Envoi de documents pour signature

Cette section décrit :

• Uploading Documents or Folders to Box

• Deleting Documents or Folders from Box

• Sending Files for Signing with OneSpan Sign

• Creating a Transaction

Téléchargement de documents ou de dossiers dans Box

Pour télécharger des documents sur votre compte Box :

1. Pour télécharger un fichier, cliquez sur Télécharger > Télécharger des fichiers .

2. Pour télécharger un dossier et tout son contenu, cliquez sur Télécharger > Charger des dossiers .

OneSpan Sign prend en charge les types de documents suivants :

• Le format de document portable d’Adobe (*.pdf) — Les PDF sur lesquels OneSpan Sign peut agir ont généralement au moins les autorisations suivantes activées : (1) Modification du document ; (2) Signature ; (3) Remplissage des champs du formulaire.

• Microsoft Word (*.doc ou *. docx)

• Bureau ouvert (*.odt)

• Texte (*.txt)

• Format de texte enrichi (*.RTF)

De plus, le pilote d’impression OneSpan Sign prend en charge tous les documents qui peuvent être imprimés à partir d’une application Windows (p. ex., Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint).

Contraintes de taille de fichier

• La taille maximale d’un document est de 16 Mo. Les documents plus petits offrent de meilleures performances : nous recommandons moins de 5 Mo par document.

• Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce ou Microsoft SharePoint, la taille maximale du fichier est de 5 Mo par document.

• Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce, le nombre maximal de documents pouvant être ajoutés à une transaction est de dix (10).

• Si vous activez la distribution d’e-mails lors de la configuration d’un destinataire, les pièces jointes de plus de 5 Mo ne sont pas prises en charge.

Contraintes de nom de fichier

• Les noms de fichiers de document ne doivent pas contenir les caractères suivants séparés par des virgules : *, /, \, :, <, >, |, ?, ".

• Le nom d’un document ne peut pas contenir la chaîne esigned.

Contraintes générales des fichiers

• Nous vous recommandons de ne pas utiliser de documents PDF qui utilisent l’architecture des formulaires XML. Pour plus d’informations, consultez Prise en charge XFA.

• Ne téléchargez pas de documents protégés par un mot de passe ou corrompus. Ceux-ci généreront une erreur.

• OneSpan vous recommande fortement de numériser un fichier PDF à la recherche d’erreurs de syntaxe (par exemple, à l’aide de l’outil de contrôle en amont d’Adobe) et de résoudre toute erreur avant d’ajouter le document à une transaction.

• Les fichiers PDF dont l’indicateur NeedAppearances est défini sur true ne sont actuellement pas pris en charge.

Suppression de documents ou de dossiers de Box

Pour supprimer des documents ou des dossiers de votre compte Box :

1. Cochez les cases en regard des fichiers ou dossiers que vous souhaitez supprimer.

2. Cliquez sur Supprimer.

Envoi de fichiers à signer avec OneSpan Sign

Cette section décrit :

• Sending a Single Document for Signing

• Sending Multiple Documents for Signing

Envoi d’un seul document pour signature

Pour distribuer un seul document à partir de votre compte Box à signer :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier approprié, puis sélectionnez Plus d’actions > Envoyer avec OneSpan Sign.

   Sinon, si vos documents Box sont affichés en mode Liste, vous pouvez cliquer sur Plus d’options > Plus d’actions > Envoyer avec OneSpan Sign .

2. Votre document s’ouvrira dans le concepteur de OneSpan Sign, où vous pourrez ajouter des blocs de signature et d’autres champs au document. Pour ajouter des signataires et terminer la création d’une transaction, consultez la section Creating a Transaction ci-dessous.

Envoi de plusieurs documents pour signature

Pour distribuer plusieurs documents à partir de votre compte Box à signer :

1. Assurez-vous que tous les documents se trouvent dans un seul dossier sur votre compte Box.

2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur ce dossier, puis sélectionnez Plus d’actions > Envoyer avec OneSpan Sign.

   Sinon, si vos documents Box sont affichés en mode Liste, vous pouvez cliquer sur Plus d’options > Plus d’actions > Envoyer avec OneSpan Sign .

   Tous les documents à distribuer pour signature doivent se trouver au niveau supérieur dans le dossier cliqué avec le bouton droit. Ils ne peuvent pas se trouver dans les sous-répertoires de ce dossier, car ces sous-répertoires seront ignorés.

   Vos documents s’ouvriront dans le concepteur de OneSpan Sign, où vous pourrez ajouter des blocs de signature et d’autres champs aux documents. Pour ajouter des signataires et terminer la création d’une transaction, consultez la section Creating a Transaction ci-dessous.

Création d’une transaction

Une fois que vous avez cliqué sur Envoyer avec OneSpan Sign dans votre compte Box, OneSpan Sign s’ouvre. C’est à partir de là que vous terminerez la construction de votre transaction. Pour plus d’informations, consultez Préparation des transactions.