuer. Si vous sélectionnez une autre personne, vous devez entrer des valeurs dans les champs suivants :

   • E-mail : l’adresse e-mail du destinataire. Ce champ doit avoir le format d’une adresse e-mail valide.

   • Prénom : Le prénom du destinataire.

   • Nom de famille : nom de famille du destinataire.

3. Cliquez sur Ajouter.

4. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque destinataire que vous souhaitez ajouter.

5. Si vous souhaitez modifier l’ordre dans lequel les destinataires doivent signer, activez l’option Définir l’ordre de signature . Faites ensuite glisser la poignée de glissement de chaque destinataire (points à gauche de l’icône de son destinataire) vers le haut ou vers le bas de la liste des destinataires jusqu’à l’emplacement souhaité. Le numéro à côté d’un destinataire représente sa place dans l’ordre de signature.

Suppression de destinataires

Pour supprimer un destinataire d’une transaction :

• Cliquez sur X à côté du nom du destinataire.

Préparation des documents

Une fois que vous avez ajouté les documents et les destinataires à la transaction, vous êtes prêt à commencer à ajouter des zones de signature et des champs à chaque document. Les zones de signature définissent l’endroit où chaque signataire doit signer un document, et les champs contiennent des informations associées sur le signataire. Sur un document donné, vous pouvez inclure plus d’une zone de signature pour le même signataire.

Le reste de cette section décrit :

• Ajout de zones et de champs de signature

• Types de champs

Ajout de zones et de champs de signature

Pour ajouter des zones de signature et des champs à un document :

1. Cliquez sur Préparer l’envoi pour ouvrir la vue Designer .

2. Sur le Consentement à la divulgation et à la signature électroniques, cliquez sur la flèche droite pour accéder à votre premier document.

3. À l’aide de la flèche déroulante de la liste Destinataires , sélectionnez le signataire dont vous souhaitez ajouter la signature.

   Vous pouvez également ajouter des destinataires supplémentaires à ce stade.

4. Sélectionnez le type de boîte de signature que vous souhaitez ajouter au document. Par exemple, une signature ou les initiales du signataire.

5. Faites glisser la zone de signature à l’endroit où vous souhaitez qu’elle apparaisse dans le document.

6. Pour modifier le type de boîte de signature ou pour ajouter un champ, cliquez sur l’icône d’engrenage.

7. Répétez ces étapes pour chaque zone de signature que vous souhaitez ajouter.

Répétez ces étapes pour chaque document supplémentaire de la transaction. Les documents supplémentaires apparaissent sur le côté droit de la page.

Types de champs

Vous pouvez ajouter l’un des types de champs suivants :

• Date de signature : Ce champ est automatiquement rempli avec la date à laquelle le document est signé.

• Nom du signataire : Ce champ est automatiquement rempli avec le prénom et le nom du signataire, qui sont fournis lorsque le signataire est ajouté à la transaction.

• Titre du signataire : Ce champ affiche le titre du signataire, qui est fourni lorsque le signataire est ajouté à la transaction. Si le titre du signataire n’est pas fourni, ce champ reste vide et n’est pas visible sur le document.

• Société du signataire : ce champ affiche la société du signataire, qui est fournie lorsque le signataire est ajouté à la transaction. Si l’entreprise du signataire n’est pas renseignée, ce champ reste vide et n’est pas visible sur le document.

• Champ de texte : Ce champ fournit une boîte dans laquelle le signataire peut saisir des informations supplémentaires au moment de la signature.

• Case à cocher : Une case à cocher est une option sur laquelle le signataire peut cliquer pour afficher une coche (en cliquant à nouveau, la marque est supprimée). Une case à cocher est utile pour indiquer que le signataire a terminé une action. Par exemple, un document peut inclure la question Avez-vous demandé un prêt hypothécaire auprès d’une autre institution financière ?, accompagnée des réponses Oui ou Non. Vous pouvez placer une case à cocher à côté de Oui et une autre à côté de Non.

OneSpan Sign inclut automatiquement l’accord de consentement aux divulgations et signatures électroniques dans toutes ses transactions. Tous les signataires doivent accepter les termes de cet accord avant de pouvoir accéder aux documents de transaction.

À l’heure actuelle, OneSpan Sign offre des consentements électroniques en anglais et en français. Si vous souhaitez fournir un accord de consentement aux divulgations et signatures électroniques dans une autre langue, ou si vous ne souhaitez pas que cet accord soit inclus dans vos transactions, veuillez contacter notre équipe d’assistance.

Envoi d’une transaction

Une fois que vous avez préparé les documents d’une transaction, vous êtes prêt à distribuer la transaction à ses destinataires.

Pour envoyer une transaction à ses destinataires :

1. Dans le concepteur, cliquez sur Envoyer pour signer.

2. Cliquez sur OK pour confirmer que vous souhaitez envoyer la transaction.