Création et envoi d’une transaction

Un forfait est un processus de signature électronique dans OneSpan Sign. Pour créer un package, puis distribuer ses documents pour signature, procédez comme suit :

• Step 1. Creating a Package

• Step 2. Managing Signers

• Step 3. Adding Documents

• Step 4. Preparing Documents

• Step 5. Sending a Package

Étape 1. Création d’un package

Pour créer un package :

1. Dans le menu de navigation supérieur, cliquez sur Nouveau package.

   Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier un package existant en cliquant sur Packages dans le menu de navigation, puis en sélectionnant le package que vous souhaitez modifier.

2. Donnez un nom au package. Assurez-vous que le nom identifie de manière significative le contenu de la trousse (p. ex., documents de renouvellement d’hypothèque).

   • Facultatif : Donnez au package une description qui explique son objectif.

   • Facultatif : Sélectionnez un modèle dans le menu déroulant si vous souhaitez baser la création de votre package sur un modèle existant.

   • Facultatif :Cliquez sur Options avancées pour configurer l’une des options suivantes :

     • Date d’expiration — Indiquez à tous les signataires que les documents doivent être signés à une date spécifiée.

     • Langue — Spécifiez la langue du package.

     • Groupe — Spécifie le groupe auquel appartient le package. Si aucun groupe n’est sélectionné, seul le créateur du package pourra effectuer des actions sur le package.

     • Message électronique — Configurez un message électronique facultatif pour tous les signataires.

     • Signature en personne — Cochez cette option si vous souhaitez exiger une signature en personne.

     • Vérifier après l’achèvement : cochez cette option si vous souhaitez examiner le package et ses documents avant de le marquer comme terminé.

3. Cliquez sur Créer.

   

   

Étape 2. Gestion des signataires

Si vous souhaitez que quelqu’un signe un ou plusieurs documents dans un package, vous devez l’ajouter au package en tant que « signataire ». Les signataires sont ajoutés un par un. Par défaut, vous êtes répertorié en tant que signataire, car vous êtes le propriétaire du package. Tous les signataires du package actuel sont affichés dans la liste des signataires .

Le reste de cette section décrit :

• Adding Signers

• Signer Authentication

• Changing the Signer Order

• Deleting Signers

Ajout de signataires

Pour ajouter un signataire à un package :

1. Dans la section Signataires de la page Package , cliquez sur Ajouter des signataires.

   

2. Entrez l’adresse e-mail, le prénom et le nom du signataire.

   

   Sous Type de signataire, vous pouvez choisir un espace réservé au signataire. Cela est utile si vous créez un modèle et que vous ne connaissez pas l’identité du signataire.

   • Facultatif : Ajoutez un contact SharePoint existant en tant que signataire en choisissant Active Directory ou Liste de mappage.

   • Facultatif : Entrez le titre et l’entreprise du signataire.

3. Choisissez un Authentication Method. Vous avez le choix entre E-mail (par défaut), Questions et réponses et SMS.

4. Cliquez sur l’onglet Avancé pour configurer l’une des options suivantes :

   • Option de message électronique personnel

   • Option de livraison de documents

   • Modifier l’option du signataire

     

5. Cliquez sur Enregistrer .

Authentification du signataire

Un signataire peut être authentifié à l’aide de l’une des trois méthodes suivantes :

• E-mail : il s’agit de la méthode d’authentification par défaut. L’identité d’un signataire est vérifiée par sa capacité à accéder au courriel envoyé par OneSpan Sign. Étant donné que cette méthode dépend de la sécurité du système de messagerie, elle est moins sécurisée que les méthodes Q&R et SMS.

  

• Q&R : Cette méthode nécessite que le propriétaire du package configure une ou deux questions (et réponses) auxquelles le signataire doit répondre correctement. Si le signataire peut le faire, il est vérifié qu’il est un destinataire légitime du colis. Si vous choisissez de masquer la réponse saisie par le signataire, chaque caractère saisi par celui-ci apparaîtra à son écran sous la forme d’un astérisque (*).

  

• SMS : cette méthode nécessite que le propriétaire du package fournisse le numéro de téléphone portable du signataire. OneSpan Sign enverra un code à ce numéro une fois que le colis aura été envoyé. L’identité du signataire est vérifiée par sa capacité à fournir ce code lorsqu’il tente d’accéder au package.

