La section Destinataires de la page Draft vous permet de : (1) consulter tous les destinataires existants des invitations à la signature de la transaction ; (2) modifier divers réglages pour ces destinataires ; (3) ajouter d'autres destinataires à la transaction.
Pour garantir la sécurité de vos transactions, n'utilisez pas d'adresses e-mail factices pour vos destinataires.
Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi configure Authentication Methods for recipients.
Ajout de destinataires à une transaction
Les bénéficiaires peuvent être ajoutés à une transaction qui se trouve dans le brouillon de l'État ou en cours. Si la transaction est en cours, le processus de signature sera suspendu jusqu'à ce que les modifications soient terminées.
Vous pouvez ajouter jusqu'à un maximum de 100 destinataires par modèle ou transaction. Cependant, pour une performance maximale, nous recommandons de limiter le nombre de bénéficiaires à 20.
Pour ajouter des destinataires à une transaction :
Localisez la section Destinataires de la transaction.
Cliquez sur Ajouter le destinataire. Une nouvelle rangée apparaît pour un nouveau destinataire.
Tapez le prénom, le nom de famille ou l'e-mail du destinataire.
Ces trois champs se trouvent à droite de l'« icône destinataire » (
). Taper l'un de ces champs fait apparaître une liste d'utilisateurs correspondants à partir de : (1) l'historique des destinataires ; (2) la liste des expéditeurs de comptes. Remplissez chaque champ soit en tapant, soit en sélectionnant une option dans la liste des destinataires qui apparaît. Vous ne pouvez pas utiliser de guillemets ( " ) lors de la saisie du nom d'un signataire. Cependant, vous pouvez utiliser des guillemets intelligents ( ' et ' ).
Les champs suivants peuvent apparaître pour les utilisateurs de cette liste :
Prénom : Le prénom du destinataire. Ce champ est affiché uniquement pour les types Destinataire ou Moi-même . C'est un champ obligatoire lorsque vous définissez un destinataire qui fait partie de ces types.
Nom de famille : Le nom de famille du destinataire. Ce champ est affiché uniquement pour les types Destinataire ou Moi-même . C'est un champ obligatoire lorsque vous définissez un destinataire qui fait partie de ces types.
Email : Adresse e-mail du destinataire. Ce champ doit avoir le format d'une adresse e-mail valide. Il est affiché uniquement pour les types Destinataire ou Moi-même . C'est un champ obligatoire lorsque vous définissez un destinataire qui fait partie de ces types.
Répétez les étapes ci-dessus jusqu'à avoir ajouté tous les destinataires souhaités.
Optionnel : Pour configurer des paramètres supplémentaires pour un destinataire (y compris recipient authentication), cliquez sur les ellipsis à côté du destinataire (...),. Ces réglages peuvent être mis à jour à tout moment.
Cliquez sur Suivant pour accepter vos paramètres. Vous pouvez ensuite add fields accéder aux documents de la transaction.
Politique d'e-mail non livrable
Les règles suivantes s'appliquent aux adresses e-mail qui ne reçoivent pas les notifications système :
Si la livraison à l'adresse e-mail d'un destinataire échoue plus de trois fois : (1) cette adresse est ajoutée à la liste noire de OneSpan Sign ; (2) le destinataire ne recevra plus d'emails OneSpan Sign.
Si l'email d'un destinataire est mis sur liste noire d'un compte, il sera mis sur liste noire de tous les comptes OneSpan Sign.
Si une transaction est envoyée contenant une adresse e-mail mise sur liste noire, un e-mail informera l'expéditeur de la transaction que l'adresse a été inscrite sur liste noire. Une notification est envoyée à chaque fois que l'adresse sur liste noire est utilisée.
Si l'expéditeur de la transaction souhaite retirer une adresse e-mail de la liste noire, il doit contacter son administrateur système, qui doit contacter notre équipe de support.
Langages pris en charge
Si la liste de l' supported languages has been limited option Utiliser le langage de la transaction apparaîtra sur la page Détails du destinataire.
Activer cette option garantira que la langue destinataire suit toujours la langue de la transaction. Cela signifie que si le langage de la transaction est modifié, les destinataires ayant cette option activée hériteront du nouveau langage.
