OneSpan Sign pour Google Workspace

Création d’une transaction à l’aide de OneSpan Sign pour Google Workspace

Ce qui suit donne un aperçu de base des étapes à suivre pour conclure un accord numérique à l’aide de OneSpan Sign pour Google Workspace.

1. Ajouter un document à Google Drive :

   • Ajoutez un ou plusieurs documents qui doivent être signés dans un dossier désigné dans Google Drive. Ces documents need to be tagged préalable.

   • Vous pouvez également utiliser un OneSpan Sign template.

   • Créez une nouvelle feuille Google avec les colonnes pertinentes liées au destinataire et à la transaction. Ceux-ci devraient inclure :

     • Nom du destinataire

     • E-mail du destinataire

     • Nom de la transaction

2. Ajouter une nouvelle ligne dans Google Sheets :

   • Ensuite, ajoutez une nouvelle ligne à cette feuille Google et enregistrez-la.

   • En enregistrant cette entrée, le processus d’automatisation est déclenché en arrière-plan. Selon votre configuration, OneSpan Sign récupérera les documents ajoutés à partir de Google Drive ou du modèle OneSpan Sign.

3. Envoyez la transaction aux destinataires :

   • OneSpan Sign envoie automatiquement les documents aux destinataires désignés.

   • Les destinataires recevront alors des notifications par e-mail les invitant à sign the documentsen toute sécurité.

     OneSpan Sign pour Google Workspace mettra à jour la feuille Google avec les métadonnées extraites de la transaction OneSpan Sign. Il s’agit notamment du nom et de l’ID de la transaction, de l’état de la transaction, de la liste des documents, etc.

Une fois que toutes les signatures requises sont enregistrées, les documents et le résumé des preuves sont automatiquement marqués comme terminés et stockés en toute sécurité dans un dossier désigné dans Google Drive.

Celle-ci se compose du document signé et de sa piste d’audit intégrée. La piste d’audit fournit un aperçu détaillé de l’ensemble du processus de signature. Votre organisation peut auditer l’ensemble du processus de signature, y compris qui a signé le document, quand il a été signé et toutes les modifications apportées.

Cette gestion automatique des documents élimine le besoin de téléchargement manuel et garantit que tous les documents signés sont stockés en toute sécurité dans Google Drive.

Cette intégration est disponible dans les plans professionnels et d’entreprise sans frais supplémentaires.