Depuis le 1er février 2025, ce connecteur n’est plus disponible à l’achat et à l’installation et sera considéré comme en fin de vie à partir du 1er mars 2026. À ce moment-là, ce connecteur ne sera plus pris en charge.
OneSpan Sign offre une plateforme complète de signature électronique pour le Web, incluant la préparation, la distribution, la relecture, la signature et le téléchargement de documents.
L’intégration intégrée OneSpan Sign pour SharePoint Online permet à ses utilisateurs d’obtenir rapidement des signatures électroniques sécurisées et conformes pour les transactions créées dans ce connecteur.
Toutes les fonctionnalités OneSpan Sign ne sont pas prises en charge par une intégration avec ce connecteur. Cependant, la plupart, sinon la totalité, des fonctionnalités prises en charge par cette intégration se trouvent dans la documentation de ce Connector. Pour toute question concernant une fonctionnalité spécifique, veuillez les poser sur nos forums. Si une fonctionnalité que vous recherchez n’est pas prise en charge, veuillez informer votre contact commercial afin qu’une demande officielle puisse être faite.
Le but de ce guide est de vous faire démarrer rapidement avec ce connecteur. Vous pouvez le faire en réalisant les procédures suivantes :
Installation de la solution
Prérequis
Pour installer l’intégration OneSpan Sign Embedded pour SharePoint Online, vous devez posséder soit un compte bac à sable, soit un compte Production pour OneSpan Sign. Pour obtenir un compte Sandbox gratuit, suivez les instructions sur cette page.
Vous devez également avoir des privilèges administrateur pour OneSpan Sign Embedded Integration pour SharePoint Online, et être administrateur Microsoft SharePoint.
Il s’agit d’un connecteur en ligne, donc vous aurez besoin de l’un des navigateurs suivants pris en charge :
Chrome (dernière version stable)
Firefox (dernière version stable)
Microsoft Edge (dernière version stable) — À partir de OneSpan Sign 11.39, la nouvelle expérience utilisateur — y compris l’expérience Signer — ne prendra plus en charge Edge en mode IE.
Les utilisateurs OneSpan Sign ne peuvent plus accéder à la Nouvelle Expérience Utilisateur via Internet Explorer, bien que les utilisateurs sur site puissent accéder à l’Expérience Utilisateur Classique via Internet Explorer 11. Les utilisateurs SaaS ne peuvent plus accéder à l’expérience utilisateur classique.
Pour accéder à OneSpan Sign Embedded Integration pour SharePoint Online, effectuez les procédures suivantes :
Installation du connecteur sur votre site
L’intégration OneSpan Sign Embedded pour SharePoint Online doit être mise à disposition par votre administrateur Microsoft SharePoint. Si vous ne voyez pas l’intégration OneSpan Sign Embedded pour SharePoint Online, contactez cet administrateur ou consultez la documentation de Microsoft SharePoint.
Pour installer l’intégration OneSpan Sign Embedded pour SharePoint Online sur votre site :
Connectez-vous à votre site SharePoint Microsoft.
Accédez à la page des sommaires de votre site.
Si vous utilisez l’Expérience Utilisateur Classique, cliquez sur Ajouter une application.
Cliquez sur Nouvelle > application.
Dans le menu latéral, sélectionnez soit Applications à ajouter soit Depuis votre organisation.
Recherchez et sélectionnez OneSpan Sign Embedded Integration pour SharePoint Online.
Si vous ne voyez pas notre application ici, vous pouvez utiliser le Microsoft SharePoint Store pour l’ajouter, ou contacter votre administrateur système. Pour en savoir plus sur l’installation depuis le Microsoft SharePoint Store, consultez la documentation de Microsoft SharePoint.
Installez l’application en utilisant les instructions d’installation standard de Microsoft SharePoint.
Ouverture du connecteur
Pour ouvrir l’intégration OneSpan Sign Embedded pour SharePoint Online :
Accédez à la page des sommaires de votre site.
Sélectionnez l’intégration intégrée OneSpan Sign pour SharePoint Online.
Si l’application n’a pas encore été mise à jour par Microsoft SharePoint, elle sera grisée. Si cela arrive, essayez de rafraîchir la page de votre navigateur.
Configuration de la solution
Maintenant que vous avez installé l’intégration OneSpan Sign Embedded pour SharePoint Online, mettons-la en marche en la connectant à votre compte OneSpan Sign.
Votre organisation ne devrait avoir qu’un seul compte OneSpan Sign. Si vous n’avez pas de compte, veuillez contacter notre équipe de support.
Pour connecter l’intégration OneSpan Sign Embedded pour SharePoint Online à votre compte OneSpan Sign :
Connectez-vous à OneSpan Sign.
