Configuration des destinataires

Une transaction est l’expérience d’un utilisateur de OneSpan Sign lorsqu’il examine, accepte, signe et télécharge éventuellement des documents. L’expéditeur d’une transaction effectue généralement les procédures suivantes :

• Creating a Transaction

• Adding Documents to a Transaction

• Ajouter des destinataires à une transaction

• Configuring Recipient Authentication

• Adding Fields to a Document

• Managing Transaction Reminders

La section Destinataires de la page Brouillon vous permet de : (1) afficher tous les destinataires existants des invitations à signer la transaction ; (2) modifier divers paramètres pour ces destinataires ; (3) Ajouter d’autres destinataires à la transaction.

Le reste de cette page décrit les procédures suivantes :

• Ajouter des destinataires à une transaction

• Changing a Recipient's Type

• Modifier les données personnelles d’un destinataire

• Spécification de l’ordre de signature

• Configuration d’autres paramètres de destinataire

• Suppression d’un destinataire d’une transaction

• Envoi de rappels de transaction

Si vous le souhaitez, vous pouvez également configure Authentication Methods for recipients.

Ajouter des destinataires à une transaction

Les destinataires peuvent être ajoutés à une transaction dont l’état est Brouillon ou En cours. Si la transaction est en cours, le processus de signature sera suspendu jusqu’à ce que les modifications soient terminées.

Vous pouvez ajouter jusqu’à un maximum de 100 destinataires par modèle ou transaction. Toutefois, pour des performances maximales, nous vous recommandons de limiter le nombre de destinataires à 20.

Pour ajouter des destinataires à une transaction :

1. Localisez la section Destinataires de la transaction.

2. Cliquez sur Ajouter un destinataire. Une nouvelle ligne s’affiche pour un nouveau destinataire.

3. Saisissez le prénom, le nom ou l’adresse e-mail du destinataire.
   Ces trois champs se trouvent à droite de l’icône du destinataire (). La saisie dans l’un de ces champs permet d’obtenir une liste d’utilisateurs correspondants à partir de : (1) l’historique des destinataires ; (2) la liste des expéditeurs du compte. Remplissez chaque champ en tapant ou en sélectionnant une option dans la liste des destinataires qui s’affiche.

   Vous ne pouvez pas utiliser de guillemets droits ( " ) lorsque vous entrez le nom d’un signataire. Cependant, vous pouvez utiliser des guillemets intelligents ( ' et ' ).

   Les champs suivants peuvent apparaître pour les utilisateurs de cette liste :

   • Prénom : Le prénom du destinataire. Ce champ s’affiche uniquement pour les types de destinataires Destinataire ou Moi-même . Il s’agit d’un champ obligatoire lorsque vous définissez un destinataire qui est l’un de ces types.

   • Nom de famille : nom de famille du destinataire. Ce champ s’affiche uniquement pour les types de destinataires Destinataire ou Moi-même . Il s’agit d’un champ obligatoire lorsque vous définissez un destinataire qui est l’un de ces types.

   • E-mail : l’adresse e-mail du destinataire. Ce champ doit avoir le format d’une adresse e-mail valide. Il s’affiche uniquement pour les types de destinataires Destinataire ou Moi-même . Il s’agit d’un champ obligatoire lorsque vous définissez un destinataire qui est l’un de ces types.

4. Répétez les étapes ci-dessus jusqu’à ce que vous ayez ajouté tous les destinataires souhaités.

5. Facultatif : Pour configurer des paramètres supplémentaires pour un destinataire (y compris recipient authentication), cliquez sur les points de suspension en regard du destinataire (...), puis cliquez sur Paramètres . Ces paramètres peuvent être mis à jour à tout moment.

6. Cliquez sur Suivant pour accepter vos paramètres. Vous pouvez ensuite add fields aux documents de la transaction.

Politique relative aux e-mails non distribuables

Les règles suivantes s’appliquent aux adresses e-mail qui ne reçoivent pas de notifications système :

• Si la livraison à l’adresse électronique d’un destinataire échoue plus de trois fois : (1) cette adresse est ajoutée à la liste noire de OneSpan Sign ; (2) le destinataire ne recevra plus les courriels OneSpan Sign.

• Si l’adresse courriel d’un destinataire est mise sur liste noire d’un compte, elle sera mise sur liste noire de tous les comptes OneSpan Sign.

