Gestion des documents

Une transaction est un processus de signature électronique dans OneSpan Sign. Une transaction contient généralement : (1) jusqu’à dix documents ; (2) un ou plusieurs destinataires. L’expéditeur d’une transaction effectue donc généralement les procédures suivantes : Creates a Transaction > Adds Documents > Adds Recipients > Prepares the Documents for Signing.

Cette section traite des aspects suivants de la gestion des documents pour les transactions et les modèles :

• Document Restrictions

• Adding Documents to Transactions and Templates

• Adding Documents to Salesforce

• Adding Document Folders to Salesforce

• Modifying the Signing Order of Documents

• Deleting Documents from a Transaction

Restrictions relatives aux documents

OneSpan Sign prend en charge les types de documents suivants :

• Le format de document portable d’Adobe (*.pdf) — Les PDF sur lesquels OneSpan Sign peut agir ont généralement au moins les autorisations suivantes activées : (1) Modification du document ; (2) Signature ; (3) Remplissage des champs du formulaire.

• Microsoft Word (*.doc ou *. docx)

• Bureau ouvert (*.odt)

• Texte (*.txt)

• Format de texte enrichi (*.RTF)

De plus, le pilote d’impression OneSpan Sign prend en charge tous les documents qui peuvent être imprimés à partir d’une application Windows (p. ex., Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint).

Contraintes de taille de fichier

• La taille maximale d’un document est de 16 Mo. Les documents plus petits offrent de meilleures performances : nous recommandons moins de 5 Mo par document.

• Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce ou Microsoft SharePoint, la taille maximale du fichier est de 5 Mo par document.

• Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce, le nombre maximal de documents pouvant être ajoutés à une transaction est de dix (10).

• Si vous activez la distribution d’e-mails lors de la configuration d’un destinataire, les pièces jointes de plus de 5 Mo ne sont pas prises en charge.

Contraintes de nom de fichier

• Les noms de fichiers de document ne doivent pas contenir les caractères suivants séparés par des virgules : *, /, \, :, <, >, |, ?, ".

• Le nom d’un document ne peut pas contenir la chaîne esigned.

Contraintes générales des fichiers

• Nous vous recommandons de ne pas utiliser de documents PDF qui utilisent l’architecture des formulaires XML. Pour plus d’informations, consultez Prise en charge XFA.

• Ne téléchargez pas de documents protégés par un mot de passe ou corrompus. Ceux-ci généreront une erreur.

• OneSpan vous recommande fortement de numériser un fichier PDF à la recherche d’erreurs de syntaxe (par exemple, à l’aide de l’outil de contrôle en amont d’Adobe) et de résoudre toute erreur avant d’ajouter le document à une transaction.

• Les fichiers PDF dont l’indicateur NeedAppearances est défini sur true ne sont actuellement pas pris en charge.

Ajout de documents aux transactions et aux modèles

Pour ajouter des documents Salesforce à une transaction ou à un modèle :

1. Ouvrez ou créez un Transaction or Template.

2. Dans la section Documents d’une transaction ou d’un modèle, cliquez sur Ajouter un document.

3. La boîte de dialogue Sélectionner des documents dans Salesforce s’affiche .

   Les étapes 3 à 10 ci-dessous décrivent d’autres méthodes d’ajout de fichiers à la boîte de dialogue.

4. Si vous souhaitez ajouter des documents à partir de votre ordinateur local :

   1. Cliquez sur Télécharger les fichiers locaux.

   2. Recherchez les fichiers de votre choix et ajoutez-les à la sous-fenêtre Fichiers sélectionnés.

5. Si vous souhaitez ajouter des documents par glisser-déposer depuis votre ordinateur local :

   1. Cliquez et faites glisser les fichiers appropriés vers la boîte de dialogue.

   2. Déposez les documents dans le volet Fichiers sélectionnés .

6. Si vous souhaitez ajouter des documents via une recherche :

   1. Dans la zone Rechercher dans tous les fichiers , tapez le nom du fichier souhaité.

   2. Cliquez sur Rechercher. Les résultats de la recherche s’affichent dans le volet central.

   3. Cliquez sur Ajouter en regard des documents souhaités pour les ajouter au volet Fichiers sélectionnés .

7. Si vous souhaitez ajouter des documents à partir d’un objet associé ou d’une pièce jointe de fil d’objet associé :

   1. Cliquez sur Pièce jointe d’objet associée ou Pièce jointe de fil d’objet associée. Le volet central répertorie tous ces documents.

