Un package est un processus de signature électronique au sein de OneSpan Sign. Pour créer un paquet puis distribuer ses documents pour signature, effectuez les procédures suivantes :
Étape 1. Création d’un package
Pour créer un package :
Dans le menu de navigation supérieur, cliquez sur Nouveau paquet.
En option, vous pouvez modifier un paquet existant en cliquant sur Paquets dans le menu de navigation et en sélectionnant le paquet que vous souhaitez modifier.
Donnez un nom au colis. Assurez-vous que le nom identifie de manière significative le contenu du paquet (par exemple, Documents de renouvellement hypothécaire).
Optionnel : Attribuez au paquet une description qui explique son objectif.
Optionnel : Sélectionnez un modèle dans le menu déroulant si vous souhaitez baser la création de votre paquet sur un modèle existant.
Optionnel : Cliquez sur Options avancées pour configurer l’une des options suivantes :
Date d’expiration — Indiquez à tous les signataires que les documents doivent être signés avant une date spécifiée.
Langage — Spécifiez la langue du paquet.
Groupe — Spécifiez le groupe auquel appartient le paquet. Si aucun groupe n’est sélectionné, seul le créateur du paquet pourra agir sur le paquet.
Message email — Configurez un message email optionnel pour tous les signataires.
Signature en personne — Vérifiez cette option si vous souhaitez exiger la signature en personne.
Relire après l’achèvement — Cochez cette option si vous souhaitez examiner le colis et ses documents avant de le marquer comme Terminé.
Cliquez sur Créer.
Étape 2. Gestion des signataires
Si vous souhaitez que quelqu’un signe un ou plusieurs documents dans un paquet, vous devriez l’ajouter au dossier en tant que « signataire ». Les signataires sont ajoutés un à un. Par défaut, vous êtes listé comme signataire parce que vous êtes le propriétaire du paquet. Tous les signataires du package actuel sont affichés dans la liste des signataires .
Le reste de cette section décrit :
Ajout de signataires
Pour ajouter un signataire à un package :
Dans la section Signataires de la page Package , cliquez sur Ajouter des signataires.
Saisissez l’adresse e-mail, le prénom et le nom de famille du signataire.
Dans la section Type de signataire, vous pouvez choisir un Placeholder pour signataire. C’est utile si vous créez un modèle et que vous ne connaissez pas l’identité du signataire.
Optionnel : Ajoutez un contact SharePoint existant en tant que signataire en choisissant Active Directory ou Liste de cartographie.
Optionnel : Saisissez le titre et l’entreprise du signataire.
Choisissez une méthode d’authentification. Le choix est entre Email (par défaut), Q&A et SMS.
Cliquez sur l’onglet Avancé pour configurer l’une des options suivantes :
Option de message e-mail personnel
Option de livraison de documents
Option de changement de signataire
Cliquez sur Enregistrer .
Authentification par signataire
Un signataire peut être authentifié en utilisant l’une des trois méthodes suivantes :
Email : C’est la méthode d’authentification par défaut. L’identité d’un signataire est vérifiée par sa capacité à accéder à l’email envoyé par OneSpan Sign. Parce que cette méthode dépend de la sécurité du système de messagerie, elle est moins sécurisée que les méthodes Q&A et SMS.
Q&R : Cette méthode exige que le propriétaire du paquet configure une ou deux questions (et réponses) auxquelles le signataire doit répondre correctement. Si le signataire peut le faire, il est vérifié comme un destinataire légitime du colis. Si vous choisissez de masquer la réponse saisie par le signataire, chaque caractère entré apparaîtra à l’écran sous forme d’astérisque (*).
SMS : Cette méthode exige que le propriétaire du colis fournisse le numéro de téléphone mobile du signataire. OneSpan Sign enverra un code à ce numéro une fois le colis envoyé. L’identité du signataire est vérifiée par sa capacité à fournir ce code lorsqu’il tente d’accéder au paquet.
Modification de l’ordre des signataires
Si un colis contient plusieurs documents, chaque signataire doit signer les documents dans l’ordre dans lequel ils apparaissent dans la liste des documents .