  

Modification de l’ordre des signataires

Si un package comporte plusieurs documents, chaque signataire doit signer les documents dans l’ordre dans lequel ces documents apparaissent dans la liste Documents .

En revanche, par défaut, plusieurs signataires d’un package peuvent signer dans n’importe quel ordre. Si vous souhaitez que les signataires signent dans un ordre spécifique, vous devez configurer un flux de travail du signataire en effectuant la procédure suivante.

Pour configurer un flux de travail de signataire :

1. Dans la section Signataires , cochez la case Définir un flux de travail de rôle. La boîte change de nom et devient Modifier l’ordre.

2. Cliquez sur Modifier l’ordre. Une nouvelle boîte de dialogue affiche une liste ordonnée de signataires.

3. Faites glisser le guidon vers la gauche du nom de chaque signataire jusqu’à la position souhaitée dans la liste des signataires . Le curseur se transforme en barre transversale.

4. Une fois que vous avez positionné tous les signataires dans l’ordre souhaité, cliquez sur OK.

Suppression de signataires

Pour supprimer un signataire d’un package :

• Cliquez sur X à côté du nom du signataire.

Étape 3. Ajout de documents

Cette section décrit :

• Uploading Documents

• Adding Documents from SharePoint Libraries

• Changing the Document Order

• Deleting Documents

OneSpan Sign prend en charge les types de documents suivants :

• Le format de document portable d’Adobe (*.pdf) — Les PDF sur lesquels OneSpan Sign peut agir ont généralement au moins les autorisations suivantes activées : (1) Modification du document ; (2) Signature ; (3) Remplissage des champs du formulaire.

• Microsoft Word (*.doc ou *. docx)

• Bureau ouvert (*.odt)

• Texte (*.txt)

• Format de texte enrichi (*.RTF)

De plus, le pilote d’impression OneSpan Sign prend en charge tous les documents qui peuvent être imprimés à partir d’une application Windows (p. ex., Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint).

Contraintes de taille de fichier

• La taille maximale d’un document est de 16 Mo. Les documents plus petits offrent de meilleures performances : nous recommandons moins de 5 Mo par document.

• Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce ou Microsoft SharePoint, la taille maximale du fichier est de 5 Mo par document.

• Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce, le nombre maximal de documents pouvant être ajoutés à une transaction est de dix (10).

• Si vous activez la distribution d’e-mails lors de la configuration d’un destinataire, les pièces jointes de plus de 5 Mo ne sont pas prises en charge.

Contraintes de nom de fichier

• Les noms de fichiers de document ne doivent pas contenir les caractères suivants séparés par des virgules : *, /, \, :, <, >, |, ?, ".

• Le nom d’un document ne peut pas contenir la chaîne esigned.

Contraintes générales des fichiers

• Nous vous recommandons de ne pas utiliser de documents PDF qui utilisent l’architecture des formulaires XML. Pour plus d’informations, consultez Prise en charge XFA.

• Ne téléchargez pas de documents protégés par un mot de passe ou corrompus. Ceux-ci généreront une erreur.

• OneSpan vous recommande fortement de numériser un fichier PDF à la recherche d’erreurs de syntaxe (par exemple, à l’aide de l’outil de contrôle en amont d’Adobe) et de résoudre toute erreur avant d’ajouter le document à une transaction.

• Les fichiers PDF dont l’indicateur NeedAppearances est défini sur true ne sont actuellement pas pris en charge.

Téléchargement de documents

Pour télécharger un document dans un package à partir d’un référentiel local :

1. Dans la section Documents de la page Package , cliquez sur Télécharger le document.

   

2. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, cliquez sur Choisir un fichier, accédez à l’emplacement de votre document et sélectionnez-le. Cliquez sur Ouvrir.

   

3. Facultatif : Si vous souhaitez ajouter un autre document, répétez les étapes 1 et 2.

4. Cliquez sur OK.

Ajout de documents à partir de bibliothèques SharePoint

Pour ajouter des documents à un package à partir d’une bibliothèque SharePoint :

1. Sur la page Package , cliquez sur Sélectionner un ou plusieurs documents.

2. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner une bibliothèque , puis sélectionnez la bibliothèque appropriée.

3. Choisissez chaque document que vous souhaitez ajouter en cochant la case à côté de son nom. Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers.