De plus, si activé, le langage sera défini sur celui de la transaction ou du modèle et le menu déroulant Langue sera désactivé.
Si l'option Utiliser le langage des transactions est désactivée, le langage restera comme le langage des transactions ou du modèle, et le menu déroulant du langage sera activé.
Comportement par défaut
Lorsque l'utilisation des langages pris en charge est limitée, les comportements par défaut suivants seront en place :
Lors de l'ajout d'un destinataire externe, l'option Utiliser le langage de la transaction sera sélectionnée par défaut.
Lors de l'ajout d'un destinataire de groupe, le langage (bien que non visible sur l'interface utilisateur) sera défini sur Utiliser le langage de transaction. Cela signifie que tout expéditeur qui accède à la cérémonie de signature en tant que membre de ce groupe aura la formulation de la transaction.
Lorsque vous ajoutez moi-même ou un destinataire interne :
Si la langue du destinataire Override est activée pour le compte, la langue du destinataire sera définie sur Utiliser le langage des transactions.
Si le langage du destinataire Override est désactivé pour le compte :
Si la langue préférée (expéditrice) du destinataire fait partie des langues prises en charge, la langue du destinataire sera définie sur la langue qu'elle préfère.
Si la langue préférée (expéditrice) du destinataire ne fait pas partie des langues prises en charge, la langue destinataire sera définie sur Utiliser le langage transactionnel.
Lors du remplacement d'un destinataire temporaire, l'option Utiliser la langue de la transaction sera sélectionnée par défaut.
Lors du remplacement d'un destinataire temporaire, l'option « Utiliser le langage de la transaction » sera sélectionnée par défaut.
Lors du remplacement d'un destinataire temporaire, l'option Utiliser la langue de la transaction sera sélectionnée par défaut.
Lors de l'ajout d'un destinataire à une transaction ou à un modèle depuis l'interface de l'expéditeur :
Pour un modèle ou une transaction jamais envoyée, si le langage sélectionné n'est pas pris en charge, la création échouera avec un message indiquant que le langage défini pour ce modèle et/ou l'un des destinataires n'est plus pris en charge par votre administrateur. Veuillez choisir une autre langue.
Pour une transaction déjà envoyée, si le langage sélectionné est différent de celui de la transaction ET ne fait pas partie de la liste des langages pris en charge, la création échouera avec un message indiquant « Le langage défini pour le destinataire n'est plus pris en charge par votre administrateur. Veuillez choisir une autre langue.
Si le langage de transaction n'est plus pris en charge, lors de l'ajout ou du remplacement d'un destinataire et que l' option Utiliser le langage de transaction est sélectionnée, l'action échouera avec une erreur qui indique : Le langage défini pour le destinataire n'est plus pris en charge par votre administrateur. Veuillez choisir une autre langue... Le langage de la transaction devra être mis à jour avant que vous puissiez ajouter ou remplacer le destinataire.
Réattribution des récipiendaires
Par défaut, cette fonctionnalité est DÉSACTIVÉE. Si vous activez cette option, pendant l'Expérience du signataire, le destinataire pourra déléguer son rôle dans une transaction à un autre destinataire. Cette action est disponible uniquement pour les types de destinataires et de groupe .
Pour réaffecter un destinataire :
Localisez la section Destinataires de la transaction.
Sélectionnez le destinataire, puis cliquez sur les ellipsis (...) dans la dernière colonne.
Cliquez sur Paramètres.
Sélectionnez l'onglet Avancé .
Activez l'option Change Signer .
Changement du type d'un destinataire
Une fois qu'un destinataire a été sauvegardé, son « type » peut être modifié.
Pour changer le type d'un destinataire :
Localisez la section Destinataires de la transaction concernée.
Cliquez sur l'« icône destinataire » de l'utilisateur (
). Un menu déroulant affiche les options de type : Sélectionnez l'un des types de destinataires dans le tableau suivant.
