La possibilité de signer des documents électroniquement via des plateformes de signature électronique, comme OneSpan Sign, est le moyen rapide et sécurisé de faire signer vos documents à tout moment, en tout lieu et sur n’importe quel appareil. Le logiciel de signature électronique est un élément clé pour créer une expérience client supérieure. Les signataires recevront un e-mail les invitant à participer à l’Expérience Signant pour signer des documents au format électronique. Le signataire peut simplement ouvrir les documents, lire l’accord et cliquer pour signer depuis son ordinateur de bureau, tablette ou téléphone mobile. Une fois vos signataires signés terminés, chaque partie peut accéder à une copie des documents ainsi qu’à une trace d’audit détaillée.
Par défaut, toutes les transactions incluent un accord de consentement aux divulgations électroniques et signatures que les destinataires doivent accepter avant de signer.
Cliquer sur le lien dans un e-mail d’invitation dirige souvent les destinataires directement vers l’Expérience Signer. Cependant, si la fonction Force de connexion est activée, cliquer sur ce lien amène un expéditeur de votre compte à une page de Connexion . Là, il doit se connecter au système en utilisant son adresse e-mail et son mot de passe. Ce n’est qu’alors qu’il sera dirigé vers l’Expérience Signer.
Par défaut, l’Expérience du Signataire restera valide sauf si le destinataire est inactif pendant 30 minutes. Pour modifier ce paramètre, contactez notre équipe de support.
Cette section aborde les sujets suivants :
Un administrateur peut permettre la redirection des signataires vers une page externe personnalisée à l’expiration de sa session. Pour organiser cela, veuillez contacter notre équipe de support.
Signer des documents en tant que propriétaire de la transaction
Le Propriétaire de la Transaction est la première personne invitée à signer les documents lors d’une transaction, sauf si un flux de travail signé a été créé spécifiant un ordre de signature différent.
Pour signer des documents en tant que propriétaire de la transaction :
Lorsque cela est indiqué, cliquez sur SIGNER ou INITIALE.
Cliquez sur OK pour confirmer votre signature.
Répétez pour chacune des cases de signature du document que vous devez signer. Une barre de progression en haut du document indique le nombre de signatures que vous avez complétées, ainsi que le nombre total de signatures requises par ce document.
Si des documents supplémentaires dans la transaction nécessitent votre signature, continuez à signer chaque document lorsque cela est indiqué.
Tutoriel vidéo : Comment signer des transactions depuis le tableau de bord
Signer des documents en tant que signataire
Vous serez informé par un message e-mail indiquant que vous avez des documents à signer dans une transaction OneSpan Sign. Ce message inclura un lien vers la transaction. Le propriétaire de la transaction a peut-être inclus un texte supplémentaire, qui apparaîtra sous le lien.
Pour signer des documents en tant que signataire :
Dans le message que vous recevez, cliquez sur Aller dans Documents.
Selon les paramètres choisis par le propriétaire de la transaction, vous devrez vous vérifier en tant que signataire de la transaction. L’une des méthodes d’authentification suivantes peut être utilisée :
L’authentification par e-mail est la forme d’authentification la plus simple. Il suffit simplement de cliquer sur le lien de votre e-mail d’invitation.
L’authentification par SSO nécessite que vous saisiez une adresse e-mail et un mot de passe. Une fois authentifié avec succès par un fournisseur d’identité, vous serez redirigé vers theSigner Experience.
L’authentification par Q&A nécessite que vous répondiez à une ou plusieurs questions. Répondez correctement à toutes les questions, puis cliquez sur Connexion.
L’authentification par SMS nécessite que vous saisiez un code SMS à sept chiffres que vous avez reçu sur votre téléphone portable. Entrez le code et cliquez sur Connexion. Ce code SMS est envoyé lorsque vous cliquez sur le lien dans votre e-mail d’invitation. Si vous n’avez pas reçu de code, utilisez le lien Cliquez ici .
Lisez et acceptez le document de consentement électronique à la divulgation et aux signatures.
OneSpan Sign inclut automatiquement l’accord de consentement aux divulgations électroniques et aux signatures dans toutes ses transactions. Tous les signataires doivent accepter les termes de cet accord avant de pouvoir accéder aux documents de transaction.
