Conservation des données

Les transactions peuvent être définitivement supprimées après une période de conservation définie. Vous pouvez configurer OneSpan Sign pour conserver les transactions laissées dans divers états pendant une période illimitée ou déterminée. Par exemple, votre organisation peut souhaiter conserver les transactions terminées pendant une durée illimitée. D’autre part, les transactions dans d’autres statuts, tels que Brouillon ou Refusé, peuvent ne pas être vitales pour votre organisation et peuvent être effacées pour libérer votre stockage de données.

L’accès aux paramètres de conservation des données varie en fonction du type de compte utilisateur dont vous disposez :

• Les utilisateurs du plan de base peuvent spécifier les paramètres de conservation des données pour les transactions suivantes : Brouillon, Refusé, Expiré, Terminé, Archivé .

• Les utilisateurs du plan Business peuvent modifier tous les paramètres de conservation des données.

• Les utilisateurs du plan professionnel peuvent modifier tous les paramètres, à l’exception de la durée de vie totale des transactions et des transactions incomplètes.

Pour libérer de l’espace de stockage pour votre compte, les transactions peuvent être définitivement supprimées après une période de conservation définie. Ainsi, certains utilisateurs peuvent spécifier la durée pendant laquelle les transactions dans l’un des états suivants seront conservées sur les serveurs de OneSpan Sign : Brouillon, Désinscrit, Refusé, Expiré, Terminé, Archivé.

Tous les paramètres de conservation des données d’un compte peuvent être modifiés par son propriétaire (si la fonctionnalité Rôles et autorisations est désactivée) ou par son administrateur et son responsable (si la fonctionnalité Rôles et autorisations est activée). En outre, une autorisation particulière de gestion des données peut être attribuée à un utilisateur du compte.

Par défaut, le libre-service de gestion des données a été activé pour vous. Pour désactiver cette fonctionnalité, contactez notre équipe d’assistance.

Gestion de la conservation des données

Lorsque cette fonctionnalité est activée, vous pouvez spécifier des règles de conservation des données non seulement via cette procédure, mais également via l’API REST.

Pour gérer la conservation des données de votre compte :

1. Dans le menu supérieur de la nouvelle expérience utilisateur, cliquez sur Admin > Conservation des données. Une boîte de dialogue Conservation des données s’affiche.

2. Si vous souhaitez réinitialiser tous les intervalles de cette page à leurs valeurs par défaut, cliquez sur RÉINITIALISER LES VALEURS PAR DÉFAUT en bas de la page.

   Pour tous les comptes existants, l’intervalle de conservation par défaut pour les transactions incomplètes est de 120 jours. Pour les nouveaux comptes, l’intervalle de conservation par défaut pour les transactions incomplètes et les transactions terminées est de 120 jours. Dans ce contexte : (1) les « nouveaux comptes » sont des comptes créés après la sortie de OneSpan Sign 11.38 en production ; (2) Les « comptes existants » sont tous les autres comptes.

3. Pour spécifier la durée de conservation des transactions après leur date de création, cliquez sur le contrôle Durée de vie totale des transactions et modifiez le nombre de jours associé. Le nombre de jours jusqu’à la suppression sera calculé à partir de la création de la transaction. Par exemple, si cette durée de vie est de 30 jours, une transaction créée le 1er janvier sera supprimée le 31 janvier.

4. Pour spécifier la durée de stockage des transactions archivées, cliquez sur la commande Archivé et modifiez le nombre de jours associé. Le nombre de jours avant la suppression sera calculé à partir du moment où l’état de la transaction est passé à Archivé. Remarque : Aucun autre paramètre de cette page n’affecte les transactions archivées.

5. Pour spécifier la durée de stockage des transactions incomplètes, cliquez sur la commande Transactions incomplètes et modifiez le nombre de jours associé. Le nombre de jours jusqu’à la suppression sera calculé à partir de la création de la transaction. Remarque : Les transactions incomplètes se trouvent dans l’un des états suivants : Brouillon, Refusé, Expiré.

   Il n’est pas possible d’attribuer une période de conservation aux transactions dont l’état est Envoyé, mais vous pouvez éventuellement leur attribuer une période d’expiration par défaut et une période d’expiration maximale. Dans la deuxième partie de la boîte de dialogue se trouvent des informations sur les transactions dans cet état. Si vous souhaitez modifier le délai d’expiration de ces transactions, ouvrez-la dans une fenêtre distincte à la Sent Transactions Expiry Time. Une fois qu’une transaction envoyée a expiré, elle est soumise à la politique de conservation que votre compte a configurée pour les transactions incomplètes . Exemple : Si vos transactions incomplètes sont configurées pour la suppression après 120 jours, toute transaction envoyée datant de plus de 120 jours sera supprimée du jour au lendemain une fois qu’elle aura expiré.

6. Pour spécifier la durée de stockage des transactions terminées, cliquez sur la commande Transactions terminées et modifiez le nombre de jours associé. Le nombre de jours jusqu’à la suppression sera calculé à partir du moment où le statut de la transaction est passé à Terminé.

7. Si vous souhaitez spécifier des valeurs de rétention plus petites pour les transactions incomplètes dans des états particuliers (Brouillon, Refusé ou Expiré). Cliquez sur le contrôle de l’état approprié et modifiez le nombre de jours associé. Ces contrôles se trouvent dans la section Paramètres avancés pour les transactions incomplètes.

8. Cliquez sur SOUMETTRE. La boîte de dialogue se ferme. Les données des transactions dans les différents états seront purgées une fois qu’elles auront été dans cet état pendant l’intervalle spécifié dans cette procédure.

   • Si des dates de suppression incohérentes sont spécifiées, la date qui se produit en premier prend effet. Par exemple, supposons que la durée de vie totale des transactions soit définie sur 100 jours, tandis que la durée de vie du brouillon est définie sur 20 jours. Si une transaction est à l’état Brouillon pendant 20 jours, elle sera supprimée même si la durée de vie totale de la transaction est de 100 jours.

   • Les transactions seront purgées du jour au lendemain une fois qu’elles auront atteint la date spécifiée. Exemple 1 : Supposons que les transactions Brouillon aient été configurées pour être purgées après 20 jours. Une transaction qui entre dans cet état le 1er juillet sera supprimée dans la nuit du 21 juillet (en supposant qu’elle soit toujours à l’état Brouillon ). Exemple 2 : Supposons que le 20 août, les transactions de traite soient configurées pour être purgées après 20 jours. Toute transaction créée avant le 1er août qui est encore à l’état de brouillon sera purgée dans la nuit du 21 août.

   • Lorsque les transactions sont sur le point d’être purgées, la nouvelle expérience utilisateur l’indique au moins 7 jours avant la purge.

   • Les transactions dans n’importe quel État peuvent être supprimées. Mettre une transaction dans la corbeille ne change pas son état, il s’agit simplement d’un attribut supplémentaire. La période de conservation ci-dessus est calculée à partir du moment où une transaction est entrée dans un état, et non à partir du moment où elle a été mise à la corbeille. Par exemple, supposons qu’une transaction soit entrée dans l’état Opted Out le 1er avril, mais qu’elle ait été supprimée le 1er mai. Si la période de conservation des transactions désabonnées passe à N jours, la transaction sera purgée après (1er avril + N jours), et non après (1er mai + N jours).

Tutoriel vidéo : Comment définir un calendrier de conservation des données pour les transactions stockées sur OneSpan Sign