Guide de démarrage rapide de OneSpan Sign pour Salesforce

OneSpan Sign fournit une plateforme complète de signature électronique pour le Web, y compris la préparation, la distribution, la révision, la signature et le téléchargement de documents.

Un connecteur appelé OneSpan Sign Embedded Integration pour Salesforce permet à ses utilisateurs d’obtenir rapidement des signatures électroniques sécurisées et conformes pour les transactions créées dans ce connecteur.

Toutes les fonctionnalités de OneSpan Sign ne sont pas prises en charge par une intégration avec ce connecteur. Toutefois, la plupart, sinon la totalité, des fonctionnalités prises en charge par cette intégration se trouvent dans la documentation de ce connecteur. Pour toute question sur une fonctionnalité spécifique, veuillez les poser dans nos forums. Si une fonctionnalité que vous recherchez n’est pas prise en charge, veuillez en informer votre contact commercial afin qu’une demande officielle puisse être faite.

L’objectif de ce guide est de vous permettre d’être rapidement opérationnel avec ce connecteur. Pour ce faire, procédez comme suit :

• Installation de la solution

• Configuration de la solution

• Test de la solution

Installation de la solution

Conditions préalables

• Vous êtes administrateur système Salesforce et vous disposez d’un compte Salesforce Sandbox (sur test.salesforce.com).

  Si vous préférez, vous pouvez évaluer le connecteur à l’aide d’un compte Salesforce Developer ou d’un compte Salesforce Professional.

• Vous avez un compte OneSpan Sign Sandbox. Si vous n’avez pas encore de compte, vous pouvez en créer un.

• L’administrateur OneSpan Sign doit disposer d’un profil d’administrateur système Salesforce. Leur nom d’utilisateur OneSpan Sign et leur adresse e-mail Salesforce doivent être identiques.

• Chatter est activé dans Salesforce.

• Vous disposez de l’une des éditions Salesforce suivantes :

  • Professionnel

  • Entreprise

  • Illimité

  • Promoteur

Installation

Pour installer OneSpan Sign Embedded Integration pour Salesforce pour la première fois :

1. Ouvrez un navigateur Web et accédez à https://appexchange.salesforce.com.

2. À l’aide du champ de recherche en haut de la page, recherchez OneSpan Sign.

3. Cliquez sur l’application OneSpan Sign Embedded Integration pour Salesforce , puis cliquez sur Get It Now.

4. Cliquez sur Se connecter à App Exchange et saisissez vos identifiants de connexion Salesforce.

5. Cliquez sur Installer dans le bac à sable. Un écran Presque là ! apparaît.

6. Cochez la case J’ai lu et j’accepte les termes et conditions.

7. Cliquez sur Confirmer et installer.

8. Sur l’écran qui s’affiche, saisissez le nom d’utilisateur de votre compte Salesforce Sandbox. La page Détails de l’installation de la transaction s’affiche.

9. Cliquez sur l’option Installer pour les administrateurs, puis cliquez sur Continuer. La boîte de dialogue Approuver l’accès des tiers s’affiche.

10. Cochez la case Oui, accorder l’accès à ces sites Web tiers, puis cliquez sur Continuer.

11. Si vous disposez d’une installation Salesforce de production :

    1. Vérifiez les informations affichées, puis cliquez sur Suivant. Une page Choisir le niveau de sécurité s’affiche.

    2. Sélectionnez Accorder l’accès aux administrateurs uniquement, puis cliquez sur Suivant. Une page Installer la transaction s’affiche.

    3. Cliquez sur Installer.

    4. Une fois l’installation terminée, cliquez sur Gérer les licences et attribuez la licence Salesforce à l’utilisateur qui souhaite utiliser l’intégration OneSpan Sign Embedded pour Salesforce.

       Étant donné que vous installez l’application pour la première fois, vous ne disposez que d’une seule licence Salesforce. Pour obtenir des licences supplémentaires, veuillez communiquer avec votre représentant de la satisfaction de la clientèle (CSR) OneSpan Sign.

12. La page Détails de la transaction OneSpan Sign installé s’affiche, vous permettant de consulter les détails de l’application.

Configuration de la solution

Cette section décrit les aspects suivants de la configuration de la solution :

• Conditions préalables à la configuration

• Connexion à OneSpan Sign

• Configuration d’un utilisateur Salesforce existant

Conditions préalables à la configuration

• Vous êtes à la fois un administrateur système Salesforce et un administrateur OneSpan Sign.

• Votre compte Salesforce Sandbox est configuré avec un prénom, un nom et une adresse e-mail. De plus, ces valeurs sont les mêmes que celles utilisées pour votre compte OneSpan Sign Sandbox.

Connexion à OneSpan Sign

L’intégration intégrée de OneSpan Sign pour Salesforce doit être connectée à votre compte Sandbox OneSpan Sign.