Actuellement, OneSpan Sign propose des accords de consentement aux divulgations électroniques et aux signatures en anglais et en français. Si vous souhaitez fournir un accord de consentement aux divulgations électroniques et signatures dans une autre langue, ou si vous ne souhaitez pas que cet accord apparaisse à vos transactions, veuillez contacter notre équipe de support.
Signez toutes vos cases de signature dans le document. Si un autre signataire a déjà signé le document, sa signature est visible dans le document.
Si des boîtes de signature non signées se trouvent en dehors de votre zone de visionnage, une notification Signatures requises apparaît en haut de l’écran.
Une barre de progression en haut du document indique le nombre de signatures que vous avez réalisées, ainsi que le nombre total de signatures requises par ce document.
Pour annuler une signature, cliquez sur l’icône annuler signature .
Une fois la signature terminée d’un document, une demande de confirmation apparaîtra. Cliquez sur Confirmer pour confirmer vos signatures sur le document actuel. S’il y a d’autres documents à signer, ils apparaîtront dans l’ordre. Si vous devez télécharger des documents supplémentaires pour compléter le processus de signature, consultez Téléchargement des pièces jointes.
Pour vérifier vos documents signés, cliquez sur Examiner les documents.
Si vous souhaitez conserver des copies des documents signés (recommandé), cliquez sur Télécharger des documents.
À tout moment, vous pouvez télécharger une version non signée et non vérifiable des documents d’une transaction. Pour cela, cliquez sur le lien de téléchargement sur le côté de la page. Cliquez sur Tout télécharger pour télécharger tous les documents de la transaction.
Une fois que vous avez terminé, il vous suffit de fermer votre navigateur pour mettre fin à l’expérience Signer.
Tutoriel vidéo : Signer électroniquement un document (depuis l’email)
Téléchargement des pièces jointes
Pendant l’Expérience Signataire, il se peut qu’on vous demande de télécharger des documents complémentaires et justificatifs.
Pour télécharger une pièce jointe :
Lorsque vous vous le demandez, cliquez sur Aller dans les téléchargements.
Dans l’onglet Téléchargements , sélectionnez le document qu’on vous demande d’inclure avec vos signatures.
Glisser-déposer les documents nécessaires dans l’Expérience Signer. Vous pouvez également cliquer sur Parcourir pour rechercher les documents.
Répétez pour chaque document que vous devez joindre.
Cliquez sur Terminer.
Par défaut, les types de fichiers suivants sont pris en charge : PDF, DOC, DOCX, RTF, ODT, JPG, JPEG, PNG, BMP, TXT, TIFF, TIF, GIF, XLS, XLSX
Les titulaires de comptes peuvent définir une liste blanche de types de fichiers qui peuvent être téléchargés en pièces jointes de transaction par les signataires du compte. Cette liste ne peut pas inclure les types de fichiers sur la liste noire globale (voir la puce suivante).
Pour empêcher les signataires de télécharger du code malveillant, les types de fichiers suivants ne peuvent pas être téléchargés en pièces jointes à une transaction : EXE, DLL, MSI, DMG, SO. Cette liste noire supprime toutes les listes blanches au niveau du compte.
Les pièces jointes ajoutées par les signataires sont immédiatement scannées pour détecter des malwares. Si un malware est détecté, le système ne téléversera pas le document ou la pièce jointe infectée.
Tutoriel vidéo : Télécharger une pièce jointe à une transaction
Signature accessible
Pour signer des PDF accessibles dans une transaction accessible, les signataires doivent d’abord cliquer sur le bouton Activer le mode accessibilité dans l’Expérience Signateur.
Ce bouton n’est disponible que si la transaction est accessible à la transaction.
L’accessibilité peut être activée dans l’Expérience Signer de l’une des manières suivantes :
En utilisant le menu Plus d’actions
En appuyant sur la touche TAB . Une fois appuyée, un menu supplémentaire apparaîtra pour vous permettre d’effectuer l’onglet suivant :
Activer/désactiver l’accessibilité : Permet ou désactive l’accessibilité.
Passer au document : Affiche le document à signer.
Une fois le mode accessibilité activé, la page se rafraîchit et présente les documents de la transaction dans un format consommable par la technologie de lecteur d’écran — y compris la navigation dans tous les documents et la réalisation de l’ensemble du processus de signature.
