Les transactions peuvent être supprimées définitivement après une période de conservation définie. Vous pouvez configurer OneSpan Sign pour garder les transactions dans différents statuts pendant une période illimitée ou définie. Par exemple, votre organisation peut vouloir conserver les transactions terminées pour une durée illimitée. En revanche, les transactions dans d’autres états, comme Draft ou Refusé, peuvent ne pas être vitales pour votre organisation et peuvent être effacées pour libérer votre stockage de données.
L’accès aux paramètres de conservation des données varie selon le type de compte utilisateur que vous possédez :
Les utilisateurs de Business Plan peuvent modifier tous les paramètres de conservation des données.
Les utilisateurs de plans professionnels peuvent modifier tous les paramètres sauf la durée totale de vie des transactions et les transactions incomplètes.
Pour libérer de l’espace de stockage pour votre compte, les transactions peuvent être supprimées définitivement après une période de conservation définie. Ainsi, certains utilisateurs peuvent spécifier combien de temps les transactions dans l’un des états suivants seront conservées sur les serveurs de OneSpan Sign : Brouillon, Refusé, Refusé, Expiré, Terminé, Archivé.
Tous les paramètres de conservation des données d’un compte peuvent être modifiés par son propriétaire (si la fonction Rôles et Permissions est désactivée), ou par son Administrateur et Gestionnaire (si la fonction Rôles et Permissions est activée). De plus, une autorisation particulière de gestion des données peut être attribuée à un utilisateur de compte.
Par défaut, la gestion des données en libre-service a été activée pour vous. Pour désactiver cette fonctionnalité, contactez notre équipe de support.
Gestion de la rétention des données
Lorsque cette fonctionnalité est activée, vous pouvez spécifier des règles de conservation des données non seulement via cette procédure, mais aussi via l’API REST.
Pour gérer la conservation des données sur votre compte :
Dans le menu supérieur de la Nouvelle expérience utilisateur, cliquez sur Admin > Conservation des données. Une boîte de dialogue Conservation des données apparaît.
Si vous souhaitez réinitialiser tous les intervalles de cette page à leurs valeurs par défaut, cliquez sur RÉINITIALISER PAR DÉFAUT près du bas de la page.
Pour tous les comptes existants, l’intervalle de conservation par défaut pour les transactions incomplètes est de 120 jours. Pour les nouveaux comptes, l’intervalle de rétention par défaut pour les transactions incomplètes et les transactions terminées est de 120 jours. Dans ce contexte : (1) les « nouveaux comptes » sont des comptes créés après la sortie en production de OneSpan Sign 11.38 ; (2) les « comptes existants » désignent tous les autres comptes.
Pour préciser combien de temps les transactions seront stockées après leur date de création, cliquez sur le contrôle pour la durée de vie totale des transactions, et changez le nombre de jours associé. Le nombre de jours avant la suppression sera calculé à partir de la création de la transaction. Par exemple, si cette durée de vie est de 30 jours, une transaction créée le 1er janvier sera supprimée le 31 janvier.
Si la limite de durée de vie totale des transactions est plus courte que toute autre règle de conservation des données , la règle de durée de vie totale des transactions prendra priorité et supprimera la transaction une fois la limite établie atteinte.
Pour préciser combien de temps les transactions archivées seront stockées, cliquez sur la commande Archivée, et changez le nombre de jours associé. Le nombre de jours avant la suppression sera calculé à partir du changement de statut de la transaction en Archivé. Note : Aucun autre réglage de cette page n’affecte les transactions archivées.
Pour spécifier combien de temps les transactions incomplètes seront stockées, cliquez sur le contrôle pour Transactions incomplètes, et changez le nombre de jours associé. Le nombre de jours avant la suppression sera calculé à partir de la création de la transaction. Note : Les transactions incomplètes se trouvent dans l’un des États suivants : Draft, Refusé, Expiré.
Les transactions dans l’État Envoyé ne peuvent pas se voir attribuer une période de rétention, mais vous pouvez éventuellement leur attribuer une période d’expiration par défaut et une période d’expiration maximale. Dans la seconde partie de la boîte de dialogue, des informations sur les transactions dans cet état. Si vous souhaitez modifier la date d’expiration de ces transactions, ouvrez-la dans une fenêtre séparée, consultez Temps d’expiration des transactions envoyées. Une fois qu’une transaction envoyée a expiré, elle deviendra soumise à la politique de rétention configurée par votre compte pour les transactions incomplètes . Exemple : Si vos transactions incomplètes sont configurées pour suppression après 120 jours, toute transaction envoyée de plus de 120 jours sera supprimée du jour au lendemain une fois expirée.
Pour préciser combien de temps les transactions complétées seront stockées, cliquez sur le contrôle pour Transactions complétées, et changez le nombre de jours associé. Le nombre de jours avant la suppression sera calculé à partir du moment où le statut de la transaction est passé à Terminé.
Si vous souhaitez spécifier des valeurs de rétention plus petites pour les transactions incomplètes dans certains États (Draft, Refusé ou Expiré). Cliquez sur le contrôle de l’état concerné et changez son nombre de jours associé. Ces contrôles se trouvent dans la section Paramètres avancés pour les transactions incomplètes.
Cliquez sur SOUMETTRE. La boîte de dialogue se ferme. Les données des transactions dans les différents états seront effacées une fois qu’elles auront été dans cet état pour l’intervalle spécifié dans cette procédure.
Si des dates de suppression incohérentes sont spécifiées, la date qui apparaît en premier prend effet. Par exemple, supposons que la durée de vie totale de la transaction soit fixée à 100 jours, tandis que la brouillon est fixée à 20 jours. Si une transaction reste en état de brouillon pendant 20 jours, elle sera supprimée même si la durée totale de vie de la transaction est de 100 jours.
Les transactions seront supprimées du jour au lendemain une fois qu’elles atteindront la date spécifiée. Exemple 1 : Supposons que les transactions de brouillon aient été configurées pour être purgées après 20 jours. Une transaction entrant dans cet État le 1er juillet sera supprimée du jour au lendemain du 21 juillet (en supposant qu’elle soit toujours en état de draft ). Exemple 2 : Supposons que le 20 août, les transactions de draft soient configurées pour être purgées après 20 jours. Toute transaction créée avant le 1er août qui se trouve encore en état de conscription sera purgée dans la nuit du 21 août.
Lorsque les transactions sont sur le point d’être supprimées, la Nouvelle Expérience Utilisateur indique ce fait au moins 7 jours avant la purge.
Les transactions dans n’importe quel État peuvent être jetées. Mettre une transaction à la corbeille ne change pas son état — c’est juste un attribut supplémentaire. La période de conservation ci-dessus est calculée à partir du moment où une transaction est entrée dans un État, et non à partir du moment où elle a été jetée. Par exemple, supposons qu’une transaction soit entrée dans l’État Retiré le 1er avril, mais soit rejetée le 1er mai. Si la période de rétention des transactions Désactivées est modifiée en N jours, la transaction sera supprimée après (1er avril + N jours), et non après (1er mai + N jours).