Guide de démarrage rapide de OneSpan Sign pour SharePoint Online

OneSpan Sign fournit une plateforme complète de signature électronique pour le Web, y compris la préparation, la distribution, la révision, la signature et le téléchargement de documents.

L’intégration intégrée de OneSpan Sign pour SharePoint Online permet à ses utilisateurs d’obtenir rapidement des signatures électroniques sécurisées et conformes pour les transactions créées dans ce connecteur.

Toutes les fonctionnalités de OneSpan Sign ne sont pas prises en charge par une intégration avec ce connecteur. Toutefois, la plupart, sinon la totalité, des fonctionnalités prises en charge par cette intégration se trouvent dans la documentation de ce connecteur. Pour toute question sur une fonctionnalité spécifique, veuillez les poser dans nos forums. Si une fonctionnalité que vous recherchez n’est pas prise en charge, veuillez en informer votre contact commercial afin qu’une demande officielle puisse être faite.

L’objectif de ce guide est de vous permettre d’être rapidement opérationnel avec ce connecteur. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Installation de la solution

2. Configuration de la solution

3. Test de la solution

Installation de la solution

Conditions préalables

Pour installer l’intégration intégrée de OneSpan Sign pour SharePoint Online, vous devez disposer d’un compte Sandbox ou de production pour OneSpan Sign. Pour obtenir un compte Sandbox gratuit, suivez les instructions sur cette page.

Vous devez également disposer des privilèges d’administrateur pour l’intégration intégrée de OneSpan Sign pour SharePoint Online et être un administrateur Microsoft SharePoint.

Il s’agit d’un connecteur en ligne, vous aurez donc besoin de l’un des navigateurs pris en charge suivants :

• Chrome (dernière version stable)

• Firefox (dernière version stable)

• Microsoft Edge (dernière version stable) — À partir de OneSpan Sign 11.39, la nouvelle expérience utilisateur , y compris l’expérience du signataire, ne prendra plus en charge Edge en mode IE .

Les utilisateurs de OneSpan Sign ne peuvent plus accéder à la nouvelle expérience utilisateur à partir d’Internet Explorer, mais les utilisateurs sur site peuvent accéder à l’expérience utilisateur classique à partir d’Internet Explorer 11. Les utilisateurs SaaS ne peuvent plus accéder à l’expérience utilisateur classique.

Pour accéder à l’intégration intégrée de OneSpan Sign pour SharePoint Online, effectuez les procédures suivantes :

1. Installation du connecteur sur votre site

2. Ouverture du connecteur

Installation du connecteur sur votre site

L’intégration intégrée de OneSpan Sign pour SharePoint Online doit être mise à disposition par votre administrateur Microsoft SharePoint. Si vous ne voyez pas l’intégration intégrée de OneSpan Sign pour SharePoint Online, contactez cet administrateur ou consultez la documentation de Microsoft SharePoint.

Pour installer l’intégration intégrée de OneSpan Sign pour SharePoint Online sur votre site :

1. Connectez-vous à votre site Microsoft SharePoint.

2. Accédez à la page du contenu du site .

   Si vous utilisez l’expérience utilisateur classique, cliquez sur Ajouter une application.

3. Cliquez sur Nouvelle application >.

4. Dans le menu latéral, sélectionnez Applications que vous pouvez ajouter ou De votre organisation.

5. Recherchez et sélectionnez OneSpan Sign Embedded Integration for SharePoint Online.

   Si vous ne voyez pas notre application ici, vous pouvez utiliser le Microsoft SharePoint Store pour l’ajouter ou contacter votre administrateur système. Pour en savoir plus sur l’installation à partir du Microsoft SharePoint Store, consultez la documentation de Microsoft SharePoint.

6. Installez l’application à l’aide des instructions d’installation standard de Microsoft SharePoint.

Ouverture du connecteur

Pour ouvrir l’intégration intégrée de OneSpan Sign pour SharePoint Online :

1. Accédez à la page du contenu du site .

2. Sélectionnez Intégration intégrée de OneSpan Sign pour SharePoint Online.

Si l’application n’a pas encore été mise à jour par Microsoft SharePoint, elle sera grisée. Si cela se produit, essayez de rafraîchir la page de votre navigateur.

Configuration de la solution

Maintenant que vous avez installé l’intégration intégrée de OneSpan Sign pour SharePoint Online, mettons-le en service en le connectant à votre compte OneSpan Sign.