En revanche, par défaut, plusieurs signataires d’un paquet peuvent signer dans n’importe quel ordre. Si vous souhaitez que les signataires signent dans un ordre spécifique, vous devez configurer un flux de travail de signataire en effectuant la procédure suivante.
Pour configurer un flux de travail Signer :
Dans la section Signataires , sélectionnez la case à cocher appelée Définir un flux de travail de rôle. La boîte change de nom pour Change Order.
Cliquez sur Modifier l’ordre. Une nouvelle boîte de dialogue affiche une liste ordonnée des signataires.
Faites glisser le guidon vers la gauche du nom de chaque signataire jusqu’à la position souhaitée dans la liste des signataires . Le curseur devient une barre transversale.
Une fois que vous avez positionné tous les signataires dans l’ordre souhaité, cliquez sur OK.
Suppression des signataires
Pour supprimer un signataire d’un package :
Cliquez sur X à côté du nom du signataire.
Étape 3. Ajout de documents
Cette section décrit :
OneSpan Sign prend en charge les types de documents suivants :
Le format de document portable d’Adobe (*.pdf) — Les PDF sur lesquels OneSpan Sign peut agir ont généralement au moins ces permissions activées : (1) Modification du document ; (2) Signature ; (3) Remplissage des champs de formulaire.
Microsoft Word (*.Doc ou *. docx)
Open Office (*.odt)
Texte (*.txt)
Format de texte enrichi (*.RTF)
De plus, le pilote d’impression OneSpan Sign prend en charge tout document pouvant être imprimé depuis une application Windows (par exemple, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint).
Contraintes de taille de fichier
La taille maximale d’un seul document est de 16 Mo. Les documents plus petits offrent de meilleures performances — nous recommandons moins de 5 Mo par document.
La taille totale maximale de tous les documents d’une transaction est de 39 Mo.
Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce ou Microsoft SharePoint, la taille maximale du fichier est de 5 Mo par document.
Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce, le nombre maximal de documents pouvant être ajoutés à une transaction est de dix (10).
Si vous activez la livraison d’e-mail tout en configurant un destinataire, les pièces jointes supérieures à 5 Mo ne sont pas prises en charge.
Contraintes de noms de fichiers
Les noms de fichiers des documents ne doivent pas contenir les caractères suivants séparés par des virgules : *, /, \, :, <, >, |, ?, ".
Contraintes générales des fichiers
Nous vous recommandons de ne pas utiliser de documents PDF qui utilisent XML Forms Architecture. Pour plus d’informations, voir Soutien XFA.
Ne téléchargez pas les documents protégés par mot de passe ou corrompus. Celles-ci génèrent une erreur.
OneSpan recommande vivement de scanner un PDF pour détecter des erreurs de syntaxe (par exemple, en utilisant l’outil Preflight d’Adobe) et de résoudre les erreurs avant d’ajouter le document à une transaction.
Les PDF avec le drapeau NeedAppearances réglé sur true ne sont pas actuellement pris en charge.
Téléchargement des documents
Pour téléverser un document vers un package depuis un dépôt local :
Dans la section Documents de la page Paquet, cliquez sur Télécharger le Document.
Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquez sur Choisir un fichier, parcourez l’emplacement de votre document et sélectionnez-le. Cliquez sur Ouvrir.
Optionnel : Si vous souhaitez ajouter un autre document, répétez les étapes 1 à 2.
Cliquez sur OK.
Ajout de documents à partir des bibliothèques SharePoint
Pour ajouter des documents à un paquet depuis une bibliothèque SharePoint :
Depuis la page du paquet, cliquez sur Sélectionner Document(s).
Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner la bibliothèque , puis sélectionnez la bibliothèque concernée.
Choisissez chaque document que vous souhaitez ajouter en sélectionnant la case à côté de son nom. Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers.
Cliquez sur OK.
Modification de l’ordre des documents
Pour modifier l’ordre dans lequel les documents seront présentés aux signataires :
Cliquez sur Modifier l’ordre.