Usage | Notes | |
|---|---|---|
Destinataire | Utilisez ce type pour ajouter comme destinataire un expéditeur de compte ou un utilisateur individuel avec une adresse e-mail. | Ce type est sélectionné par défaut lorsqu'un nouveau destinataire est ajouté à une transaction. Il n'y aura rien à faire pour cette personne à moins que vous n'ajoutez dans les champs documents de la transaction pour qu'elle les initialise ou signe. |
Groupe | Utilisez ce type pour ajouter comme destinataire un groupe existant au sein du compte. | Ce type n'est pas visible si les groupes ne sont pas configurés dans le compte, ou si Activer la notarisation est sélectionné pour la transaction. Pour ajouter un groupe ad hoc, utilisez la boîte déroulante pour sélectionner les groupes ad hoc. Les groupes ad hoc sont utiles lorsque vous souhaitez créer un groupe, mais uniquement pour une seule transaction. |
Moi-même | Utilisez ce type pour vous ajouter comme destinataire — c'est-à-dire pour ajouter l'utilisateur actuellement connecté. | Ce type n'est pas visible si vous êtes déjà destinataire de la transaction. |
Espace réservé | Utilisez ce type pour ajouter comme destinataire un signataire dont l'identité sera déterminée plus tard. | Cela peut être utile si, par exemple, vous créez une transaction à partir d'un modèle. Cependant, tous les espaces réservés doivent être remplacés par de vrais signataires avant qu'une transaction ne soit distribuée pour la signature. |
Ajout de critiques
Un Reviewer est une personne à qui on donne accès à une transaction, afin de pouvoir examiner le contenu de cette transaction. Un Évaluateur sera informé de la création et de l'achèvement d'une transaction, mais n'est pas autrement impliqué. Une transaction peut avoir plusieurs évaluateurs.
Pour ajouter un destinataire en tant que Réviseur, il suffit de l'ajouter à la transaction, mais pas assign any signatures à lui. Un Examinateur peut consulter les informations contenues dans la transaction (par exemple, l'état actuel de la transaction ; qui a déjà signé ; qui n'a pas encore signé).
Des individus et des groupes peuvent être configurés en tant que Critiques.
Modification des informations personnelles d'un destinataire
Pour modifier les informations personnelles d'un destinataire existant :
Localisez la section Destinataires de la transaction.
Modifiez les informations du destinataire (par exemple, prénom, nom de famille, e-mail, titre, entreprise).
Taper le prénom, le nom de famille ou l'email d'un destinataire existant invoque une liste d'utilisateurs correspondants à partir de : (1) l'historique du destinataire ; (2) la liste des expéditeurs de comptes. Pour en savoir plus sur l'exploitation de cette fonctionnalité, voir Ajout de destinataires à une transaction.
Spécification de l'ordre de signature
Par défaut, l'interrupteur de bascule pour définir l'ordre de signature dans la section Destinataires est DÉSACTIVÉ.
Pour spécifier un ordre de signature pour les destinataires d'une transaction :
Localisez la section Destinataires de la transaction.
Activez l' interrupteur Définir l'ordre de signature sur ON. Un numéro apparaîtra à côté de chaque destinataire dans la liste.
Faites glisser la poignée de chaque destinataire (points orange à gauche de l'icône de leur destinataire) vers le haut ou le bas de la liste des destinataires jusqu'à leur emplacement approprié. Le numéro à côté du nom du destinataire sera mis à jour en fonction du nouvel ordre de signature. Sinon, sélectionnez le numéro à côté du nom du destinataire et entrez l'ordre dans lequel vous souhaitez qu'il signe.
Pour la signature parallèle, entrez le même numéro pour tous les destinataires souhaitant autoriser la signature en même temps.
Pour la signature séquentielle, définissez l'ordre dans lequel vous souhaitez que les destinataires se connectent.
Ajoutez vos champs de signature au document, comme d'habitude.
Si la transaction est accessible aux lecteurs d'écran, un destinataire peut être déplacé à l'emplacement souhaité en utilisant les touches « flèche haut » et « flèche inférieure ».
Par exemple:
Ordre de signature parallèle
Ordre de signature | Destinataire |
|---|---|
1 | Expéditeur A |
2 | Récipiendaire B |
2 | Récipiendaire C |
3 | Récipiendaire D |
Dans ce scénario, l'Expéditeur A signe en premier, après quoi le destinataire B et le destinataire C sont libres de signer la transaction en même temps (comme indiqué par le fait que les deux destinataires soient désignés comme second signataire). Une fois que le destinataire B et le destinataire C ont terminé leur signature, le destinataire D signe alors pour mettre fin à la transaction.