Pour connecter l’intégration intégrée de OneSpan Sign pour Salesforce à votre compte de bac à sable OneSpan Sign :

1. Connectez-vous à l’organisation Salesforce.com concernée en tant qu’administrateur système.

2. Cliquez sur le menu Salesforce.com de l’application dans le coin supérieur droit. Dans le menu déroulant, sélectionnez OneSpan Sign. La page d’accueil de OneSpan Sign Transactions s’affiche.

3. Cliquez sur l’onglet Admin . La page d’administration de OneSpan Sign s’affiche.

4. Dans la section Paramètres de connexion de l’onglet Configuration , sélectionnez votre environnement dans le menu déroulant Environnement . Pour plus d’informations sur les environnements, consultez URL d’environnement et adresses IP.

5. Choisissez Admin Credentials ou OneSpan Sign  API Key comme méthode de connexion. Tapez ensuite votre nom d’utilisateur OneSpan Sign et votre mot de passe OneSpan Sign dans les champs de texte.

6. Cliquez sur Connecter. Une boîte de dialogue demande l’autorisation de se connecter.

7. Cliquez sur Autoriser. Une connexion est établie entre l’intégration intégrée de OneSpan Sign pour Salesforce et votre compte Sandbox OneSpan Sign.

Configuration d’un utilisateur Salesforce existant

Pour permettre à un utilisateur Salesforce existant d’accéder à l’intégration intégrée de OneSpan Sign pour Salesforce :

1. Connectez-vous à l’organisation Salesforce.com appropriée en tant qu’administrateur système.

2. Dans le menu supérieur, cliquez sur Configuration.

3. Dans la section Administrer , sélectionnez Gérer les utilisateurs.

4. Cliquez sur Utilisateurs.

5. Cliquez sur le nom de l’utilisateur Salesforce concerné.

6. Cliquez sur Attributions d’ensemble d’autorisations, puis sur Modifier les attributions. Sur la page Attributions d’ensembles d’autorisations, configurez toutes les autorisations souhaitées pour l’utilisateur Salesforce.

   Pour consulter les descriptions des ensembles d’autorisations disponibles, cliquez ici. Si vous souhaitez évaluer l’intégration intégrée de OneSpan Sign pour Salesforce pour la première fois, sélectionnez tous les ensembles d’autorisations.

7. Cliquez sur Enregistrer.

Test de la solution

Une fois que vous avez installé et configuré votre solution, vous pouvez la tester en effectuant séquentiellement les procédures suivantes :

1. Création d’une transaction

2. Ajout de documents

3. Ajouter des destinataires

4. Préparation des documents

5. Envoi de la transaction

6. Signature de la transaction

Création d’une transaction

Pour créer une transaction :

1. Connectez-vous à l’intégration intégrée de OneSpan Sign pour Salesforce en tant qu’utilisateur autorisé à créer une transaction.

2. Dans le menu Intégration intégrée de OneSpan Sign pour Salesforce , cliquez sur Transactions. La page d’accueil Transactions s’affiche.

3. Dans la section Récemment consulté , cliquez sur Nouveau.

4. Entrez un nom de transaction.

5. Cliquez sur Suivant. La transaction est créée, avec l’utilisateur connecté comme destinataire par défaut.

Ajout de documents

OneSpan Sign prend en charge les types de documents suivants :

• Le format de document portable d’Adobe (*.pdf) — Les PDF sur lesquels OneSpan Sign peut agir ont généralement au moins les autorisations suivantes activées : (1) Modification du document ; (2) Signature ; (3) Remplissage des champs du formulaire.

• Microsoft Word (*.doc ou *. docx)

• Bureau ouvert (*.odt)

• Texte (*.txt)

• Format de texte enrichi (*.RTF)

De plus, le pilote d’impression OneSpan Sign prend en charge tous les documents qui peuvent être imprimés à partir d’une application Windows (p. ex., Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint).

Contraintes de taille de fichier

• La taille maximale d’un document est de 16 Mo. Les documents plus petits offrent de meilleures performances : nous recommandons moins de 5 Mo par document.

• Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce ou Microsoft SharePoint, la taille maximale du fichier est de 5 Mo par document.

• Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce, le nombre maximal de documents pouvant être ajoutés à une transaction est de dix (10).

• Si vous activez la distribution d’e-mails lors de la configuration d’un destinataire, les pièces jointes de plus de 5 Mo ne sont pas prises en charge.

Contraintes de nom de fichier

• Les noms de fichiers de document ne doivent pas contenir les caractères suivants séparés par des virgules : *, /, \, :, <, >, |, ?, ".

• Le nom d’un document ne peut pas contenir la chaîne esigned.

Contraintes générales des fichiers

• Nous vous recommandons de ne pas utiliser de documents PDF qui utilisent l’architecture des formulaires XML . Pour plus d’informations, consultez Prise en charge XFA.

• Ne téléchargez pas de documents protégés par un mot de passe ou corrompus. Ceux-ci généreront une erreur.