   

4. Cliquez sur OK.

Modification de l’ordre des documents

Pour modifier l’ordre dans lequel les documents seront présentés aux signataires :

1. Cliquez sur Modifier l’ordre.

2. Faites glisser le guidon à gauche du nom de chaque document jusqu’à l’emplacement souhaité dans la liste Documents .

3. Lorsque tous les documents sont dans l’ordre souhaité, cliquez sur OK.

Suppression de documents

Pour supprimer un document d’un package :

• En regard du nom du document, sous Action, cliquez sur X.

Étape 4. Préparation des documents

Une fois que vous avez ajouté tous les signataires et documents à un package, vous êtes prêt à commencer à ajouter des zones et des champs de signature à chaque document. Les zones de signature définissent l’endroit où chaque signataire doit signer un document, et les champs contiennent des informations associées sur le signataire. Sur un document donné, vous pouvez inclure plus d’une zone de signature pour le même signataire.

Le reste de cette section décrit :

• Adding Signature Boxes and Fields

• Field Types

• Electronic Disclosures & Signatures Consent

Ajout de zones et de champs de signature

Pour ajouter des zones de signature et des champs à un document :

1. Ouvrez la vue Designer en cliquant sur Préparer l’envoi.

2. Sur la page Electronic Disclosures & Signatures Consent , cliquez sur la flèche droite pour afficher votre premier document.

   

3. À l’aide de la flèche déroulante de la liste des signataires , sélectionnez le signataire dont vous souhaitez ajouter la signature.

4. Cliquez sur Ajouter une signature.

5. Faites glisser la zone de signature à l’endroit où vous souhaitez qu’elle apparaisse dans le document.

6. Pour modifier le type de boîte de signature ou pour ajouter un champ, cliquez sur l’icône d’engrenage. Cela ouvrira le menu de la boîte de signature.

   La section suivante décrit les types de champs qui peuvent être ajoutés.

7. Répétez les étapes 3 à 6 pour chaque boîte de signature que vous souhaitez ajouter.

8. Si le package contient plusieurs documents, cliquez sur la flèche droite pour passer au document suivant. Répétez ensuite les étapes 3 à 7.

Types de champs

Vous pouvez ajouter l’un des types de champs suivants :

• Date de signature : Ce champ est automatiquement rempli avec la date à laquelle le document est signé.

• Nom du signataire : Ce champ est automatiquement rempli avec le prénom et le nom du signataire, qui sont fournis lorsque le signataire est ajouté à la transaction.

• Titre du signataire : Ce champ affiche le titre du signataire, qui est fourni lorsque le signataire est ajouté à la transaction. Si le titre du signataire n’est pas fourni, ce champ reste vide et n’est pas visible sur le document.

• Société du signataire : ce champ affiche la société du signataire, qui est fournie lorsque le signataire est ajouté à la transaction. Si l’entreprise du signataire n’est pas renseignée, ce champ reste vide et n’est pas visible sur le document.

• Champ de texte : Ce champ fournit une boîte dans laquelle le signataire peut saisir des informations supplémentaires au moment de la signature.

• Case à cocher : Une case à cocher est une option sur laquelle le signataire peut cliquer pour afficher une coche (en cliquant à nouveau, la marque est supprimée). Une case à cocher est utile pour indiquer que le signataire a terminé une action. Par exemple, un document peut inclure la question Avez-vous demandé un prêt hypothécaire auprès d’une autre institution financière ?, accompagnée des réponses Oui ou Non. Vous pouvez placer une case à cocher à côté de Oui et une autre à côté de Non.

Divulgations électroniques et consentement aux signatures

OneSpan Sign inclut automatiquement l’accord de consentement aux divulgations et signatures électroniques dans toutes ses transactions. Tous les signataires doivent accepter les termes de cet accord avant de pouvoir accéder aux documents de transaction.

À l’heure actuelle, OneSpan Sign offre des consentements électroniques en anglais et en français. Si vous souhaitez fournir un accord de consentement aux divulgations et signatures électroniques dans une autre langue, ou si vous ne souhaitez pas que cet accord soit inclus dans vos transactions, veuillez contacter notre équipe d’assistance.

Étape 5. Envoi d’un colis

Une fois que vous avez préparé les documents d’un package, vous êtes prêt à distribuer le package à ses destinataires.

Pour envoyer un colis à ses destinataires :

1. Dans le Concepteur, cliquez sur Envoyer.

2. Cliquez sur OK pour confirmer que vous souhaitez envoyer le colis.