Une transaction est un processus de signature électronique intégré à OneSpan Sign Embedded Integration pour SharePoint Online. Pour créer une transaction puis distribuer ses documents à la signature, effectuez les procédures suivantes :
Création d’une transaction
Pour créer une transaction :
Connectez-vous à OneSpan Sign for SharePoint Online en tant qu’utilisateur ayant la permission de créer une transaction.
Sélectionnez un document à inclure dans une transaction. Vous devez d’abord sélectionner un document pour activer les actions dans la barre ruban.
Sur le ruban, cliquez sur Nouvelle transaction. La page Nouvelle Transaction apparaît.
Tapez un nom pour la transaction. En option, vous pouvez taper une Description pour la transaction.
Si vous souhaitez créer la transaction à partir d’un modèle, choisissez-en un dans la liste déroulante Sélectionner un modèle . Cette liste affiche tous les modèles créés par vous, ainsi que tous les modèles créés par d’autres utilisateurs qui sont marqués comme partagés. Une icône spéciale est visible à côté de chaque modèle partagé.
Optionnel : Utilisez l’onglet Avancé pour spécifier ces paramètres supplémentaires :
Date d’expiration — Spécifiez une date à laquelle tous les documents doivent être signés. Une fois la transaction expirée, elle ne sera plus disponible pour la signature. Vous ne pouvez pas choisir comme date d’expiration la date actuelle ou une date passée.
Langage — Le langage dans lequel la transaction apparaîtra.
Message par e-mail — À utiliser pour envoyer un message qui sera consulté par tous les destinataires dans le cadre de l’e-mail d’invitation de la transaction. Si un modèle est sélectionné, ce champ sera rempli à partir du modèle.
Signature en personne — Permet de signer la transaction en personne par tous les signataires sur le même appareil.
Cliquez sur Créer.
Votre transaction est créée et apparaît maintenant dans l’onglet Brouillons . Vous êtes maintenant prêt à ajouter quelques documents.
Les transactions créées dans l’intégration intégrée OneSpan Sign pour SharePoint Online peuvent également être consultées dans OneSpan Sign. Inversement, toute transaction créée dans OneSpan Sign peut également être observée dans OneSpan Sign Embedded Integration pour SharePoint Online.
Ajout de documents
Cette section aborde les sujets suivants pertinents pour l’ajout de documents à une transaction :
Considérations générales
OneSpan Sign prend en charge les types de documents suivants :
Le format de document portable d’Adobe (*.pdf) — Les PDF sur lesquels OneSpan Sign peut agir ont généralement au moins ces permissions activées : (1) Modification du document ; (2) Signature ; (3) Remplissage des champs de formulaire.
Microsoft Word (*.Doc ou *. docx)
Open Office (*.odt)
Texte (*.txt)
Format de texte enrichi (*.RTF)
De plus, le pilote d’impression OneSpan Sign prend en charge tout document pouvant être imprimé depuis une application Windows (par exemple, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint).
Contraintes de taille de fichier
La taille maximale d’un seul document est de 16 Mo. Les documents plus petits offrent de meilleures performances — nous recommandons moins de 5 Mo par document.
La taille totale maximale de tous les documents d’une transaction est de 39 Mo.
Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce ou Microsoft SharePoint, la taille maximale du fichier est de 5 Mo par document.
Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce, le nombre maximal de documents pouvant être ajoutés à une transaction est de dix (10).
Si vous activez la livraison d’e-mail tout en configurant un destinataire, les pièces jointes supérieures à 5 Mo ne sont pas prises en charge.
Contraintes de noms de fichiers
Les noms de fichiers des documents ne doivent pas contenir les caractères suivants séparés par des virgules : *, /, \, :, <, >, |, ?, ".
Le nom d’un document ne peut pas contenir la chaîne signée.
Contraintes générales des fichiers
Nous vous recommandons de ne pas utiliser de documents PDF qui utilisent XML Forms Architecture. Pour plus d’informations, voir Soutien XFA.
Ne téléchargez pas les documents protégés par mot de passe ou corrompus. Celles-ci génèrent une erreur.
OneSpan recommande vivement de scanner un PDF pour détecter des erreurs de syntaxe (par exemple, en utilisant l’outil Preflight d’Adobe) et de résoudre les erreurs avant d’ajouter le document à une transaction.
Les PDF avec le drapeau NeedAppearances réglé sur true ne sont pas actuellement pris en charge.
Ajout de documents à partir des bibliothèques Microsoft SharePoint
Pour ajouter des documents à une transaction depuis une bibliothèque Microsoft SharePoint :
Sélectionnez la transaction.
Dans la section Documents de votre transaction, cliquez sur Sélectionner Document. La Bibliothèque de Documents apparaît.
Sélectionnez l’emplacement des documents que vous souhaitez ajouter.
Sélectionnez les documents que vous souhaitez ajouter.
Cliquez sur OK. Les documents sélectionnés sont ajoutés à la transaction.
Téléversement de documents depuis un dépôt local
Pour ajouter des documents à une transaction provenant d’un dépôt local :
Sélectionnez la transaction.
Cliquez sur Téléverser. Une boîte de dialogue apparaît.
Parcourez l’emplacement de vos documents et sélectionnez ceux que vous souhaitez ajouter.
Cliquez sur Ouvrir. Les documents sélectionnés sont ajoutés à la transaction.
Suppression de documents
Pour supprimer un document d’une transaction :
À côté du nom du document, cliquez sur X.