Accédez à la page Contenu du site et sélectionnez l’application OneSpan Sign Embedded Integration pour SharePoint Online. La page Paramètres de connexion apparaît.
Spécifiez les paramètres suivants requis :
URL API : Saisissez cette URL ou utilisez la liste déroulante pour sélectionner votre environnement OneSpan Sign Production.
Nom d’utilisateur OneSpan Sign : Saisissez votre nom d’utilisateur.
OneSpan Sign Password : Saisissez votre mot de passe.
Cliquez sur Connecter. Une fois cette étape terminée, vous devriez être connecté et prêt à commencer à utiliser l’intégration OneSpan Sign Embedded pour SharePoint Online.
Test de la solution
Maintenant que vous avez l’intégration OneSpan Sign Embedded pour SharePoint Online opérationnelle, créons et testons une transaction.
Pour créer et tester une transaction, effectuez les procédures suivantes :
Création d’une transaction
Pour créer une transaction :
Ouvre l’intégration intégrée OneSpan Sign pour SharePoint Online.
Cliquez sur Nouvelle transaction. Un panneau Nouvelle Transaction apparaît à droite.
Tapez un nom pour la transaction. Éventuellement, tapez une Description pour la transaction.
Si vous souhaitez créer la transaction à partir d’un modèle, choisissez un modèle dans la liste déroulante Sélectionner un modèle . Cette liste affiche tous les modèles créés par vous, ainsi que tous les modèles créés par d’autres utilisateurs qui sont marqués comme partagés. Une icône spéciale est visible à côté de chaque modèle partagé.
Optionnel : Utilisez l’onglet Avancé pour spécifier ces paramètres supplémentaires :
Date d’expiration — Spécifiez une date à laquelle tous les documents doivent être signés. Une fois la transaction expirée, elle ne sera plus disponible pour la signature. La date d’expiration ne peut pas être la date actuelle ou une date passée.
Langage — Spécifiez la langue dans laquelle la transaction apparaîtra.
Message e-mail — Utilisez ce paramètre si vous souhaitez envoyer un message qui sera vu par tous les destinataires dans le cadre de l’e-mail d’invitation de la transaction. Si un modèle est sélectionné, ce champ sera rempli à partir du modèle.
Signature en personne — Utilisez ce paramètre pour exiger que la transaction soit signée en personne par tous les signataires sur le même appareil.
Cliquez sur Créer.
Votre transaction a été créée et apparaît maintenant dans l’onglet Brouillons . Vous êtes maintenant prêt à y ajouter certains documents et destinataires.
Ajout de documents à une transaction
Les sections suivantes abordent divers aspects de l’ajout de documents à une transaction :
Considérations générales
OneSpan Sign prend en charge les types de documents suivants :
Le format de document portable d’Adobe (*.pdf) — Les PDF sur lesquels OneSpan Sign peut agir ont généralement au moins ces permissions activées : (1) Modification du document ; (2) Signature ; (3) Remplissage des champs de formulaire.
Microsoft Word (*.Doc ou *. docx)
Open Office (*.odt)
Texte (*.txt)
Format de texte enrichi (*.RTF)
De plus, le pilote d’impression OneSpan Sign prend en charge tout document pouvant être imprimé depuis une application Windows (par exemple, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint).
Contraintes de taille de fichier
La taille maximale d’un seul document est de 16 Mo. Les documents plus petits offrent de meilleures performances — nous recommandons moins de 5 Mo par document.
La taille totale maximale de tous les documents d’une transaction est de 39 Mo.
Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce ou Microsoft SharePoint, la taille maximale du fichier est de 5 Mo par document.
Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce, le nombre maximal de documents pouvant être ajoutés à une transaction est de dix (10).
Si vous activez la livraison d’e-mail tout en configurant un destinataire, les pièces jointes supérieures à 5 Mo ne sont pas prises en charge.
Contraintes de noms de fichiers
Les noms de fichiers des documents ne doivent pas contenir les caractères suivants séparés par des virgules : *, /, \, :, <, >, |, ?, ".
Le nom d’un document ne peut pas contenir la chaîne signée.
Contraintes générales des fichiers
Nous vous recommandons de ne pas utiliser de documents PDF qui utilisent XML Forms Architecture. Pour plus d’informations, voir Soutien XFA.
Ne téléchargez pas les documents protégés par mot de passe ou corrompus. Celles-ci génèrent une erreur.
OneSpan recommande vivement de scanner un PDF pour détecter des erreurs de syntaxe (par exemple, en utilisant l’outil Preflight d’Adobe) et de résoudre les erreurs avant d’ajouter le document à une transaction.
Les PDF avec le drapeau NeedAppearances réglé sur true ne sont pas actuellement pris en charge.
Ajout de documents à partir d’une bibliothèque Microsoft SharePoint
Pour ajouter des documents à une transaction depuis une bibliothèque Microsoft SharePoint :
Sélectionnez la transaction.