• Si une transaction contenant une adresse e-mail sur liste noire est envoyée, un e-mail informera l’expéditeur de la transaction que l’adresse a été mise sur liste noire. Une notification est envoyée chaque fois que l’adresse de la liste noire est utilisée.

• Si l’expéditeur de la transaction souhaite supprimer une adresse e-mail de la liste noire, il doit contacter son administrateur système, qui doit appeler notre équipe d’assistance.

Langues prises en charge

Si la liste des supported languages has been limited l’option Utiliser la langue de la transaction apparaîtra sur la page Détails du destinataire.

L’activation de cette option garantira que la langue du destinataire suit toujours la langue de la transaction. Cela signifie que si la langue de la transaction est modifiée, les destinataires ayant cette option activée hériteront de la nouvelle langue.

De plus, si cette option est activée, la langue sera définie sur la langue de la transaction ou du modèle et la liste déroulante Langue sera désactivée.  

Si l’option Utiliser la langue de la transaction est désactivée, la langue restera la langue de la transaction ou du modèle, et la liste déroulante Langue sera activée.

Comportement par défaut

Lorsque l’utilisation des langues prises en charge a été limitée, les comportements par défaut suivants seront mis en place :

• Lors de l’ajout d’un destinataire externe, l’option Utiliser la langue de la transaction sera sélectionnée par défaut. 

• Lors de l’ajout d’un destinataire de groupe, la langue (bien qu’elle ne soit pas visible sur l’interface utilisateur) sera définie sur Utiliser la langue de la transaction.  Cela signifie que tout expéditeur qui accède à la cérémonie de signature dans le cadre de ce groupe disposera de la langue de la transaction.

• Lorsque vous vous ajoutez Moi-même ou un destinataire interne :

  • Si l’option Remplacer la langue du destinataire est activée pour le compte, la langue du destinataire sera définie sur Utiliser la langue de la transaction.

  • Si l’option Remplacer la langue du destinataire est désactivée pour le compte :

    • Si la langue préférée du destinataire (expéditeur) fait partie des langues prises en charge, la langue du destinataire sera définie sur sa langue préférée.

    • Si la langue préférée du destinataire (expéditeur) ne fait pas partie des langues prises en charge, la langue du destinataire sera définie sur Utiliser la langue de la transaction.

  • Lors du remplacement d’un destinataire fictif, l’option Utiliser la langue de transaction est sélectionnée par défaut.

  • Lors du remplacement d’un destinataire fictif, l’option « Utiliser la langue de transaction » sera sélectionnée par défaut. 

  • Lors du remplacement d’un destinataire fictif, l’option Utiliser la langue de transaction est sélectionnée par défaut. 

  • Lors de l’ajout d’un destinataire à une transaction ou à un modèle à partir de l’interface de l’expéditeur :

    • Pour un Modèle ou une Transaction qui n’a jamais été envoyé, si la langue sélectionnée n’est pas prise en charge, la création échouera avec un message indiquant La langue définie pour ce modèle et/ou l’un des destinataires n’est plus prise en charge par votre administrateur. Veuillez sélectionner une autre langue.

    • Pour une transaction qui a déjà été envoyée, si la langue sélectionnée est différente de la langue de la transaction ET ne fait pas partie de la liste des langues prises en charge, la création échouera avec un message indiquant « La langue définie pour le destinataire n’est plus prise en charge par votre administrateur. Veuillez sélectionner une autre langue.

Si la langue de la transaction n’est plus prise en charge, lors de l’ajout ou du remplacement d’un destinataire et de l’option Utiliser la langue de la transaction sélectionnée, l’action échoue avec une erreur qui se lit comme suit : La langue définie pour le destinataire n’est plus prise en charge par votre administrateur. Veuillez sélectionner une autre langue.   La langue de la transaction devra être mise à jour avant que vous puissiez ajouter ou remplacer le destinataire.

Réaffectation des destinataires

Par défaut, cette fonctionnalité est désactivée. Si vous l’activez, pendant l’expérience du signataire, le destinataire pourra déléguer son rôle dans une transaction à un autre destinataire. Cette action n’est disponible que pour les types de destinataires Destinataire et Groupe .

Pour réattribuer un destinataire :

1. Localisez la section Destinataires de la transaction.

2. Sélectionnez le destinataire et cliquez sur les points de suspension (...) dans la dernière colonne.

3. Cliquez sur Paramètres.

4. Sélectionnez l’onglet Avancé .

5. Activez l’option Changer de signataire .

Modification du type d’un destinataire

Une fois qu’un destinataire a été enregistré, son « type » peut être modifié.