Ordre de signature séquentiel
Ordre de signature | Destinataire |
|---|---|
1 | Expéditeur A |
2 | Récipiendaire B |
3 | Récipiendaire C |
4 | Récipiendaire D |
Dans ce cas, un ordre de signature plus traditionnel est appliqué, chaque destinataire attendant que le précédent ait terminé sa signature.
Contre-signature
La contre-signature consiste à un expéditeur qui signe d'abord un document, attend qu'un autre destinataire signe, puis signe à nouveau le document en utilisant un ordre de signature automatiquement appliqué.
Les groupes peuvent aussi servir à contre-signer. Ajoutez-les simplement comme vous le feriez normalement pour un groupe.
Lors de la contre-signature, un expéditeur signe d'abord un document, attend qu'un autre destinataire ajoute sa signature, puis signe à nouveau le document en utilisant un nouvel ensemble de champs de signature. La contre-signature suit une séquence de signature automatiquement imposée. Notez que dans ce contexte, un expéditeur est différent d'un destinataire, et que l'expéditeur doit exister dans votre compte. Pour plus d'informations, voir Gestion des expéditeurs.
Avec la contre-signature, vous pouvez aussi configurer votre transaction pour qu'elle utilise soit la signature parallèle, soit la signature séquentielle. La signature parallèle consiste à ce que plusieurs destinataires puissent signer une transaction dans n'importe quel ordre, tandis que la signature séquentielle définit un ordre de signature rigide. Notez que la signature parallèle peut également se produire dans un ordre de signature séquentiel.
Lorsqu'un expéditeur est ajouté à la liste des destinataires pour la seconde fois, le commutateur de commande de signature est automatiquement activé. Cela ne peut pas être désactivé si le même émetteur continue d'apparaître plusieurs fois dans la liste des destinataires.
Par exemple:
Contre-signature avec un ordre de signature parallèle
Dans ce scénario, l'Expéditeur A signe en premier, après quoi le destinataire B et le destinataire C sont libres de signer la transaction en même temps (comme indiqué par le fait que les deux destinataires soient désignés comme second signataire). Une fois que le destinataire B et le destinataire C ont terminé leur signature, l'expéditeur A fait alors un contre-signe pour mettre fin à la transaction.
Contre-signature avec un ordre de signature séquentiel
Dans ce cas, un ordre de signature plus traditionnel est appliqué, chaque destinataire attendant que le précédent ait terminé sa signature. Cependant, notez que l'Expéditeur A est ajouté plusieurs fois, permettant à ce destinataire de signer le compteur.
Pour spécifier un ordre de contre-signature pour les destinataires d'une transaction :
Localisez la section Destinataires de la transaction.
Activez l' interrupteur Définir l'ordre de signature sur ON. Un numéro apparaîtra à côté de chaque destinataire dans la liste.
Ajoutez vos destinataires comme d'habitude. Pour configurer la contre-signature, il suffit d'ajouter le même destinataire plusieurs fois. Notez que lorsque vous ajoutez un destinataire une seconde fois, une boîte de dialogue « Duplicate destinataires trouvés » apparaît. Voir Duplicate recipients ci-dessous.
Sélectionnez le numéro à côté du nom du destinataire et entrez l'ordre dans lequel vous souhaitez qu'il signe.
Pour la signature parallèle, entrez le même numéro pour tous les destinataires souhaitant autoriser la signature en même temps.
Pour la signature séquentielle, définissez l'ordre dans lequel vous souhaitez que les destinataires se connectent.
Ajoutez vos champs de signature au document, comme d'habitude.
Réceptionnaires en double
OneSpan Sign permet l'utilisation de Duplicate recipients. Les destinataires en double sont des signataires qui peuvent, par exemple, avoir le même nom et/ou la même adresse e-mail qu'un autre destinataire.
Lors de l'ajout d'un destinataire en double dans le cadre d'une transaction, une boîte de dialogue « Destinataires en double trouvés » apparaît. Cette boîte de dialogue vous permet de confirmer que vous souhaitez bien utiliser le même destinataire pour signer, et que vous ne cherchez pas à créer un autre destinataire avec les mêmes identifiants que le premier.
