Ajout de documents

Cette section décrit les sujets suivants, pertinents pour la gestion des documents :xxx

• Ajout de documents

• Modification de l'ordre des documents

• Suppression de documents

Ajout de documents

OneSpan Sign prend en charge les types de documents suivants :

• Le format de document portable d'Adobe (*.pdf) — Les PDF sur lesquels OneSpan Sign peut agir ont généralement au moins ces permissions activées : (1) Modification du document ; (2) Signature ; (3) Remplissage des champs de formulaire.

• Microsoft Word (*.Doc ou *. docx)

• Open Office (*.odt)

• Texte (*.txt)

• Format de texte enrichi (*.RTF)

De plus, le pilote d'impression OneSpan Sign prend en charge tout document pouvant être imprimé depuis une application Windows (par exemple, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint).

Contraintes de taille de fichier

• La taille maximale d'un seul document est de 16 Mo. Les documents plus petits offrent de meilleures performances — nous recommandons moins de 5 Mo par document.

• La taille totale maximale de tous les documents d'une transaction est de 39 Mo.

• Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce ou Microsoft SharePoint, la taille maximale du fichier est de 5 Mo par document.

• Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce, le nombre maximal de documents pouvant être ajoutés à une transaction est de dix (10).

• Si vous activez la livraison d'e-mail tout en configurant un destinataire, les pièces jointes supérieures à 5 Mo ne sont pas prises en charge.

Contraintes de noms de fichiers

• Les noms de fichiers des documents ne doivent pas contenir les caractères suivants séparés par des virgules : *, /, \, :, <, >, |, ?, ".

Contraintes générales des fichiers

• Nous vous recommandons de ne pas utiliser de documents PDF qui utilisent XML Forms Architecture. Pour plus d'informations, voir Soutien XFA.

• Ne téléchargez pas les documents protégés par mot de passe ou corrompus. Celles-ci génèrent une erreur.

• OneSpan recommande vivement de scanner un PDF pour détecter des erreurs de syntaxe (par exemple, en utilisant l'outil Preflight d'Adobe) et de résoudre les erreurs avant d'ajouter le document à une transaction.

• Les PDF avec le drapeau NeedAppearances réglé sur true ne sont pas actuellement pris en charge.

Vous devez sauvegarder un colis avant de pouvoir y ajouter un document.

Pour ajouter un document à un package depuis un dépôt local :

1. Allez dans la section Documents de la page pour le paquet.

2. Cliquez sur le signe plus (+) près du côté droit de la page. La page suivante apparaît.

   

3. Cliquez sur Choisir un fichier, puis sélectionnez un document dans un dépôt local.

4. Optionnel : Saisissez une description du document.

5. Cliquez sur Téléverser.

Modification de l'ordre des documents

Pour modifier l'ordre dans lequel les documents seront présentés aux signataires :

1. Dans la section Documents , sous Ordre des documents, sélectionnez la case à côté d'un document dont la place dans la liste des documents est à modifier.

   

2. Dans le ruban, cliquez sur Avancer vers le haut ou Descendre jusqu'à ce que le document soit à la position souhaitée.

3. Répétez les étapes 1 et 2 pour les autres documents jusqu'à ce que tous soient dans l'ordre souhaité.

Suppression de documents

Pour supprimer un document d'un paquet :

1. Sélectionnez la case à côté du nom du document que vous souhaitez supprimer.

   

2. Dans le ruban, cliquez sur Supprimer.

3. Une boîte de dialogue Confirmer la suppression apparaît. Cliquez sur OK.

Gestion des documents

Cette section décrit les sujets suivants, pertinents pour la gestion des documents :

• Ajout de documents

• Modification de l'ordre des documents

• Suppression de documents

Ajout de documents

OneSpan Sign prend en charge les types de documents suivants :

• Le format de document portable d'Adobe (*.pdf) — Les PDF sur lesquels OneSpan Sign peut agir ont généralement au moins ces permissions activées : (1) Modification du document ; (2) Signature ; (3) Remplissage des champs de formulaire.

• Microsoft Word (*.Doc ou *. docx)

• Open Office (*.odt)

• Texte (*.txt)

• Format de texte enrichi (*.RTF)

De plus, le pilote d'impression OneSpan Sign prend en charge tout document pouvant être imprimé depuis une application Windows (par exemple, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint).

Contraintes de taille de fichier

• La taille maximale d'un seul document est de 16 Mo. Les documents plus petits offrent de meilleures performances — nous recommandons moins de 5 Mo par document.

• La taille totale maximale de tous les documents d'une transaction est de 39 Mo.

• Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce ou Microsoft SharePoint, la taille maximale du fichier est de 5 Mo par document.

• Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce, le nombre maximal de documents pouvant être ajoutés à une transaction est de dix (10).

• Si vous activez la livraison d'e-mail tout en configurant un destinataire, les pièces jointes supérieures à 5 Mo ne sont pas prises en charge.

Contraintes de noms de fichiers

• Les noms de fichiers des documents ne doivent pas contenir les caractères suivants séparés par des virgules : *, /, \, :, <, >, |, ?, ".

Contraintes générales des fichiers

• Nous vous recommandons de ne pas utiliser de documents PDF qui utilisent XML Forms Architecture. Pour plus d'informations, voir Soutien XFA.

• Ne téléchargez pas les documents protégés par mot de passe ou corrompus. Celles-ci génèrent une erreur.

• OneSpan recommande vivement de scanner un PDF pour détecter des erreurs de syntaxe (par exemple, en utilisant l'outil Preflight d'Adobe) et de résoudre les erreurs avant d'ajouter le document à une transaction.

• Les PDF avec le drapeau NeedAppearances réglé sur true ne sont pas actuellement pris en charge.

Vous devez sauvegarder un colis avant de pouvoir y ajouter un document.

Pour ajouter un document à un package depuis un dépôt local :

1. Allez dans la section Documents de la page pour le paquet.

2. Cliquez sur le signe plus (+) près du côté droit de la page. La page suivante apparaît.

   

3. Cliquez sur Choisir un fichier, puis sélectionnez un document dans un dépôt local.

4. Optionnel : Saisissez une description du document.

5. Cliquez sur Téléverser.

Modification de l'ordre des documents

Pour modifier l'ordre dans lequel les documents seront présentés aux signataires :

1. Dans la section Documents , sous Ordre des documents, sélectionnez la case à côté d'un document dont la place dans la liste des documents est à modifier.

   

2. Dans le ruban, cliquez sur Avancer vers le haut ou Descendre jusqu'à ce que le document soit à la position souhaitée.

3. Répétez les étapes 1 et 2 pour les autres documents jusqu'à ce que tous soient dans l'ordre souhaité.

Suppression de documents

Pour supprimer un document d'un paquet :

1. Sélectionnez la case à côté du nom du document que vous souhaitez supprimer.

   

2. Dans le ruban, cliquez sur Supprimer.

3. Une boîte de dialogue Confirmer la suppression apparaît. Cliquez sur OK.

Gestion des documents

Un paquet de document OneSpan Sign est un conteneur contenant les documents connexes qui doivent être signés. En général, ces paquets contiennent un ou plusieurs documents (jusqu'à dix) et un ou plusieurs signataires. L'expéditeur d'un colis effectue généralement les procédures suivantes :

• Création d'un package

• Ajout et gestion des documents

• Gestion des signataires

• Préparation et envoi de colis

Vous pouvez ajouter des documents à un package de la manière suivante :

• Ajout de documents provenant d'une entité dans l'intégration intégrée OneSpan Sign pour le CRM

• Ajout de documents à partir d'un dépôt local

• Ajout de documents depuis SharePoint

Un colis doit être sauvegardé avant que des documents puissent y être ajoutés.

Les procédures suivantes peuvent également être utilisées pour gérer les documents d'un paquet :

• Modification de l'ordre des documents

• Suppression de documents

OneSpan Sign prend en charge les types de documents suivants :

• Le format de document portable d'Adobe (*.pdf) — Les PDF sur lesquels OneSpan Sign peut agir ont généralement au moins ces permissions activées : (1) Modification du document ; (2) Signature ; (3) Remplissage des champs de formulaire.

• Microsoft Word (*.Doc ou *. docx)

• Open Office (*.odt)

• Texte (*.txt)

• Format de texte enrichi (*.RTF)

De plus, le pilote d'impression OneSpan Sign prend en charge tout document pouvant être imprimé depuis une application Windows (par exemple, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint).

La liste des types de documents pris en charge peut être personnalisée via la page OneSpan Sign Account (Compte OneSpan).

Contraintes de taille de fichier

• La taille maximale d'un seul document est de 16 Mo. Les documents plus petits offrent de meilleures performances — nous recommandons moins de 5 Mo par document.

• La taille totale maximale de tous les documents d'une transaction est de 39 Mo.

• Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce ou Microsoft SharePoint, la taille maximale du fichier est de 5 Mo par document.

• Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce, le nombre maximal de documents pouvant être ajoutés à une transaction est de dix (10).

• Si vous activez la livraison d'e-mail tout en configurant un destinataire, les pièces jointes supérieures à 5 Mo ne sont pas prises en charge.

