La fonction Spécifier le destinataire vous permet d’envoyer une transaction même si vous ne savez pas encore qui seront les signataires finaux. Au lieu d’entrer des personnes spécifiques à l’avance, l’expéditeur ajoute des rôles provisoires et assigne une personne comme spécificateur destinataire. Après l’envoi de la transaction, le spécificateur destinataire identifie les vrais signataires, et le flux de travail de signature se poursuit.
Si vous souhaitez utiliser l’un des SDK OneSpan pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez installer la dernière version des SDK. Pour installer les derniers SDK, consultez Téléchargement des SDKS. Cette fonctionnalité doit également être activée pour votre compte. Pour cela, contactez notre Support Team.
Par exemple :
L’expéditeur sait quels rôles doit signer, mais pas les individus spécifiques.
Un coordinateur ou un manager doit remplir les informations du signataire après la création de la transaction.
Le flux de travail général est le suivant :
L’expéditeur crée une transaction.
L’expéditeur ajoute des rôles temporaires au lieu de sélectionner des destinataires nommés.
L’expéditeur désigne un « Spécificateur du destinataire ». C’est la personne qui identifiera ensuite les vrais signataires.
La transaction est envoyée et le système passe en état ENVOYÉ .
Une notification est envoyée au Spécificateur du destinataire.
Le Destinataire Spécififier saisit le nom/adresse e-mail du destinataire réel pour un, certains ou tous les rôles provisoires.
Le flux de travail reprend et les nouveaux signataires désignés sont informés de terminer la signature.
Concepts clés
Concept | Description |
|---|---|
Récipiendaire provisoire | Un rôle de signataire obligatoire qui n’a pas encore de personne réelle assignée (par exemple, « Emprunteur », « Apponteur », « Témoin »). Utilise le type de signataire PLACEHOLDER . |
Spécificateur destinataire | La personne unique responsable d’identifier les véritables destinataires pour les remplaçants est une fois la transaction envoyée. |
Étape du spécificateur | La phase du cycle de vie d’une transaction où le flux de travail est mis en pause, afin que le Destinataire Spécififier puisse accomplir sa tâche. |
État SENT | Le statut de transaction OneSpan Sign utilisé lors de l’étape Spécififier. La transaction est marquée comme ENVOYÉE, mais les invitations à la signature sont retenues jusqu’à ce que tout soit spécifié. |
Page Spécifier les destinataires | Une page spécifique dans l’interface du signataire que le Destinataire Spécififier utilise pour remplir les détails de remplacement et pour envoyer le formulaire. |
Un seul Spécificateur du destinataire (gestionnaire du signataire) est autorisé par transaction.
Signataires en double
Spécifier Le destinataire prend en charge les doublons de signataires. Si le Spécificateur du destinataire remplace un rôle de substitut par lui-même, et qu’il est déjà un signataire ailleurs dans la transaction, les deux entrées sont fusionnées lorsque cela est possible.
Spécification des destinataires depuis l’interface de l’expéditeur
La spécification du destinataire peut désormais être effectuée directement depuis l’interface de l’expéditeur, en plus du flux de travail basé sur les notifications décrit ci-dessus.
Si le Destinataire Spécificateur a des actions à effectuer sur les documents de la transaction et que c’est à son tour de signer, il est conduit directement à la cérémonie de signature après avoir spécifié les destinataires.
Envoi d’une transaction destinataire spécifique
Pour envoyer une transaction Spécifique au destinataire :
Lors de l’ajout de destinataires à une transaction, sélectionnez le destinataire qui sera le Destinataire Spécificateur. C’est la personne qui identifiera les signataires réels de la transaction. Ajoutez-les à la transaction comme vous le feriez avec un signataire régulier.
Cliquez sur l’ellipse à côté de ce destinataire (...) puis cliquez sur Paramètres avancés.
Activez l’option Spécifier les destinataires temporaires et cliquez sur Enregistrer.
Ajoutez autant de destinataires temporaires que nécessaire. Pour cela, ajoutez un destinataire, entrez un nom de placeholder, puis cliquez sur l’icône
du destinataire à gauche de son nom. À partir de là, sélectionnez Placeholder comme type de destinataire.
Continuez à modifier votre transaction comme d’habitude (documents, champs de signature, etc.) puis envoyez la transaction à la signature.
Une fois que le Destinataire désigné reçoit la transaction, il sera alors responsable de fournir les informations réelles du destinataire pour chaque Placeholder. Ces signataires seront ensuite dirigés vers la cérémonie de signature.
Aperçu des documents avant la spécification
Avant de terminer la spécification, le Spécificateur de Destinataire peut prévisualiser les documents de la transaction pour confirmer exactement quelles signatures et champs appartiennent à chaque Placeholder, plutôt que d’attribuer les destinataires uniquement sur la base du nom du rôle. Seuls des champs de placement sont affichés — les champs appartenant aux destinataires nommés (expéditeurs, signataires réguliers) n’apparaissent dans aucun mode d’aperçu.
