Gestion des signataires

Une transaction est un processus de signature électronique dans OneSpan Sign. Une transaction contient généralement : (1) jusqu’à dix documents ; (2) un ou plusieurs destinataires. L’expéditeur d’une transaction effectue donc généralement les procédures suivantes : Creates a Transaction > Adds Documents > Adds Recipients > Prepares the Documents for Signing.

Chaque transaction de document et chaque modèle de transaction contient un ou plusieurs destinataires.

Cette section aborde les aspects suivants de la gestion des destinataires pour les transactions et les modèles :

• Adding recipients to a Transaction

• Recipient Authentication

• Defining a recipient Workflow

• In-Person Signing

• Tracking Signing Status

• Deleting recipients from a Transaction

• Changing Recipients

Ajouter des destinataires à une transaction

Vous pouvez ajouter jusqu’à 30 destinataires à une transaction.

Pour ajouter des destinataires à une transaction :

1. Localisez l’opération appropriée dans le tableau de bord ou à l’aide du champ de recherche Recherche.

   • Dans Lightning Experience, cliquez sur la flèche déroulante en regard de la transaction, puis cliquez sur Modifier.

   • Dans l’interface utilisateur classique, cliquez sur Modifier à côté du nom de la transaction.

2. Cliquez sur Ajouter un destinataire dans la section Destinataires de la page Modification de la transaction .

   Le propriétaire de la transaction est toujours ajouté à la liste des destinataires en tant que destinataire par défaut. Chaque destinataire supplémentaire se voit également attribuer un rôle par défaut.

3. Sélectionnez l’une des options suivantes dans le menu déroulant de la colonne Type :

   La modification manuelle de l’adresse e-mail ne modifie pas l’adresse e-mail du contact lui-même. Au lieu de cela, la modification manuelle d’une adresse e-mail entraînera automatiquement la transformation du champ Recherche en E-mail externe.

   • Contact : spécifiez un nom, une adresse e-mail et un numéro de téléphone pour le destinataire.

   • Les numéros de téléphone doivent contenir 10 chiffres plus un numéro de poste.

   • E-mail externe : spécifiez un prénom, un nom, une adresse e-mail et un numéro de téléphone pour le destinataire.

   • Utilisateur : spécifiez un nom, une adresse e-mail et un numéro de téléphone pour le destinataire.

   • Prospect : spécifiez un nom, une adresse e-mail et un numéro de téléphone pour le destinataire.

   • Groupe : sélectionnez un nom et une adresse e-mail pour le groupe dans le menu déroulant.

   • Les groupes doivent être créés à l’aide de OneSpan Sign. Pour plus d’informations, consultez Groupes.

4. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque destinataire supplémentaire que vous souhaitez ajouter.

Authentification du destinataire

Avant que OneSpan Sign ne donne accès à une transaction de document, chaque destinataire doit être authentifié en tant que destinataire prévu. Le propriétaire de la transaction choisit la méthode d’authentification pour chaque destinataire lorsqu’il ajoute le destinataire à la transaction. Différentes méthodes peuvent être choisies pour différents destinataires.

Le reste de cette section aborde les points suivants :

• Authentication Methods

• Unlocking Recipients

Méthodes d’authentification

Les méthodes d’authentification que vous pouvez choisir dépendent des méthodes d’authentification qui vous ont été accordées, en tant qu’utilisateur, par votre administrateur. Il se peut que vous ne disposiez pas de toutes ces méthodes d’authentification. Si vous ne voyez pas l’un d’entre eux, contactez notre équipe d’assistance. Les méthodes d’authentification de base suivantes peuvent être disponibles pour tous les destinataires :

• Aucun : il s’agit de la méthode d’authentification par défaut. L’identité d’un destinataire est vérifiée par sa capacité à accéder au courriel d’invitation envoyé par OneSpan Sign. Cette méthode dépend de la sécurité du système de messagerie. Les méthodes Q&R et SMS offrent plus de sécurité.