L’expérience Signer d’une transaction accessible permet l’agrandissement de contenu via le navigateur web (jusqu’à 200 % de zoom).
L’expérience du signataire d’une transaction accessible permet la navigation des champs via la touche TAB du clavier.
Les signataires d’un document HTML accessible utilisent à la fois le clavier et la souris. Le HTML accessible leur fournit des notifications audio via un lecteur d’écran.
Certaines limitations connues pour les signataires sont décrites ici.
Signer avec un certificat
OneSpan Sign prend en charge plusieurs méthodes de signature, dont une qui permet aux utilisateurs de signer avec un certificat numérique situé sur une carte à puce ou un jeton matériel.
Si vous utilisez un jeton matériel, permettre la lecture du jeton nécessite généralement l’installation d’un pilote sur votre ordinateur. Ce pilote peut être installé automatiquement avec le jeton. Sinon, les instructions qui accompagnent le jeton expliqueront probablement comment installer le pilote.
La signature des certificats est soumise aux restrictions suivantes :
La signature avec un certificat n’est disponible que pour Microsoft Windows, mais elle fonctionne avec tous les navigateurs pris en charge (Internet Explorer 11, Edge, Firefox, Chrome).
Il ne fonctionne pas depuis une tablette ou un appareil mobile.
Il ne prend en charge que la signature par clic ( voir la première étape de cette procédure).
Prérequis
Un certificat numérique tiers valide existe et peut être utilisé sur votre système.
Le client de certificat personnel a été installé (les instructions d’installation sont disponibles ici).
Lorsque vous essayez de signer avec un certificat, il se peut qu’on vous invite à installer la dernière version du client de certificat personnel.
Si vous utilisez une carte à puce (par exemple, CAC, PIV ou eID) :
Un lecteur de cartes est connecté à votre système, et il est correctement installé et configuré.
Une carte à puce appropriée est lue par cet appareil.
Vous avez lancé une session en ligne avec OneSpan Sign.
Prérequis pour les administrateurs :
Le certificat concerné doit être un certificat de signature de documents.
Le compte du créateur de la transaction a dû être activé pour la signature de certificat.
La chaîne de certificats du certificat doit exister dans le système du signataire.
Pour signer un document à l’aide d’un certificat :
Lorsque le document est affiché pour signature, cliquez sur la case Signature.
Cliquez sur Confirmer. La boîte de dialogue Sélection de Certificat apparaît.
Lorsque vous essayez de signer avec un certificat, il se peut qu’on vous invite à installer la dernière version du client de certificat personnel.
Sélectionnez un certificat parmi la liste des certificats.
Optionnel : Si vous souhaitez consulter les détails du certificat sélectionné :
Cliquez sur Voir les détails. La fenêtre Détails du certificat apparaît.
Cliquez sur Retour à la sélection. La fenêtre Détails du certificat se ferme, et la boîte de dialogue Sélection du Certificat réapparaît.
Cliquez sur Signer.
Si vous utilisez une carte à puce :
La boîte de dialogue Informations d’approbation apparaît.
Cliquez sur Signer.
Tutoriel vidéo : Signature électronique avec certificats numériques
Changement de signataires
Le Propriétaire de la Transaction peut permettre à un signataire de déléguer ses responsabilités de signature à une autre personne. Si un signataire original fait cela, son délégué peut signer en son nom.
Le reste de cette section décrit :
Délégation d’un nouveau signataire
Un signataire original peut signer toutes les boîtes de signature qu’il souhaite avant de déléguer ses boîtes restantes à un nouveau signataire.
Pour déléguer vos responsabilités de signature à un nouveau signataire :
Dans le coin supérieur droit de la page, cliquez sur Plus d’actions.
Cliquez sur Réassigner le destinataire.
Dans la boîte de dialogue qui apparaît, saisissez l’adresse E-mail, le prénom, le nom de famille, le titre et l’entreprise de votre délégué.
Optionnel : Taper un message pour votre délégué. Bien que ce ne soit pas obligatoire, un message peut être utile pour indiquer à votre délégué ce que vous souhaitez qu’il fasse.
Cliquez sur Suivant et sélectionnez une méthode d’authentification pour le nouveau signataire.
Cliquez sur Réassigner.
Cliquez sur OK.