Récipiendaires gestionnaires
Cette section aborde :
Ajout de récipiendaires
Vous devriez ajouter comme « destinataires » tous ceux que vous souhaitez voir signer un ou plusieurs documents d’une transaction. Les récipiendaires sont ajoutés un à un. Par défaut, vous êtes listé comme destinataire car vous êtes le propriétaire de la transaction. Tous les destinataires de la transaction en cours sont affichés dans la liste des destinataires .
Pour ajouter des destinataires à une transaction :
Dans la section Destinataires de votre transaction, cliquez sur Ajouter un destinataire.
Si vous ajoutez un utilisateur Microsoft SharePoint existant, cliquez sur Sélectionner le destinataire SharePoint. Sinon, depuis la liste déroulante des types , sélectionnez le type de destinataire que vous souhaitez ajouter. Vous pouvez choisir soit vous-même, soit une autre personne. Si vous vous sélectionnez vous-même, il suffit de cliquer sur Ajouter pour continuer. Si vous sélectionnez une autre personne, vous devez entrer des valeurs dans les champs suivants :
Email : Adresse e-mail du destinataire. Ce champ doit avoir le format d’une adresse e-mail valide.
Prénom : Le prénom du destinataire.
Nom de famille : Le nom de famille du destinataire.
Cliquez sur Ajouter.
Répétez les étapes ci-dessus pour chaque destinataire que vous souhaitez ajouter.
Si vous souhaitez changer l’ordre dans lequel les destinataires doivent signer, activez l’option Séparer l’ordre de signature . Puis faites glisser la poignée de chaque destinataire (des points à gauche de l’icône de leur destinataire) vers le haut ou le bas de la liste des destinataires jusqu’à leur emplacement souhaité. Le numéro à côté d’un destinataire représente sa place dans l’ordre de signature.
Suppression des destinataires
Pour supprimer un destinataire d’une transaction :
Cliquez sur X à côté du nom du destinataire.
Préparation des documents
Une fois que vous avez ajouté les documents et les destinataires à la transaction, vous êtes prêt à commencer à ajouter des boîtes de signature et des champs à chaque document. Les boîtes de signature définissent où chaque signataire doit signer un document, et les champs contiennent des informations associées sur le signataire. Sur un document donné, vous pouvez inclure plusieurs cases de signature pour le même signataire.
Le reste de cette section décrit :
Ajout de boîtes et champs de signature
Pour ajouter des boîtes de signature et des champs à un document :
Cliquez sur Préparer pour envoyer pour ouvrir la vue Designer.
Dans la section Divulgation électronique et consentement à la signature, cliquez sur la flèche de droite pour vous diriger vers votre premier document.
En utilisant la flèche déroulante dans la liste des destinataires , sélectionnez le signataire dont vous souhaitez ajouter la signature.
Vous pouvez aussi ajouter d’autres destinataires à ce stade.
Sélectionnez le type de case de signature que vous souhaitez ajouter au document. Par exemple, une signature, ou les initiales du signataire.
Glissez la boîte de signature à l’endroit où vous voulez qu’elle apparaisse dans le document.
Pour changer le type de boîte de signature ou pour ajouter un champ, cliquez sur l’icône d’engrenage.
Répétez ces étapes pour chaque Signature Box que vous souhaitez ajouter.
Répétez ces étapes pour chaque document supplémentaire de la transaction. Des documents supplémentaires apparaissent sur le côté droit de la page.
Types de champs
Vous pouvez ajouter n’importe lequel des types de champs suivants :
Date de signature : Ce champ est automatiquement rempli avec la date de signature du document.
Nom du signataire : Ce champ est automatiquement rempli avec les prénoms et noms de famille du signataire, qui sont fournis lorsque celui-ci est ajouté à la transaction.
Titre du signataire : Ce champ affiche le titre du signataire, qui est indiqué lorsque celui-ci est ajouté à la transaction. Si le titre du signataire n’est pas fourni, ce champ reste vide et n’est pas visible sur le document.
Société signataire : Ce champ affiche la société du signataire, qui est fournie lorsque celui-ci est ajouté à la transaction. Si la compagnie du signataire n’est pas indiquée, ce champ reste vide et n’est pas visible sur le document.
Champ de texte : Ce champ fournit une case dans laquelle le signataire peut saisir des informations supplémentaires au moment de la signature.
Case à cocher : Une case à cocher est une option sur laquelle le signataire peut cliquer pour afficher une coche (cliquer à nouveau supprime la marque). Une case à cocher est utile pour indiquer que le signataire a accompli une action. Par exemple, un document peut inclure la question « Avez-vous demandé un prêt hypothécaire auprès d’une autre institution financière ? », accompagnée de réponses Oui ou Non. Vous pouvez placer une case à cocher à côté de Oui, et une autre à côté de Non.
OneSpan Sign inclut automatiquement l’accord de consentement aux divulgations électroniques et aux signatures dans toutes ses transactions. Tous les signataires doivent accepter les termes de cet accord avant de pouvoir accéder aux documents de transaction.
Actuellement, OneSpan Sign fournit des accords de consentement électroniques pour les divulgations et signatures en anglais et en français. Si vous souhaitez fournir un accord de consentement aux divulgations électroniques et signatures dans une autre langue, ou si vous ne souhaitez pas que cet accord figure dans vos transactions, veuillez contacter notre équipe de support.
Envoi d’une transaction
Après avoir préparé les documents d’une transaction, vous êtes prêt à la distribuer à ses destinataires.
Pour envoyer une transaction à ses destinataires :
Dans le Designer, cliquez sur Envoyer pour signer.
Cliquez sur OK pour confirmer que vous souhaitez envoyer la transaction.