• Q&R : Cette méthode nécessite que le propriétaire de la transaction définisse une ou deux questions et réponses auxquelles le destinataire doit répondre. Si le destinataire peut fournir les bonnes réponses, il est vérifié qu’il est bien le destinataire prévu. Les expéditeurs peuvent choisir de masquer les réponses fournies par le destinataire, de sorte que chaque caractère de la réponse apparaisse à l’écran du destinataire sous la forme d’un astérisque (*).

• Pour un destinataire qui est un utilisateur, un contact ou un prospect Salesforce, le propriétaire de la transaction peut sélectionner des informations stockées dans Salesforce sur le destinataire et utiliser ces informations comme réponse.

• SMS : Lorsque le propriétaire de la transaction sélectionne cette méthode, il doit fournir le numéro du téléphone portable du destinataire. OneSpan Sign enverra un code à ce numéro lorsque la transaction sera envoyée. L’identité du destinataire est ensuite vérifiée par sa capacité à fournir ce code lorsqu’il tente d’accéder à la transaction.

  • Les numéros de téléphone peuvent contenir le numéro de poste. Les caractères +, - et ( ) sont également acceptés.

  • Les numéros de téléphone internationaux sont également pris en charge. Pour composer un numéro international, composez [+][Indicatif du pays] [Indicatif régional] [Numéro de téléphone].

  Signer avec un certificat personnel

  Si la signature de certificat personnel a été activée et configurée sur votre compte OneSpan Sign, les utilisateurs peuvent signer les transactions à l’aide d’un certificat numérique qui réside sur une carte à puce ou un jeton matériel. Pour ce faire, sélectionnez Certificat personnel dans la liste déroulante Méthode de signature de la section Destinataires .

Déverrouillage des destinataires

Si un destinataire ne s’authentifie pas trop de fois (trois), il peut être bloqué hors du système.

Lorsqu’un destinataire est bloqué :

• Ils sont informés qu’ils ne pourront pas s’authentifier et ne pourront pas signer de documents par la suite tant qu’ils n’auront pas été déverrouillés.

• Le propriétaire de la transaction est informé qu’un destinataire a été verrouillé (sur la page Détails de la transaction dans la section Destinataires , sous Action).

Pour déverrouiller un destinataire qui est devenu bloqué :

1. Cliquez sur Déverrouiller le destinataire à côté du nom du destinataire. Un message vous demande de confirmer que vous souhaitez déverrouiller le destinataire.

2. Cliquez sur Confirmer. Le destinataire est déverrouillé, ce qui lui permet de réessayer de s’authentifier.

Un autre événement qui déverrouille les destinataires verrouillés est le renvoi d’une transaction par le propriétaire de la transaction.

Définition d’un flux de travail de destinataire

Par défaut, les destinataires peuvent signer dans n’importe quel ordre. Si vous souhaitez qu’ils signent dans un ordre spécifique, vous devez définir un flux de travail pour les destinataires.

Pour définir un flux de travail de destinataire :

1. Dans la section Destinataire , cochez la case Appliquer l’ordre de signature.

2. Dans la colonne Action , cliquez sur les flèches croisées une par une et faites glisser chaque destinataire vers le haut ou vers le bas de la liste jusqu’à ce qu’il occupe la place souhaitée dans l’ordre des destinataires. Vous pouvez également saisir un ordre de signature dans le champ approprié.

Pour créer des groupes de destinataires, entrez le même numéro pour chaque destinataire que vous souhaitez inclure dans le groupe. Par exemple, si vous entrez « 1 » à côté de trois destinataires différents, ces trois destinataires devront signer avant que la transaction ne se poursuive vers les destinataires marqués « 2 ».

Signature en personne

Les documents d’une transaction peuvent être signés sur le même appareil par le propriétaire de la transaction et par tous les autres destinataires. C’est ce qu’on appelle la « signature en personne ».