Tutoriel vidéo : Changer de signateur
Signature des documents en tant que nouveau signataire
OneSpan Sign envoie à un nouveau signataire un courriel qui : (1) identifie la personne qui lui a délégué ses responsabilités de signature ; (2) indique que des documents sont disponibles pour signature. L’email inclut également un lien vers ces documents.
Pour signer des documents en tant que nouveau signataire :
Effectuez la procédure de signature des documents en tant que signataire.
Après qu’un nouveau signataire a signé, sa signature apparaîtra dans toutes les cases de signature qu’il a signées.
Refus de signer
Après qu’un signataire a été authentifié, il peut refuser de signer une transaction.
Refuser de signer une transaction :
Dans la liste déroulante Plus d’actions , cliquez sur Refuser de signer.
Précise la raison de ton refus.
En contactant notre équipe de support, les titulaires de compte peuvent : (1) personnaliser la liste des raisons qui apparaissent dans la boîte de dialogue Refuser ; (2) désactiver le bouton Autre de cette boîte.
Cliquez sur Refuser. L’expéditeur de la transaction sera informé de votre action, et vous ne pourrez plus consulter aucun document de la transaction.
Fin de la signature
Lorsque vous avez signé toutes vos cases de signature dans le document d’une transaction, un bouton Confirmer apparaît. Cliquez sur ce bouton pour continuer.
Téléchargement de documents signés
Après que tous les signataires ont signé les documents d’une transaction, OneSpan Sign marque la transaction comme terminée. Une transaction complétée est celle qui a été signée de manière sécurisée et scellée numériquement avec un sceau inviolable. Toute tentative de falsification des documents de la transaction ou de leurs signatures brisera le sceau. Si cela se produit, les signatures cesseront d’être juridiquement contraignantes.
OneSpan Sign envoie un e-mail à tous les signataires pour les informer que la signature est terminée. Cet e-mail inclut un lien sur lequel les signataires peuvent cliquer pour télécharger la transaction avec ses documents signés de manière sécurisée. L’e-mail peut également inclure les documents en pièce jointe, selon les options sélectionnées par le Propriétaire de la Transaction lors de la création de la transaction.
Si la visibilité des documents a été configurée pour la transaction, chaque personne ne peut télécharger que les documents que la configuration lui permet de consulter. Vous pouvez également télécharger le résumé des preuves, si cette fonctionnalité vous a été mise à disposition.
Les signataires ne sont pas tenus de télécharger les documents. Ils restent disponibles en téléchargement jusqu’à ce que le propriétaire de la transaction archive ou supprime la transaction. Il est néanmoins conseillé de les télécharger, afin que les signataires disposent d’une copie des documents pour leurs dossiers.
Les documents signés sont fournis sous forme de PDF. Chaque PDF inclut des indicateurs visuels et des messages que les signataires peuvent utiliser lors de la révision des documents signés.
Pour télécharger des documents signés :
Dans le message email que vous recevez, cliquez sur Télécharger les documents complétés.
Sur la page qui apparaît, cliquez sur Télécharger des documents.
Examen des documents signés
Après avoir téléchargé une transaction, vous pouvez consulter ses documents. Chaque document est un PDF contenant vos signatures ainsi que celles de tous les autres signataires. Si vous consultez un PDF téléchargé avec Adobe Reader, vous pouvez vérifier si ses signatures sont valides. Une façon de le faire est de cliquer sur chaque signature — une fenêtre pop-up indique si la signature est valide et fournit plus de détails sur son statut.
Vous pouvez également consulter les documents signés en cliquant sur le lien Télécharger les documents complétés dans le message e-mail reçu, puis en cliquant sur Examiner les documents.
Lorsque vous consultez un document signé, vous pouvez voir des messages indiquant que les signatures OneSpan Sign « ne peuvent pas être validées » ou sont « invalides ». De tels messages signifient simplement que le certificat utilisé pour signer le document n’est pas encore fiable par le logiciel PDF que vous utilisez pour effectuer la validation. Pour résoudre ce problème, suivez les instructions de cet article.
La validation de signature est en grande partie un processus standard sur les visualiseurs PDF. Cependant, il arrive qu’un visualiseur PDF donne des résultats différents de ceux d’Adobe Reader. Lorsque cela se produit, OneSpan considère que les résultats d’Adobe Reader sont plus définitifs.