Destinataire du lien : Sélectionnez cette option pour créer une transaction avec le même destinataire.
Ajouter un destinataire : Sélectionnez cette option si vous sélectionnez un autre destinataire qui peut, par exemple, avoir le même nom qu'un autre destinataire et qui a déjà été ajouté à la transaction.
Configuration des autres paramètres du destinataire
Pour modifier les paramètres d'un destinataire :
Localisez la section Destinataires de la transaction.
Sélectionnez le destinataire, puis cliquez sur les ellipsis (...) dans la dernière colonne.
Cliquez sur l'une des options suivantes :
Option | Paramètres | Notes | |||
|---|---|---|---|---|---|
Détails de la modification | Permet de modifier des paramètres spécifiques du destinataire. Le champ Type affiche le type du destinataire, mais est en lecture seule. En revanche, vous pouvez modifier les paramètres suivants pour le destinataire :
| Le champ Langue sera : (1) caché pour les destinataires de type Moi-même, Placeholder ou Groupe ; (2) désactivé pour les destinataires qui sont expéditeurs de compte (pour eux, le système affichera la langue assignée à leur compte). | |||
Méthode de notification d'édition | Cela permet de spécifier la méthode par laquelle un destinataire sera informé de sa transaction. Les options suivantes sont disponibles : Email : Méthode par défaut. Les destinataires sont toujours informés par email. SMS : Si sélectionné, les destinataires recevront également des notifications par SMS. Une fois sélectionné, vous devrez saisir le numéro de téléphone du destinataire. | Pour plus d'informations, voir SMS Notifications. | |||
Méthode d'authentification | En sélectionnant cette option, l'onglet Authentification s'ouvre. Cette case vous permet de spécifier la méthode d'authentification qui sera utilisée pour vérifier l'identité du destinataire. Cette action est disponible uniquement pour le type de destinataire destinataire. | Pour plus d'informations, voir Configuring Recipient Authentication. | |||
Modifier la méthode de signature | Cela vous permet de changer la méthode de signature pour le destinataire sélectionné. Par exemple, forcer un destinataire à utiliser un certificat personnel. | ||||
Demande d'ajouter des pièces jointes | Cette case vous permet de spécifier un ou plusieurs documents justificatifs (par exemple, un permis de conduire) que le destinataire doit télécharger avant que la transaction ne soit finalisée. Cette action n'est pas disponible pour le type de bénéficiaire de moi-même . Une fois la transaction terminée, le propriétaire de la transaction peut examiner, commenter, télécharger ou rejeter les pièces jointes téléchargées par les destinataires. | ||||
Paramètres avancés |
| ||||
Monter | Cela permet de faire avancer le destinataire dans l'ordre de signature. | Pour plus d'informations, voir Signing Order. | |||
Enlever | Cela permet de retirer rapidement un destinataire d'une transaction. |
Après avoir terminé les configurations ci-dessus, cliquez sur Enregistrer.
Suppression d'un destinataire d'une transaction
Pour retirer un destinataire d'une transaction :
Localisez la section Destinataires de la transaction.
Sélectionnez le destinataire concerné, puis cliquez sur les ellipsis (...) dans la dernière colonne.
Cliquez sur Supprimer. Vous êtes invité à confirmer l'action.
Cliquez sur Oui. Un message confirme que le destinataire a été supprimé.
Cette action est disponible pour tous les types de destinataires.
Envoi de rappels de transaction
Après avoir envoyé une transaction à ses destinataires, vous pouvez leur rappeler qu'ils ont des documents à signer.
Pour renvoyer un e-mail d'invitation à un destinataire :
Localisez la section Destinataires de la transaction.
Cliquez sur l'icône de l'enveloppe du destinataire. Un message confirme qu'un rappel par email a été envoyé.
Pour envoyer un autre code SMS à un destinataire :
Localisez la section Destinataires de la transaction.
Cliquez sur l'icône du téléphone mobile du destinataire. On vous invite à confirmer l'action.
Cliquez sur Oui. Un message confirme qu'un code SMS a été envoyé.
Cette action n'est disponible que pour les destinataires dont le type de destinataire est Destinataire, et dont la méthode d'authentification est l'authentification SMS.