Par exemple, supposons qu’un agent d’assurance-vie rende visite à un couple à son domicile, à l’aide d’un appareil mobile tel qu’une tablette. L’agent peut préparer une transaction d’assurance lors de sa rencontre avec le couple. L’agent et le couple peuvent signer électroniquement tous les documents pertinents au cours de leur seule rencontre.

Par défaut, le premier destinataire est le propriétaire de la transaction. Après que cette personne a signé, chaque destinataire subséquent doit à son tour :

1. Accepter une déclaration sous serment qui confirme leur identité.

2. Lisez et acceptez l’accord de consentement électronique sur la divulgation et la signature.

3. Signe.

Suivi de l’état de la signature

Pour une transaction donnée, cette fonctionnalité permet à un utilisateur de voir le statut de signature de chaque utilisateur : (1) à partir de la page Transaction ; (2) à partir de la liste associée sur un objet lié à la transaction.

Les valeurs possibles pour le statut de signature sont les suivantes :

• Non signé : pour les transactions dont le statut de la transaction est Brouillon

• En attente de signature : pour les transactions dont le statut de la transaction est Préparé, Refusé, Désinscrit ou Expiré

• Ce destinataire est verrouillé : pour un destinataire qui a été verrouillé en raison d’un trop grand nombre de tentatives d’authentification infructueuses

• Aucune signature n’est requise : pour une transaction sans blocs de signature requis (par exemple, un examinateur)

• Tous les documents sont signés : pour une transaction dans laquelle tous les blocs de signature ont été signés.

Suppression de destinataires d’une transaction

Pour supprimer un destinataire d’une transaction :

• Dans la colonne Action , cliquez sur X à côté du nom du destinataire .

Changement de destinataire

La fonctionnalité Changer de destinataire permet à un destinataire de déléguer sa signature à un autre destinataire. Le destinataire délégataire doit fournir l’adresse e-mail et le nom complet du délégataire. Si vous le souhaitez, le destinataire délégataire peut également fournir un message électronique au délégué. Les deux destinataires sont informés du changement de destinataire et reçoivent une copie du message électronique. Si un destinataire a délégué sa signature, le créateur de la transaction en est également informé.

Le reste de cette section aborde les points suivants :

• Permitting Signature Delegation

• Delegating Your Signature

Autorisation de la délégation de signature

Le créateur d’une transaction peut spécifier quel destinataire sera autorisé à déléguer ses signatures sur la transaction.

Pour permettre à un destinataire de déléguer sa signature :

• Dans la section Destinataires d’une transaction ou d’un modèle, cochez la case Modifier le destinataire à côté du nom du destinataire. Le destinataire pourra déléguer sa signature plusieurs fois.

Bien que la case à cocher Modifier le destinataire soit toujours visible, elle ne s’applique pas aux propriétaires de transactions, aux propriétaires de modèles ou aux espaces réservés aux destinataires.

Déléguer votre signature

Cette section ne s’applique qu’aux destinataires qui sont autorisés à déléguer leur signature (voir Permitting Signature Delegation).

Pour déléguer votre signature à un autre destinataire :

1. Ouvrez votre e-mail d’invitation et cliquez sur son lien Accéder aux documents . La page Consentement s’affiche .

2. Cliquez sur Changer de destinataire en haut de la page. La boîte de dialogue Modifier le destinataire s’affiche.

3. Saisissez le prénom, le nom et l’adresse e-mail du nouveau destinataire. Si vous le souhaitez, tapez un message à envoyer par e-mail au nouveau destinataire.

4. Cliquez sur OK. Un message de remerciement confirme que vous avez bien délégué votre signature au nouveau destinataire.

5. Cliquez sur OK.

6. Le nouveau destinataire reçoit un e-mail d’invitation, avec un lien vers les documents à signer. L’e-mail contient également le nom et l’adresse e-mail du destinataire délégataire.