Faites glisser le guidon à gauche du nom de chaque document jusqu’à son emplacement souhaité dans la liste Documents .
Lorsque tous les documents sont dans l’ordre souhaité, cliquez sur OK.
Suppression de documents
Pour supprimer un document d’un paquet :
À côté du nom du document, sous Action, cliquez sur X.
Étape 4. Préparation des documents
Une fois que vous avez ajouté tous les signataires et documents à un package, vous êtes prêt à commencer à ajouter des boîtes de signature et des champs à chaque document. Les boîtes de signature définissent où chaque signataire doit signer un document, et les champs contiennent des informations associées sur le signataire. Sur un document donné, vous pouvez inclure plusieurs cases de signature pour le même signataire.
Le reste de cette section décrit :
Ajout de boîtes et champs de signature
Pour ajouter des boîtes de signature et des champs à un document :
Ouvrez la vue Designer en cliquant sur Préparer pour envoyer.
Sur la page Divulgations électroniques et Consentement aux signatures , cliquez sur la flèche de droite pour consulter votre premier document.
En utilisant la flèche déroulante dans la liste des Signataires , sélectionnez le signataire dont vous souhaitez ajouter la signature.
Cliquez sur Ajouter signature.
Glissez la boîte de signature à l’endroit où vous voulez qu’elle apparaisse dans le document.
Pour changer le type de boîte de signature ou pour ajouter un champ, cliquez sur l’icône d’engrenage. Cela ouvrira le menu Signature Box.
La section suivante décrit les types de champs pouvant être ajoutés.
Répétez les étapes 3 à 6 pour chaque boîte signature que vous souhaitez ajouter.
Si le colis contient plusieurs documents, cliquez sur la flèche de droite pour passer au document suivant. Puis répétez les étapes 3 à 7.
Types de champs
Vous pouvez ajouter n’importe lequel des types de champs suivants :
Date de signature : Ce champ est automatiquement rempli avec la date de signature du document.
Nom du signataire : Ce champ est automatiquement rempli avec les prénoms et noms de famille du signataire, qui sont fournis lorsque celui-ci est ajouté à la transaction.
Titre du signataire : Ce champ affiche le titre du signataire, qui est indiqué lorsque celui-ci est ajouté à la transaction. Si le titre du signataire n’est pas fourni, ce champ reste vide et n’est pas visible sur le document.
Société signataire : Ce champ affiche la société du signataire, qui est fournie lorsque celui-ci est ajouté à la transaction. Si la compagnie du signataire n’est pas indiquée, ce champ reste vide et n’est pas visible sur le document.
Champ de texte : Ce champ fournit une case dans laquelle le signataire peut saisir des informations supplémentaires au moment de la signature.
Case à cocher : Une case à cocher est une option sur laquelle le signataire peut cliquer pour afficher une coche (cliquer à nouveau supprime la marque). Une case à cocher est utile pour indiquer que le signataire a accompli une action. Par exemple, un document peut inclure la question « Avez-vous demandé un prêt hypothécaire auprès d’une autre institution financière ? », accompagnée de réponses Oui ou Non. Vous pouvez placer une case à cocher à côté de Oui, et une autre à côté de Non.
Divulgations électroniques et consentement aux signatures
OneSpan Sign inclut automatiquement l’accord de consentement aux divulgations électroniques et aux signatures dans toutes ses transactions. Tous les signataires doivent accepter les termes de cet accord avant de pouvoir accéder aux documents de transaction.
Actuellement, OneSpan Sign fournit des accords de consentement électroniques pour les divulgations et signatures en anglais et en français. Si vous souhaitez fournir un accord de consentement aux divulgations électroniques et signatures dans une autre langue, ou si vous ne souhaitez pas que cet accord figure dans vos transactions, veuillez contacter notre équipe de support.
Étape 5. Envoyer un colis
Après avoir préparé les documents d’un colis, vous êtes prêt à le distribuer à ses destinataires.
Pour envoyer un colis à ses destinataires :
Dans le Designer, cliquez sur Envoyer.
Cliquez sur OK pour confirmer que vous souhaitez envoyer le colis.