Votre organisation ne doit avoir qu’un seul compte OneSpan Sign. Si vous n’avez pas de compte, veuillez contacter notre équipe d’assistance.

Pour connecter l’intégration intégrée de OneSpan Sign pour SharePoint Online à votre compte OneSpan Sign :

1. Connectez-vous à OneSpan Sign.

2. Accédez à la page Contenu du site , puis sélectionnez l’application OneSpan Sign Embedded Integration for SharePoint Online. La page Paramètres de connexion s’affiche.

3. Spécifiez les paramètres obligatoires suivants :

   • URL de l’API : Entrez cette URL ou utilisez la liste déroulante pour sélectionner votre environnement de production OneSpan Sign.

   • Nom d’utilisateur OneSpan Sign : Entrez votre nom d’utilisateur.

   • Mot de passe OneSpan Sign : Entrez votre mot de passe.

4. Cliquez sur Connecter. Une fois cette étape terminée, vous devez être connecté et prêt à commencer à utiliser l’intégration intégrée de OneSpan Sign pour SharePoint Online.

Test de la solution

Maintenant que l’intégration intégrée de OneSpan Sign pour SharePoint Online est opérationnelle, nous allons créer et tester une transaction.

Pour créer et tester une transaction, effectuez les procédures suivantes :

1. Création d’une transaction

2. Ajout de documents à une transaction

3. Ajouter des destinataires à une transaction

4. Préparation des documents à signer

5. Envoi de documents à signer

6. Signature de documents

Création d’une transaction

Pour créer une transaction :

1. Ouvrez l’intégration intégrée OneSpan Sign pour SharePoint Online.

2. Cliquez sur Nouvelle transaction. Un panneau Nouvelle transaction apparaît sur la droite.

3. Tapez un nom pour la transaction. Si vous le souhaitez, tapez une description pour la transaction.

4. Si vous souhaitez créer la transaction à partir d’un modèle, choisissez un modèle dans la liste déroulante Sélectionner un modèle . Cette liste affiche tous les modèles que vous avez créés, ainsi que tous les modèles créés par d’autres utilisateurs marqués comme partagés. Une icône spéciale est visible à côté de chaque modèle partagé.

5. Facultatif : Utilisez l’onglet Avancé pour spécifier les paramètres supplémentaires suivants :

   • Date d’expiration— Spécifiez une date à laquelle tous les documents doivent être signés. Une fois la transaction expirée, elle ne sera plus disponible pour la signature. La date d’expiration ne peut pas être la date actuelle ou une date passée.

   • Langue — Spécifiez la langue dans laquelle la transaction apparaîtra.

   • Message électronique : utilisez ce paramètre si vous souhaitez envoyer un message qui sera vu par tous les destinataires dans le cadre de l’e-mail d’invitation de la transaction. Si un modèle est sélectionné, ce champ sera renseigné à partir du modèle.

   • Signature en personne : utilisez ce paramètre pour exiger que la transaction soit signée en personne par tous les signataires sur le même appareil.

6. Cliquez sur Créer.

Votre transaction a été créée et apparaît maintenant dans l’onglet Brouillons . Vous êtes maintenant prêt à y ajouter des documents et des destinataires.

Ajout de documents à une transaction

Les sections suivantes traitent de divers aspects de l’ajout de documents à une transaction :

• Considérations générales

• Ajout de documents à partir d’une bibliothèque Microsoft SharePoint

• Ajout de documents à partir d’un référentiel local

Considérations générales

OneSpan Sign prend en charge les types de documents suivants :

• Le format de document portable d’Adobe (*.pdf) — Les PDF sur lesquels OneSpan Sign peut agir ont généralement au moins les autorisations suivantes activées : (1) Modification du document ; (2) Signature ; (3) Remplissage des champs du formulaire.

• Microsoft Word (*.doc ou *. docx)

• Bureau ouvert (*.odt)

• Texte (*.txt)

• Format de texte enrichi (*.RTF)

De plus, le pilote d’impression OneSpan Sign prend en charge tous les documents qui peuvent être imprimés à partir d’une application Windows (p. ex., Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint).

Contraintes de taille de fichier

• La taille maximale d’un document est de 16 Mo. Les documents plus petits offrent de meilleures performances : nous recommandons moins de 5 Mo par document.

• Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce ou Microsoft SharePoint, la taille maximale du fichier est de 5 Mo par document.

• Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce, le nombre maximal de documents pouvant être ajoutés à une transaction est de dix (10).

• Si vous activez la distribution d’e-mails lors de la configuration d’un destinataire, les pièces jointes de plus de 5 Mo ne sont pas prises en charge.

Contraintes de nom de fichier

• Les noms de fichiers de document ne doivent pas contenir les caractères suivants séparés par des virgules : *, /, \, :, <, >, |, ?, ".

• Le nom d’un document ne peut pas contenir la chaîne esigned.

Contraintes générales des fichiers

• Nous vous recommandons de ne pas utiliser de documents PDF qui utilisent l’architecture des formulaires XML . Pour plus d’informations, consultez Prise en charge XFA.

• Ne téléchargez pas de documents protégés par un mot de passe ou corrompus. Ceux-ci généreront une erreur.

• OneSpan vous recommande fortement de numériser un fichier PDF à la recherche d’erreurs de syntaxe (par exemple, à l’aide de l’outil de contrôle en amont d’Adobe) et de résoudre toute erreur avant d’ajouter le document à une transaction.

• Les fichiers PDF dont l’indicateur NeedAppearances est défini sur true ne sont actuellement pas pris en charge.

Ajout de documents à partir d’une bibliothèque Microsoft SharePoint

Pour ajouter des documents à une transaction à partir d’une bibliothèque Microsoft SharePoint :

1. Sélectionnez la transaction.

2. Dans la section Documents de votre transaction, cliquez sur Sélectionner un document. La bibliothèque de documents s’affiche.

3. Sélectionnez l’emplacement des documents que vous souhaitez ajouter.

4. Sélectionnez les documents que vous souhaitez ajouter.

5. Cliquez sur OK. Les documents sélectionnés sont ajoutés à la transaction.

Ajout de documents à partir d’un référentiel local

Pour ajouter des documents à une transaction à partir d’un référentiel local :

1. Sélectionnez la transaction.

2. Cliquez sur Télécharger. Une boîte de dialogue s’affiche.

3. Naviguez jusqu’à l’emplacement de vos documents et sélectionnez les documents que vous souhaitez ajouter.

4. Cliquez sur Ouvrir. Les documents sélectionnés sont ajoutés à la transaction.

Ajouter des destinataires à une transaction

Les « destinataires » d’une transaction sont ses participants, tels que spécifiés par le créateur de la transaction. Les destinataires sont exactement les personnes que le créateur de la transaction a invitées à consulter et/ou à signer au moins un des documents de la transaction.

Les destinataires sont ajoutés à une transaction un par un. Par défaut, vous êtes répertorié en tant que destinataire car vous êtes le propriétaire de la transaction. Tous les destinataires d’une transaction sont affichés dans sa liste de destinataires .

Pour ajouter des destinataires à une transaction :

1. Dans la section Destinataires de votre transaction, cliquez sur Ajouter un destinataire.

2. Si vous ajoutez un utilisateur Microsoft SharePoint existant, cliquez sur Sélectionner un destinataire SharePoint. Sinon, dans la liste déroulante Type , sélectionnez le type de destinataire que vous souhaitez ajouter. Vous pouvez vous sélectionner vous-même ou une autre personne. Si vous vous sélectionnez vous-même, il vous suffit de cliquer sur Ajouter pour continuer. Si vous sélectionnez une autre personne, vous devez entrer des valeurs dans les champs suivants :

   • E-mail : l’adresse e-mail du destinataire. Ce champ doit avoir le format d’une adresse e-mail valide.

   • Prénom : Le prénom du destinataire.

   • Nom de famille : nom de famille du destinataire.

3. Cliquez sur Ajouter.

4. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque destinataire que vous souhaitez ajouter.

5. Si vous souhaitez modifier l’ordre dans lequel les destinataires doivent signer, activez l’option Définir l’ordre de signature . Faites ensuite glisser la poignée de glissement de chaque destinataire (points à gauche de l’icône de son destinataire) vers le haut ou vers le bas de la liste des destinataires jusqu’à l’emplacement souhaité. Le numéro à côté d’un destinataire représente sa place dans l’ordre de signature.

