OneSpan Sign offre une plateforme complète de signature électronique pour le Web, incluant la préparation, la distribution, la relecture, la signature et le téléchargement de documents.
Un connecteur appelé OneSpan Sign Embedded Integration pour Salesforce permet à ses utilisateurs d’obtenir rapidement des signatures électroniques sécurisées et conformes pour les transactions créées dans ce connecteur.
Toutes les fonctionnalités OneSpan Sign ne sont pas prises en charge par une intégration avec ce connecteur. Cependant, la plupart, sinon la totalité, des fonctionnalités prises en charge par cette intégration se trouvent dans la documentation de ce Connector. Pour toute question concernant une fonctionnalité spécifique, veuillez les poser sur nos forums. Si une fonctionnalité que vous recherchez n’est pas prise en charge, veuillez informer votre contact commercial afin qu’une demande officielle puisse être faite.
Le but de ce guide est de vous faire démarrer rapidement avec ce connecteur. Vous pouvez le faire en réalisant les procédures suivantes :
Installation de la solution
Prérequis
Vous êtes administrateur système Salesforce et vous avez un compte Salesforce Sandbox (sur
test.salesforce.com).Si vous préférez, vous pouvez évaluer le connecteur en utilisant un compte développeur Salesforce ou un compte Salesforce Professional.
Vous avez un compte Sandbox OneSpan Sign. Si vous n’avez pas encore de compte, vous pouvez vous en abonner.
L’administrateur OneSpan Sign doit posséder un profil administrateur système Salesforce. Leur nom d’utilisateur OneSpan Sign et leur adresse e-mail Salesforce doivent être identiques.
Le Chatter est activé dans Salesforce.
Vous avez l’une des éditions Salesforce suivantes :
Carrière professionnelle
Enterprise
Illimité
Développeur
Installation
Pour installer pour la première fois l’intégration OneSpan Sign Embedded pour Salesforce :
Ouvrez un navigateur web et allez jusqu’à https://appexchange.salesforce.com.
En utilisant le champ de recherche en haut de la page, cherchez OneSpan Sign.
Cliquez sur l’intégration intégrée OneSpan Sign pour l’application Salesforce , puis cliquez sur Obtenir dès maintenant.
Cliquez sur Connectez-vous à l’App Exchange et saisissez vos identifiants de connexion Salesforce.
Cliquez sur Installer dans le bac à sable. Un écran « Presque arrivé ! » apparaît.
Sélectionnez la case que j’ai lue et acceptez les conditions générales.
Cliquez sur Confirmer et installer.
Sur l’écran qui apparaît, saisissez le nom d’utilisateur de votre compte Salesforce Sandbox. La page Détails de l’installation de la transaction apparaît.
Cliquez sur l’option Installer pour les administrateurs, puis sur Continuer. Une boîte de dialogue Approuver l’accès tiers apparaît.
Sélectionnez la case Oui, accordez l’accès à ces sites tiers, puis cliquez sur Continuer.
Si vous avez une installation Salesforce en production :
Consultez les informations affichées, puis cliquez sur Suivant. Une page Choisir le niveau de sécurité apparaît.
Sélectionnez Accorder l’accès aux administrateurs uniquement, puis cliquez sur Suivant. Une page de transaction d’installation apparaît.
Cliquez sur Installer.
Une fois l’installation terminée, cliquez sur Gérer les licences, et attribuez la licence Salesforce à l’utilisateur souhaitant utiliser l’intégration intégrée OneSpan Sign Embedded pour Salesforce.
Comme vous installez l’application pour la première fois, vous n’avez qu’une seule licence Salesforce. Pour obtenir des licences supplémentaires, veuillez contacter votre conseiller client (Représentant de la Satisfaction Client) chez OneSpan Sign.
La page OneSpan Sign Installed Transaction Details apparaît, vous permettant de consulter les détails de la demande.
Configuration de la solution
Cette section décrit les aspects suivants de la configuration de la solution :
Prérequis de configuration
Vous êtes à la fois administrateur système Salesforce et administrateur OneSpan Sign.
Votre compte Sandbox Salesforce est configuré avec un prénom, un nom de famille et une adresse e-mail. De plus, ces valeurs sont les mêmes que celles utilisées pour votre compte OneSpan Sign Sandbox.
Connexion au panneau OneSpan
L’intégration OneSpan Sign Embedded pour Salesforce doit être connectée à votre compte OneSpan Sign Sandbox.
Pour connecter l’intégration OneSpan Sign Embedded pour Salesforce à votre compte OneSpan Sign Sandbox :
Connectez-vous à l’organisation Salesforce.com concernée en tant qu’administrateur système.
