Une transaction est un processus de signature électronique au sein de OneSpan Sign. Une transaction contient généralement : (1) jusqu’à dix documents ; (2) un ou plusieurs bénéficiaires. L’expéditeur d’une transaction effectue donc généralement les procédures suivantes : crée une transaction , > ajoute des documents > ajoute des destinataires > prépare les documents pour la signature.
Cette section aborde les aspects suivants de la gestion des documents pour les transactions et les modèles :
Restrictions sur les documents
OneSpan Sign prend en charge les types de documents suivants :
Le format de document portable d’Adobe (*.pdf) — Les PDF sur lesquels OneSpan Sign peut agir ont généralement au moins ces permissions activées : (1) Modification du document ; (2) Signature ; (3) Remplissage des champs de formulaire.
Microsoft Word (*.Doc ou *. docx)
Open Office (*.odt)
Texte (*.txt)
Format de texte enrichi (*.RTF)
De plus, le pilote d’impression OneSpan Sign prend en charge tout document pouvant être imprimé depuis une application Windows (par exemple, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint).
Contraintes de taille de fichier
La taille maximale d’un seul document est de 16 Mo. Les documents plus petits offrent de meilleures performances — nous recommandons moins de 5 Mo par document.
La taille totale maximale de tous les documents d’une transaction est de 39 Mo.
Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce ou Microsoft SharePoint, la taille maximale du fichier est de 5 Mo par document.
Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce, le nombre maximal de documents pouvant être ajoutés à une transaction est de dix (10).
Si vous activez la livraison d’e-mail tout en configurant un destinataire, les pièces jointes supérieures à 5 Mo ne sont pas prises en charge.
Contraintes de noms de fichiers
Les noms de fichiers des documents ne doivent pas contenir les caractères suivants séparés par des virgules : *, /, \, :, <, >, |, ?, ".
Le nom d’un document ne peut pas contenir la chaîne signée.
Contraintes générales des fichiers
Nous vous recommandons de ne pas utiliser de documents PDF qui utilisent XML Forms Architecture. Pour plus d’informations, voir Soutien XFA.
Ne téléchargez pas les documents protégés par mot de passe ou corrompus. Celles-ci génèrent une erreur.
OneSpan recommande vivement de scanner un PDF pour détecter des erreurs de syntaxe (par exemple, en utilisant l’outil Preflight d’Adobe) et de résoudre les erreurs avant d’ajouter le document à une transaction.
Les PDF avec le drapeau NeedAppearances réglé sur true ne sont pas actuellement pris en charge.
Ajout de documents aux transactions et modèles
Pour ajouter des documents Salesforce à une transaction ou un modèle :
Ouvrez ou créez une transaction ou un modèle.
Dans la section Documents d’une transaction ou d’un modèle, cliquez sur Ajouter un document.
La boîte de dialogue Sélectionner les documents depuis Salesforce apparaît.
Les étapes 3 à 10 ci-dessous décrivent des façons alternatives d’ajouter des fichiers à la boîte de dialogue.
Si vous souhaitez ajouter des documents depuis votre machine locale :
Cliquez sur Télécharger les fichiers locaux.
Cherchez les fichiers que vous souhaitez et ajoutez-les au volet Fichiers sélectionnés.
Si vous souhaitez ajouter des documents en les faisant glisser-déposer depuis votre machine locale :
Cliquez et glisserez les fichiers concernés dans la boîte de dialogue.
Placez les documents dans le volet Fichiers sélectionnés .
Si vous souhaitez ajouter des documents via une recherche :
Dans la zone Chercher tous les fichiers , tapez le nom du fichier que vous souhaitez.
Cliquez sur Rechercher. Les résultats de recherche apparaissent dans le panneau du milieu.
Cliquez sur Ajouter à côté des documents désirés pour les ajouter au volet Fichiers sélectionnés .
Si vous souhaitez ajouter des documents à partir d’un objet associé ou d’une pièce jointe du flux d’objets associés :
Cliquez sur Pièce jointe d’objet associé ou Pièce jointe d’alimentation d’objets associés. Le panneau du milieu liste tous ces documents.