Veuillez tenir compte de ce qui suit :

• Si l’adresse e-mail d’un destinataire rebondit plus de trois fois : (1) cette adresse est ajoutée à la liste noire de OneSpan Sign ; (2) le destinataire ne recevra plus les courriels OneSpan Sign.

• Si l’adresse courriel d’un destinataire est mise sur liste noire d’un compte, elle sera mise sur liste noire de tous les comptes OneSpan Sign.

• Si une transaction contenant une adresse e-mail sur liste noire est envoyée, un e-mail informera l’expéditeur de la transaction que l’adresse a été mise sur liste noire. Une notification est envoyée chaque fois que l’adresse de la liste noire est utilisée.

• Si l’expéditeur de la transaction souhaite supprimer une adresse e-mail de la liste noire, il doit contacter son administrateur système, qui doit appeler notre équipe d’assistance.

Préparation des documents à signer

Une fois que vous avez ajouté tous les documents et destinataires souhaités à une transaction, vous pouvez préparer chaque document pour la signature en y ajoutant des blocs de signature et des champs.

Un bloc de signature est un espace rectangulaire à l’intérieur d’un document électronique dont le but est de recevoir et d’afficher une signature électronique. À l’intérieur d’un document donné, vous pouvez ajouter plusieurs blocs de signature pour le même signataire.

Les champs permettent de placer des données supplémentaires dans un document au moment de la signature. À l’instar des blocs de signature, les champs peuvent être placés n’importe où à l’intérieur d’un document. Néanmoins, chaque champ est lié à un bloc de signature particulier. Seul le signataire de ce bloc peut attribuer ou modifier la valeur du champ. Une fois le bloc signé, cependant, la valeur du champ ne peut être modifiée par personne.

Pour préparer les documents d’une transaction à signer :

1. Lorsque vous affichez une transaction qui comporte au moins un document, cliquez sur Préparer l’envoi. La vue Designer s’affiche

2. Dans la liste déroulante Signataires , sélectionnez un destinataire. À l’étape suivante, vous allez ajouter un bloc de signature spécifique à ce destinataire.

3. Faites glisser un bloc de signature (par exemple, Signature ou Initiale du signataire ) à l’endroit où vous souhaitez qu’il apparaisse dans le document.

4. Si vous souhaitez modifier le type de bloc de signature ou ajouter un champ, cliquez sur l’icône d’engrenage. Le menu Bloc de signature s’affiche.

5. Répétez les étapes 2 à 4 pour chaque bloc de signature que vous souhaitez ajouter au document.

6. S’il existe un autre document, cliquez sur la flèche droite pour l’afficher. Répétez ensuite les étapes 2 à 5.

Envoi de documents à signer

Pour envoyer les documents d’une transaction à signer :

1. Dans la vue Designer de la transaction, cliquez sur Envoyer pour signer.

2. Cliquez sur OK. Les documents sont envoyés pour être signés, et chaque signataire reçoit un e-mail d’invitation.

Signature de documents

Pour signer les documents d’une transaction qui a été envoyée :

1. En tant que destinataire, ouvrez votre e-mail d’invitation et cliquez sur le lien fourni. La transaction s’ouvre.

   Les propriétaires de transaction ne reçoivent pas d’invitations par e-mail. Au lieu de cela, ils doivent vérifier leur intégration OneSpan Sign intégrée pour la boîte de réception des transactions SharePoint Online.

2. Lisez le consentement et cliquez sur Accepter. Le premier document de la transaction s’affiche.

3. Signez tous vos blocs de signature dans le document. Ces blocs doivent être indiqués par des post-its.

4. Si des blocs de signatures non signées se trouvent en dehors de votre écran, une notification Signatures non signées affiche le nombre de signatures encore requises.

   Une barre de progression en haut du document indique le nombre de signatures que vous avez complétées, ainsi que le nombre total de signatures qui vous ont été attribuées dans ce document (par exemple, 3/10 complétées).

5. Pour confirmer vos signatures dans le document actuel, cliquez sur Confirmer.

6. Répétez ces étapes pour chaque document de la transaction.

Une fois que vous avez terminé avec succès le test ci-dessus, vous êtes prêt à créer des transactions pour le monde réel et à explorer d’autres aspects de l’intégration intégrée de OneSpan Sign pour SharePoint Online. Vous trouverez de plus amples informations dans d’autres documents sur ce connecteur sur ce site Web. Vous pouvez également obtenir plus d’informations auprès de notre équipe d’assistance.