• OneSpan vous recommande fortement de numériser un fichier PDF à la recherche d’erreurs de syntaxe (par exemple, à l’aide de l’outil de contrôle en amont d’Adobe) et de résoudre toute erreur avant d’ajouter le document à une transaction.

• Les fichiers PDF dont l’indicateur NeedAppearances est défini sur true ne sont actuellement pas pris en charge.

Pour ajouter des documents à votre transaction :

1. Dans la section Documents de la transaction, cliquez sur Ajouter un document. Une nouvelle page apparaît.

2. Cliquez sur Télécharger les fichiers locaux.

3. Cliquez sur Choisir des fichiers.

4. Cliquez sur Ajouter les documents sélectionnés. Les documents que vous avez sélectionnés sont ajoutés à la transaction.

Ajouter des destinataires

Pour ajouter deux destinataires à votre transaction :

1. Dans la section Destinataires de la transaction, cliquez sur Ajouter un destinataire. Une nouvelle ligne apparaît.

2. Dans le menu déroulant de cette rangée, sélectionnez Contact.

3. Cliquez sur la loupe en regard du champ Recherche , puis sélectionnez un contact.

4. Cliquez à nouveau sur Ajouter un destinataire . Une nouvelle ligne apparaît.

5. Dans le menu déroulant de cette ligne, sélectionnez E-mail externe.

6. Entrez manuellement le prénom, le nom et l’adresse e-mail d’un destinataire approprié.

7. Cliquez sur Enregistrer les destinataires. Les deux destinataires que vous avez spécifiés sont ajoutés à votre transaction.

Préparation des documents

Pour préparer vos documents à signer :

1. Lorsque vous consultez votre transaction (à laquelle un ou plusieurs documents ont été ajoutés), cliquez sur Préparer. La vue Designer s’affiche.

2. Dans l’accord de consentement de divulgation et de signature électroniques , cliquez sur la flèche orientée vers la droite pour afficher le premier document de la transaction.

3. Dans le menu Destinataires , sélectionnez un destinataire.

4. Cliquez sur Champs pour ajouter un bloc de signature pour ce destinataire.

5. Faites glisser le bloc de signature à l’endroit où vous souhaitez qu’il apparaisse dans le document.

6. Si vous souhaitez modifier le type de bloc de signature ou si vous souhaitez ajouter un champ, cliquez sur l’icône Paramètres . Le menu Bloc de signature s’affiche.

7. Répétez les étapes 4 à 7 pour chaque bloc de signature que vous souhaitez ajouter au document.

8. S’il existe un autre document, cliquez sur la flèche droite pour l’afficher, puis répétez les étapes 4 à 8.

9. Répétez l’étape précédente pour chaque document de la transaction.

10. Fermez la fenêtre en cliquant sur le X dans le coin supérieur droit.

Envoi de la transaction

Pour envoyer votre transaction à signer :

• Sur la page Modifier la transaction , cliquez sur Envoyer. La transaction est envoyée pour être signée, et chaque destinataire reçoit un e-mail d’invitation.

Signature de la transaction

Pour signer les documents de votre transaction :

1. Si vous êtes le propriétaire de la transaction et un destinataire (avec au moins un bloc de signature attribué), sur la page Détails de la transaction , cliquez sur Signer. Une fenêtre d’aperçu affiche le premier document.

2. Si vous êtes un destinataire mais que vous n’êtes pas le propriétaire de la transaction :

   1. Dans l’e-mail que vous avez reçu, cliquez sur Accéder aux documents.

   2. Lisez le consentement et cliquez sur Accepter. Une fenêtre d’aperçu affiche le premier document.

3. Signez tous vos blocs de signature dans le document. Ces blocs doivent être indiqués par des post-its.

   Si des blocs de signatures non signées se trouvent en dehors de votre écran, une notification Signatures non signées affiche le nombre de signatures encore requises. Une barre de progression en haut du document indique le nombre de signatures que vous avez complétées, ainsi que le nombre total de signatures qui vous ont été attribuées dans ce document (par exemple, 3/10 complétées).

4. Pour confirmer vos signatures dans le document actuel, cliquez sur OK.

5. Répétez les étapes 3 et 4 pour chaque document de la transaction.

6. Une fois que toutes vos signatures ont été apposées, une version actualisée de l’écran confirme que vous avez terminé de signer la transaction.

   Une fois qu’une transaction a été signée par tous les destinataires, son statut passe à Terminé. Pour afficher cet état, il peut être utile d’actualiser votre page.

7. Pour vérifier que tous les documents d’une transaction terminée ont été signés, dans la section Documents de la page Détails de la transaction , cliquez sur l’icône sous Documents signés. Cela vous permet de télécharger vos documents. Ouvrez chaque document et vérifiez que tous ses blocs de signature ont été signés.

Pour en savoir plus sur l’utilisation de l’intégration OneSpan Sign Embedded pour Salesforce, consultez la section Gestion des transactions et des modèles.