Contraintes de noms de fichiers

• Les noms de fichiers des documents ne doivent pas contenir les caractères suivants séparés par des virgules : *, /, \, :, <, >, |, ?, ".

Contraintes générales des fichiers

• Nous vous recommandons de ne pas utiliser de documents PDF qui utilisent XML Forms Architecture. Pour plus d'informations, voir Soutien XFA.

• Ne téléchargez pas les documents protégés par mot de passe ou corrompus. Celles-ci génèrent une erreur.

• OneSpan recommande vivement de scanner un PDF pour détecter des erreurs de syntaxe (par exemple, en utilisant l'outil Preflight d'Adobe) et de résoudre les erreurs avant d'ajouter le document à une transaction.

• Les PDF avec le drapeau NeedAppearances réglé sur true ne sont pas actuellement pris en charge.

Ajout de documents provenant d'une entité dans l'intégration intégrée OneSpan Sign pour le CRM

Pour ajouter des documents à un package provenant d'une entité dans OneSpan Sign Embedded Integration for CRM :

1. Depuis la section Documents de votre package sauvegardé, cliquez sur « + ». La boîte de dialogue suivante apparaît.

   

2. Dans la liste Type de document , sélectionnez l'un des éléments suivants :

   • Tous les documents (par défaut) — Ceci liste tous les documents de toutes les entités dans OneSpan Sign Embedded Integration for CRM.

   • Sélectionnez Documents d'entités associées — Ceci liste tous les documents dans les entités CRM de type Entité Liée du Paquet. Cette option n'apparaît que si une entité liée est disponible dans le paquet.

   • Autres entités Documents — Cela liste tous les documents dans les entités CRM de type Entité Non liée du paquet.

   • Sélectionnez Documents SharePoint — Cette option apparaît dans la liste déroulante si, dans le compte OneSpan Sign Integration, SharePoint est réglée sur Oui. Si ce réglage est Non, cette option n'apparaîtra pas.

3. Dans la liste à gauche, sélectionnez les cases à côté des documents que vous souhaitez ajouter. Puis cliquez sur la flèche orientée vers la droite pour les déplacer dans la liste des Documents sélectionnés à droite. Par exemple :

   

   En option, vous pouvez rechercher des documents en tapant un nom dans le champ de recherche fourni, puis en cliquant sur l' icône de recherche (une loupe).

4. Si vous souhaitez déplacer un document hors de la liste Documents sélectionnés , sélectionnez sa case et cliquez sur la flèche orientée vers la gauche.

5. Lorsque vous avez tous les documents que vous souhaitez dans la liste Documents sélectionnés , sélectionnez les cases qui leur sont associées, puis cliquez sur Ajouter des documents.

6. Cliquez sur OK. Les documents sélectionnés sont ajoutés au package.

Ajout de documents à partir d'un dépôt local

Pour ajouter des documents à un paquet depuis un dépôt local :

1. Depuis la section Documents de votre package enregistré, cliquez sur « + ». La nouvelle page de document de signature OneSpan apparaît.

2. Dans la liste Type de document , sélectionnez Télécharger des fichiers locaux.

   

3. Cliquez sur Choisir des fichiers.

4. Sélectionnez un ou plusieurs fichiers de documents dans un dépôt local, puis cliquez sur Ouvrir.

   

5. Sélectionnez les cases à côté des documents que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur Ajouter des documents.

6. Cliquez sur OK. Les documents sélectionnés sont ajoutés au paquet.

Ajout de documents depuis SharePoint

Pour ajouter des documents à une transaction depuis une bibliothèque Microsoft SharePoint :

1. Sélectionnez la transaction.

2. Dans la section Documents de votre transaction, cliquez sur Sélectionner Document. La Bibliothèque de Documents apparaît.

3. Sélectionnez l'emplacement des documents que vous souhaitez ajouter.

4. Sélectionnez les documents que vous souhaitez ajouter.

5. Cliquez sur OK. Les documents sélectionnés sont ajoutés à la transaction.

Modification de l'ordre des documents

Pour changer l'ordre des documents dans un paquet :

1. Dans la section Documents du package, cliquez sur l'icône en haut à droite ( ).

2. Sélectionnez un document dont vous souhaitez modifier l'ordre.

3. Depuis le ruban, cliquez sur Avancer ou Descendre jusqu'à ce que le document soit à la position souhaitée.

4. Répétez les deux étapes précédentes pour chaque document dont vous souhaitez changer l'ordre.

   

Suppression d'un document

Pour retirer un document d'un paquet :

1. Accédez à la section Documents du paquet.

2. Sélectionnez le document concerné, puis cliquez sur Poubelle. Une boîte de dialogue Confirmer la suppression apparaît.

3. Cliquez sur OK. Le document est retiré du paquet.