Cliquez sur le menu Salesforce.com Application en haut à droite. Dans le menu déroulant, sélectionnez OneSpan Sign. La page d’accueil OneSpan Sign Transactions apparaît.
Cliquez sur l’onglet Admin . La page d’administration des enseignes OneSpan apparaît.
Dans la section Paramètres de connexion de l’onglet Configuration , sélectionnez votre environnement dans le menu déroulant Environnement . Pour plus d’informations sur les environnements, voir URL d’environnement et adresses IP.
Choisissez soit les identifiants admin , soit la clé API OneSpan Sign comme méthode de connexion. Ensuite, tapez votre nom d’utilisateur OneSpan Sign et votre mot de passe OneSpan Sign dans les champs de texte.
Cliquez sur Connecter. Une boîte de dialogue demande la permission de se connecter.
Cliquez sur Permettre. Une connexion est établie entre l’intégration OneSpan Sign Embedded pour Salesforce et votre compte OneSpan Sign Sandbox.
Configuration d’un utilisateur existant de Salesforce
Pour permettre à un utilisateur existant de Salesforce d’accéder à l’intégration OneSpan Sign Embedded pour Salesforce :
Connectez-vous à l’organisation Salesforce.com concernée en tant qu’administrateur système.
Dans le menu en haut, cliquez sur Configurer.
Dans la section Administrer , sélectionnez Gérer les utilisateurs.
Cliquez sur Utilisateurs.
Cliquez sur le nom de l’utilisateur Salesforce concerné.
Cliquez sur Assignations du jeu de permissions, puis sur Modifier les attributions. Sur la page Assignations de l’ensemble de permissions, configurez toutes les permissions souhaitées pour l’utilisateur Salesforce.
Pour consulter les descriptions des ensembles de permissions disponibles, cliquez ici. Si vous souhaitez évaluer pour la première fois l’intégration OneSpan Sign Embedded pour Salesforce, sélectionnez tous les ensembles de permissions.
Cliquez sur Enregistrer.
Test de la solution
Après avoir installé et configuré votre solution, vous pouvez la tester en effectuant séquentiellement les procédures suivantes :
Création d’une transaction
Pour créer une transaction :
Connectez-vous à OneSpan Sign Embedded Integration pour Salesforce en tant qu’utilisateur ayant la permission de créer une transaction.
Dans le menu OneSpan Sign Embedded Integration pour Salesforce , cliquez sur Transactions. La page d’accueil des Transactions apparaît.
Dans la section Récemment vus , cliquez sur Nouer.
Saisissez un nom de transaction.
Cliquez sur Suivant. La transaction est créée, avec l’utilisateur connecté comme destinataire par défaut.
Ajout de documents
OneSpan Sign prend en charge les types de documents suivants :
Le format de document portable d’Adobe (*.pdf) — Les PDF sur lesquels OneSpan Sign peut agir ont généralement au moins ces permissions activées : (1) Modification du document ; (2) Signature ; (3) Remplissage des champs de formulaire.
Microsoft Word (*.Doc ou *. docx)
Open Office (*.odt)
Texte (*.txt)
Format de texte enrichi (*.RTF)
De plus, le pilote d’impression OneSpan Sign prend en charge tout document pouvant être imprimé depuis une application Windows (par exemple, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint).
Contraintes de taille de fichier
La taille maximale d’un seul document est de 16 Mo. Les documents plus petits offrent de meilleures performances — nous recommandons moins de 5 Mo par document.
La taille totale maximale de tous les documents d’une transaction est de 39 Mo.
Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce ou Microsoft SharePoint, la taille maximale du fichier est de 5 Mo par document.
Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce, le nombre maximal de documents pouvant être ajoutés à une transaction est de dix (10).
Si vous activez la livraison d’e-mail tout en configurant un destinataire, les pièces jointes supérieures à 5 Mo ne sont pas prises en charge.
Contraintes de noms de fichiers
Les noms de fichiers des documents ne doivent pas contenir les caractères suivants séparés par des virgules : *, /, \, :, <, >, |, ?, ".
Le nom d’un document ne peut pas contenir la chaîne signée.
Contraintes générales des fichiers
Nous vous recommandons de ne pas utiliser de documents PDF qui utilisent XML Forms Architecture. Pour plus d’informations, voir Soutien XFA.
Ne téléchargez pas les documents protégés par mot de passe ou corrompus. Celles-ci génèrent une erreur.
OneSpan recommande vivement de scanner un PDF pour détecter des erreurs de syntaxe (par exemple, en utilisant l’outil Preflight d’Adobe) et de résoudre les erreurs avant d’ajouter le document à une transaction.