   2. Cliquez sur Ajouter en regard des documents souhaités pour les ajouter au volet Fichiers sélectionnés .

   À l’étape précédente, la pièce jointe d’objet associée peut être une pièce jointe Salesforce ou un fichier Salesforce. Pour plus d’informations sur l’utilisation des fichiers Salesforce, cliquez ici.

8. Si vous souhaitez ajouter des documents à partir d’une pièce jointe de flux d’objets associés :

   1. Cliquez sur Pièce jointe ou Pièce jointe du flux. Le volet central répertorie tous ces documents.

   2. Cliquez sur Ajouter en regard des documents souhaités pour les ajouter au volet Fichiers sélectionnés .

9. Si vous souhaitez ajouter des documents auxquels vous avez récemment accédé :

   1. Sous Contenu, cliquez sur Récent. Le volet central répertorie les documents que vous avez récemment touchés.

   2. Cliquez sur Ajouter en regard des documents souhaités pour les ajouter au volet Fichiers sélectionnés .

10. Si vous souhaitez ajouter des documents qui vous appartiennent :

    1. Sous Table des matières, cliquez sur Moi appartenant. Le volet central répertorie les documents dont vous êtes propriétaire.

    2. Cliquez sur Ajouter en regard des documents souhaités pour les ajouter au volet Fichiers sélectionnés .

11. Si vous souhaitez ajouter des documents en parcourant un répertoire existant :

    1. Sous Documents dans le volet gauche, cliquez sur le dossier que vous souhaitez parcourir. Le volet central répertorie tous les documents de ce dossier.

    2. Cliquez sur Ajouter en regard des documents souhaités pour les ajouter au volet Fichiers sélectionnés .

12. Vérifiez que tous les documents souhaités se trouvent dans le volet Fichiers sélectionnés , puis cliquez sur Ajouter les documents sélectionnés.

Ajout de documents à Salesforce

Ces procédures décrivent les fonctionnalités standard de Salesforce, qui ne sont disponibles que lors de l’utilisation de l’interface utilisateur classique.

Pour ajouter des documents à Salesforce :

1. Cliquez sur le signe + dans le menu Salesforce. La page Tous les onglets s’ouvre.

2. Cliquez sur Documents.

3. Dans la section Documents récents , cliquez sur Nouveau. La page Télécharger un nouveau document s’ouvre.

   

4. Entrez les détails du document, y compris le nom et la description du document, ainsi que le dossier qui contiendra le document.

5. Sélectionnez le fichier en choisissant le fichier sur votre ordinateur ou en fournissant une référence de chemin d’accès/URL au fichier.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Ajout de dossiers de documents à Salesforce

Ces procédures décrivent les fonctionnalités standard de Salesforce, qui ne sont disponibles que lors de l’utilisation de l’interface utilisateur classique.

Vous pouvez utiliser les dossiers de documents pour créer des sous-répertoires de vos documents Salesforce.

Pour créer un dossier de documents :

1. Cliquez sur le signe + dans le menu Salesforce. La page Tous les onglets s’affiche.

2. Cliquez sur Documents. La page d’accueil des documents s’ouvre.

   

3. Dans la section Dossiers de documents , cliquez sur Créer un nouveau dossier. La page Nouveau dossier de documents s’affiche.

   

4. Saisissez une étiquette de dossier de document, puis sélectionnez une option d’accès aux dossiers publics .

5. Sélectionnez l’une des options qui spécifie l’accessibilité du dossier.

6. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier l’ordre de signature des documents

Les documents sont signés dans l’ordre dans lequel ils apparaissent dans la section Documents d’une transaction.

Pour modifier l’ordre dans lequel les documents seront signés :

• Dans la colonne Action , cliquez sur les flèches croisées une par une et faites glisser chaque document vers le haut ou vers le bas de la liste jusqu’à ce qu’il occupe la place souhaitée dans l’ordre des documents.

Suppression de documents d’une transaction

Pour supprimer un document d’une transaction :

• Dans la colonne Action , cliquez sur X à côté du nom du document.