Pour modifier le type d’un destinataire :

1. Localisez la section Destinataires de la transaction concernée.

2. Cliquez sur l’icône du destinataire de l’utilisateur ( ). Un menu déroulant affiche les options de type :

3. Sélectionnez l’un des types de destinataires dans le tableau suivant.

Ajout de réviseurs

Un réviseur est une personne qui a accès à une transaction afin qu’elle puisse examiner le contenu de cette transaction. Un examinateur sera informé de la création et de la réalisation d’une transaction, mais n’est pas impliqué autrement. Une transaction peut avoir plusieurs réviseurs.

Pour ajouter un destinataire en tant qu’examinateur, il vous suffit de l’ajouter à la transaction, mais ne assign any signatures pas à celui-ci. Un réviseur peut afficher des informations dans la transaction (par exemple, l’état actuel de la transaction, qui a déjà signé, qui n’a pas encore signé).

Les individus et les groupes peuvent être configurés en tant que réviseurs.

Modifier les données personnelles d’un destinataire

Pour modifier les données personnelles d’un destinataire existant :

1. Localisez la section Destinataires de la transaction.

2. Modifiez les coordonnées du destinataire (par exemple, prénom, nom, adresse e-mail, titre, entreprise).

La saisie du prénom, du nom ou de l’adresse e-mail d’un destinataire existant appelle une liste d’utilisateurs correspondants à partir de : (1) l’historique des destinataires ; (2) la liste des expéditeurs du compte. Pour plus d’informations sur l’utilisation de cette fonctionnalité, consultez Ajouter des destinataires à une transaction.

Spécification de l’ordre de signature

Par défaut, l’interrupteur bascule Définir l’ordre de signature dans la section Destinataires est désactivé.

Pour spécifier un ordre de signature pour les destinataires d’une transaction :

1. Localisez la section Destinataires de la transaction.

2. Basculez le commutateur Définir l’ordre de signature sur ON. Un numéro apparaîtra à côté de chaque destinataire dans la liste.

3. Faites glisser la poignée de glissement de chaque destinataire (points orange à gauche de l’icône de son destinataire) vers le haut ou vers le bas de la liste des destinataires jusqu’à leur emplacement approprié. Le numéro à côté du nom du destinataire sera mis à jour en fonction du nouvel ordre de signature.

   Si la transaction est accessible aux lecteurs d’écran, un destinataire peut être déplacé à l’endroit souhaité à l’aide des touches « flèche vers le haut » et « flèche vers le bas ».

Configuration d’autres paramètres de destinataire

Pour modifier les paramètres d’un destinataire :

1. Localisez la section Destinataires de la transaction.

2. Sélectionnez le destinataire et cliquez sur les points de suspension (...) dans la dernière colonne.

3. Cliquez sur l’une des options suivantes :

4. Une fois que vous avez terminé les configurations ci-dessus, cliquez sur Enregistrer.

Suppression d’un destinataire d’une transaction

Pour supprimer un destinataire d’une transaction :

1. Localisez la section Destinataires de la transaction.

2. Sélectionnez le destinataire concerné et cliquez sur les points de suspension (...) dans la dernière colonne.

3. Cliquez sur Supprimer. Vous êtes invité à confirmer l’action.

4. Cliquez sur Oui. Un message confirme que le destinataire a été supprimé.

Cette action est disponible pour tous les types de destinataires.

Envoi de rappels de transaction

Une fois que vous avez envoyé une transaction à ses destinataires, vous pouvez leur envoyer des rappels indiquant qu’ils ont des documents à signer.

Pour renvoyer un e-mail d’invitation à un destinataire :

1. Localisez la section Destinataires de la transaction.

2. Cliquez sur l’icône de l’enveloppe du destinataire. Un message confirme qu’un rappel par e-mail a été envoyé.

Pour envoyer un autre code SMS à un destinataire :

1. Localisez la section Destinataires de la transaction.

2. Cliquez sur l’icône du téléphone mobile du destinataire. Vous êtes invité à confirmer l’action.

3. Cliquez sur Oui. Un message confirme qu’un code SMS a été envoyé.

Cette action n’est disponible que pour les destinataires dont le type de destinataire est Destinataire et dont la méthode d’authentification est l’authentification par SMS.