Les PDF avec le drapeau NeedAppearances réglé sur true ne sont pas actuellement pris en charge.
Pour ajouter des documents à votre transaction :
Depuis la section Documents de la transaction, cliquez sur Ajouter un document. Une nouvelle page apparaît.
Cliquez sur Télécharger les fichiers locaux.
Cliquez sur Choisir des fichiers.
Cliquez sur Ajouter des documents sélectionnés. Les documents que vous avez sélectionnés sont ajoutés à la transaction.
Ajout de récipiendaires
Pour ajouter deux destinataires à votre transaction :
Depuis la section Destinataires de la transaction, cliquez sur Ajouter Destinataire. Une nouvelle rangée apparaît.
Dans le menu déroulant de cette ligne, sélectionnez Contact.
Cliquez sur la loupe à côté du champ Recherche , et sélectionnez un Contact.
Cliquez à nouveau sur Ajouter le destinataire . Une nouvelle rangée apparaît.
Dans le menu déroulant de cette ligne, sélectionnez Email externe.
Saisissez manuellement le prénom, le nom de famille et l’adresse e-mail d’un destinataire approprié.
Cliquez sur Enregistrer les destinataires. Les deux destinataires que vous avez mentionnés sont ajoutés à votre transaction.
Préparation des documents
Pour préparer vos documents à la signature :
Lors de la consultation de votre transaction (à laquelle un ou plusieurs documents ont été ajoutés), cliquez sur Préparer. La vue Designer apparaît.
Dans l’accord de divulgation électronique et de consentement à la signature , cliquez sur la flèche orientée vers la droite pour afficher le premier document de la transaction.
Dans le menu Destinataires , sélectionnez un destinataire.
Cliquez sur Champs pour ajouter un bloc de signature pour ce destinataire.
Glissez le bloc de signature à l’endroit où vous voulez qu’il apparaisse dans le document.
Si vous souhaitez changer le type de bloc de signature, ou si vous souhaitez ajouter un champ, cliquez sur l’icône Paramètres . Le menu Signature Block apparaît.
Répétez les étapes 4 à 7 pour chaque bloc de signature que vous souhaitez ajouter au document.
S’il y a un autre document, cliquez sur la flèche de droite pour l’afficher, puis répétez les étapes 4 à 8.
Répétez l’étape précédente pour chaque document de la transaction.
Fermez la fenêtre en cliquant sur le X en haut à droite.
Envoi de la transaction
Pour envoyer votre transaction à la signature :
Depuis la page Modification de la transaction , cliquez sur Envoyer. La transaction est envoyée pour être signée, et chaque destinataire reçoit un e-mail d’invitation.
Signature de la transaction
Pour signer les documents de votre transaction :
Si vous êtes à la fois le propriétaire de la transaction et un destinataire (avec au moins un bloc de signature assigné), sur la page Détails de la transaction , cliquez sur Signer. Une fenêtre d’aperçu affiche le premier document.
Si vous êtes un destinataire mais pas le propriétaire de la transaction :
Dans l’email que vous avez reçu, cliquez sur Aller dans Documents.
Lisez l’accord de consentement et cliquez sur Accepter. Une fenêtre d’aperçu affiche le premier document.
Signez tous vos blocs de signature dans le document. Ces blocs doivent être indiqués par des post-its.
Si des blocs de signature non signés se trouvent en dehors de votre écran, une notification de signatures non signées affiche le nombre de signatures encore requises. Une barre de progression en haut du document indique le nombre de signatures que vous avez complétées, ainsi que le nombre total de signatures qui vous sont attribuées dans ce document (par exemple, 3/10 complétées).
Pour confirmer vos signatures dans le document actuel, cliquez sur OK.
Répétez les étapes 3 à 4 pour chaque document de la transaction.
Une fois toutes vos signatures appliquées, une version actualisée de l’écran confirme que vous avez terminé la transaction.
Une fois qu’une transaction a été signée par tous les destinataires, son statut passe à Terminé. Pour consulter ce statut, il peut être utile de rafraîchir votre page.
Pour vérifier que tous les documents d’une transaction achevée ont été signés, dans la section Documents de la page Détails de la transaction , cliquez sur l’icône sous Documents signés. Cela vous permet de télécharger vos documents. Ouvrez chaque document et vérifiez que tous ses blocs de signature ont été signés.
Pour en savoir plus sur l’utilisation de l’intégration OneSpan Sign Embedded pour Salesforce, consultez la Gestion des transactions et des modèles.