Cliquez sur Ajouter à côté des documents désirés pour les ajouter au volet Fichiers sélectionnés .
Dans l’étape précédente, la pièce jointe à un objet associé peut être soit une pièce jointe Salesforce, soit un fichier Salesforce. Pour plus d’informations sur l’utilisation des fichiers Salesforce, cliquez ici.
Si vous souhaitez ajouter des documents à partir d’une pièce jointe du flux d’objets associés :
Cliquez sur pièce jointe ou pièce jointe d’alimentation. Le panneau du milieu liste tous ces documents.
Cliquez sur Ajouter à côté des documents désirés pour les ajouter au volet Fichiers sélectionnés .
Si vous souhaitez ajouter des documents auxquels vous avez récemment consulté :
Dans Contenu, cliquez sur Recent. Le panneau du milieu liste les documents que vous avez récemment touchés.
Cliquez sur Ajouter à côté des documents désirés pour les ajouter au volet Fichiers sélectionnés .
Si vous souhaitez ajouter des documents qui vous appartiennent :
Dans Contenu, cliquez sur Propriété de moi. Le panneau du milieu liste les documents que vous possèdrez.
Cliquez sur Ajouter à côté des documents désirés pour les ajouter au volet Fichiers sélectionnés .
Si vous souhaitez ajouter des documents en parcourant un répertoire existant :
Dans Documents dans le panneau de gauche, cliquez sur le dossier que vous souhaitez parcourir. Le volet du milieu liste tous les documents de ce dossier.
Cliquez sur Ajouter à côté des documents désirés pour les ajouter au volet Fichiers sélectionnés .
Vérifiez que tous les documents souhaités sont dans le volet Fichiers sélectionnés , puis cliquez sur Ajouter des documents sélectionnés.
Ajouter des documents à Salesforce
Ces procédures décrivent les capacités standard de Salesforce, qui ne sont disponibles qu’avec l’interface Classic UI.
Pour ajouter des documents à Salesforce :
Cliquez sur + se connecter dans le menu Salesforce. La page Tous les onglets s’ouvre.
Cliquez sur Documents.
Dans la section Documents récents , cliquez sur Nouveau. La page Télécharger un nouveau document s’ouvre.
Saisissez les détails du document, y compris le nom et la description du document, ainsi que le dossier qui contiendra le document.
Sélectionnez le fichier en choisissant le fichier depuis votre ordinateur, ou en fournissant une référence de chemin/URL au fichier.
Cliquez sur Enregistrer.
Ajout de dossiers de documents à Salesforce
Ces procédures décrivent les capacités standard de Salesforce, qui ne sont disponibles qu’avec l’interface Classic UI.
Vous pouvez utiliser les dossiers de documents pour créer des sous-répertoires de vos documents Salesforce.
Pour créer un dossier de document :
Cliquez sur + se connecter dans le menu Salesforce. La page Tous les onglets apparaît.
Cliquez sur Documents. La page d’accueil des Documents s’ouvre.
Dans la section Dossiers de documents , cliquez sur Créer un nouveau dossier. La page Nouveau dossier de document apparaît.
Tapez une étiquette de dossier de document, puis sélectionnez une option d’accès public à un dossier .
Sélectionnez l’une des options qui spécifie l’accessibilité du dossier.
Cliquez sur Enregistrer.
Modification de l’ordre de signature des documents
Les documents sont signés dans l’ordre dans lequel ils apparaissent dans la section Documents d’une transaction.
Pour changer l’ordre dans lequel les documents seront signés :
Sous la colonne Action , cliquez sur les flèches barrées une à une, puis faites glisser chaque document vers le haut ou le bas de la liste jusqu’à ce qu’il occupe la place souhaitée dans l’ordre du document.
Suppression de documents d’une transaction
Pour supprimer un document d’une transaction :
Sous la colonne Action , cliquez sur X à côté du nom du document.