Mode | Description |
|---|---|
Tous les places provisoires | Affiche chaque document de transaction avec les signatures et champs de tous les placeholders nécessitant une spécification. Les champs sont codés par couleur en utilisant le même schéma de couleurs de placeholder décrit dans Placeholder List Display. |
Un seul substitut | Une option « Prévisualiser en tant que destinataire » à côté de chaque lieu de remplacement ouvre un modal porté uniquement aux documents sur lesquels ce lieu de remplacement possède des signatures ou des champs. |
Miniature | Cliquer sur une vignette de document ouvre un aperçu de page complète, défilé automatiquement vers la page concernée, avec la possibilité de faire défiler les documents restants depuis la même vue. |
Aperçu d’un seul Placeholder
Pour prévisualiser les documents à la recherche d’un seul placeholder :
Depuis la page Spécifier les destinataires, localisez le lieu de remplacement dans la liste.
Sélectionnez Aperçu comme destinataire.
Le modal de prévisualisation s’ouvre, relié aux documents contenant les champs de ce placeholder.
Fermez le modal pour revenir à la page Spécifier les destinataires.
L’aperçu du document affiche le statut du substitut et l’action requise directement au-dessus de son document, afin que le spécificateur ne confonde pas l’absence de champs visibles avec l’absence d’une action requise. Cela s’applique que le placeholder soit un évaluateur, un signataire ou un destinataire acceptant seul.
Les documents dans l’aperçu sont basés sur la visibilité du spécificateur.
Actions disponibles
Le Spécificateur de Destinataire a accès aux actions suivantes lors de la spécification des destinataires :
Action | Comportement |
|---|---|
Sauvegarder sur le flou | Sauvegarde les entrées courantes sans les soumettre. Le spécificateur peut se fermer et revenir plus tard. |
Supprimer le Placeholder | Supprime un lieu de placement de la transaction. Affiche le message de confirmation : « Cette action retirera définitivement le destinataire de la transaction. Voulez-vous continuer ? » |
Ajouter un message personnel | Apparaît si aucun message personnel n’a été défini par l’expéditeur. Permet au spécificateur d’en ajouter un. |
Soumettre | Déclenche une boîte de confirmation avant de finaliser. |
Soumission du formulaire
En cliquant sur Envoyer, la boîte de dialogue de confirmation suivante s’affiche :
« Soumettre le formulaire effectuera tous les remplacements, éliminera les destinataires non identifiés et lancera la signature de la transaction. Une fois soumis, vous ne pourrez plus effectuer de modifications aux destinataires. Voulez-vous continuer ? »
Confirmer : effectue les remplacements provisoires, supprime les espaces réservés non spécifiés restants, et envoie la transaction pour signature.
Annuler : Retour à la page Spécifier les destinataires sans modifications.
Soumission automatique lors de la dernière suppression du Placeholder
Si le spécificateur supprime le dernier indicateur restant et qu’aucun autre destinataire ne nécessite de spécification, le formulaire est soumis automatiquement. Le message de confirmation se lit comme suit :
« Cette action retirera définitivement le destinataire de la transaction et soumettra automatiquement le formulaire. Voulez-vous continuer ? »
Contestation d’une spécification du destinataire
En plus de compléter la spécification, le Spécififier du destinataire peut contester (refuser) la demande — en renvoyant la transaction à l’expéditeur avec une raison, plutôt que de la laisser bloquée ou de tenter de spécifier incorrectement les destinataires.
Contestation d’une spécification
Pour contester une demande de spécification du destinataire :
Depuis la page Spécifier les destinataires, ouvrez Plus d’actions.
Sélectionnez Contester.
Dans le panneau « Contester la spécification du destinataire », saisissez une raison dans le champ requis Entrer une raison . Le bouton Contester est désactivé jusqu’à ce qu’une raison soit saisie.
Sélectionnez Contester pour soumettre, ou Annuler pour revenir à la page Spécifier les destinataires sans contester.
Conséquences
La contestation d’une spécification de destinataire a les effets suivants :
Élément | Valeur |
|---|---|
Statut de la transaction | Réglé sur Draft (Refusé). |
Page de confirmation du spécificateur | Titre : « Spécification du destinataire contestée. » Corps : « Vous avez contesté la spécification du destinataire pour cette transaction. Une notification par e-mail a été envoyée à l’expéditeur de la transaction. » |
URL de transfert | Pas suivi lors d’un litige, même si l’un est configuré. |
Indicateur de tableau de bord | Une icône « i » apparaît à côté du nom de la transaction dans le dossier Drafts. Infobulle : « Cette transaction a été contestée. » |
Page d’édition de la transaction | Affiche « Veuillez examiner les détails de l’annulation de '{nom de la transaction}' », avec la raison du litige incluse dans le modal « Détails d’annulation pour {nom de la transaction} ». |
Réaccès au lien de spécificateur/signature | Affiche une page d’erreur. Titre : « Transaction contestée. » Corps : « Cette transaction n’est plus disponible car elle a été contestée. Veuillez contacter l’expéditeur de la transaction pour plus d’informations. » |