Dans la section Documents de votre transaction, cliquez sur Sélectionner Document. La Bibliothèque de Documents apparaît.
Sélectionnez l’emplacement des documents que vous souhaitez ajouter.
Sélectionnez les documents que vous souhaitez ajouter.
Cliquez sur OK. Les documents sélectionnés sont ajoutés à la transaction.
Ajout de documents à partir d’un dépôt local
Pour ajouter des documents à une transaction provenant d’un dépôt local :
Sélectionnez la transaction.
Cliquez sur Téléverser. Une boîte de dialogue apparaît.
Parcourez l’emplacement de vos documents et sélectionnez ceux que vous souhaitez ajouter.
Cliquez sur Ouvrir. Les documents sélectionnés sont ajoutés à la transaction.
Ajout de destinataires à une transaction
Les « destinataires » d’une transaction sont ses participants, tels que spécifiés par le créateur de la transaction. Les destinataires sont précisément les personnes que le créateur de la transaction a invitées à consulter et/ou signer au moins un des documents de la transaction.
Les destinataires sont ajoutés à une transaction un par un. Par défaut, vous êtes listé comme destinataire car vous êtes le propriétaire de la transaction. Tous les destinataires d’une transaction sont affichés dans sa liste des destinataires .
Pour ajouter des destinataires à une transaction :
Dans la section Destinataires de votre transaction, cliquez sur Ajouter un destinataire.
Si vous ajoutez un utilisateur Microsoft SharePoint existant, cliquez sur Sélectionner le destinataire SharePoint. Sinon, depuis la liste déroulante des types , sélectionnez le type de destinataire que vous souhaitez ajouter. Vous pouvez choisir soit vous-même, soit une autre personne. Si vous vous sélectionnez vous-même, il suffit de cliquer sur Ajouter pour continuer. Si vous sélectionnez une autre personne, vous devez entrer des valeurs dans les champs suivants :
Email : Adresse e-mail du destinataire. Ce champ doit avoir le format d’une adresse e-mail valide.
Prénom : Le prénom du destinataire.
Nom de famille : Le nom de famille du destinataire.
Cliquez sur Ajouter.
Répétez les étapes ci-dessus pour chaque destinataire que vous souhaitez ajouter.
Si vous souhaitez changer l’ordre dans lequel les destinataires doivent signer, activez l’option Séparer l’ordre de signature . Puis faites glisser la poignée de chaque destinataire (des points à gauche de l’icône de leur destinataire) vers le haut ou le bas de la liste des destinataires jusqu’à leur emplacement souhaité. Le numéro à côté d’un destinataire représente sa place dans l’ordre de signature.
Veuillez noter ce qui suit :
Si l’adresse email d’un destinataire est repoussée plus de trois fois : (1) cette adresse est ajoutée à la liste noire de OneSpan Sign ; (2) le destinataire ne recevra plus d’emails OneSpan Sign.
Si l’email d’un destinataire est mis sur liste noire d’un compte, il sera mis sur liste noire de tous les comptes OneSpan Sign.
Si une transaction est envoyée contenant une adresse e-mail mise sur liste noire, un e-mail informera l’expéditeur de la transaction que l’adresse a été inscrite sur liste noire. Une notification est envoyée à chaque fois que l’adresse sur liste noire est utilisée.
Si l’expéditeur de la transaction souhaite retirer une adresse e-mail de la liste noire, il doit contacter son administrateur système, qui doit contacter notre équipe de support.
Préparation des documents à signer
Une fois que vous avez ajouté tous les documents et destinataires souhaités à une transaction, vous pouvez préparer chaque document à la signature en y ajoutant des blocs de signature et des champs.
Un bloc de signature est un espace rectangulaire à l’intérieur d’un document électronique dont le but est de recevoir et d’afficher une signature électronique. À l’intérieur d’un document donné, vous pouvez ajouter plusieurs blocs de signature pour le même signataire.
Les champs permettent de placer des données supplémentaires dans un document au moment de la signature. Comme les blocs de signature, les champs peuvent être placés n’importe où à l’intérieur d’un document. Néanmoins, chaque champ est lié à un bloc de signature particulier. Seul le signataire de ce bloc peut attribuer ou modifier la valeur du champ. Une fois le bloc signé, cependant, la valeur du champ ne peut être modifiée par personne.
Pour préparer les documents d’une transaction à la signature :
Lors de la consultation d’une transaction contenant au moins un document, cliquez sur Préparer l’envoi. La vue Designer apparaît
Dans la liste déroulante des signataires , sélectionnez un destinataire. À l’étape suivante, vous ajouterez un bloc de signature spécifique à ce destinataire.
Faites glisser un bloc de signature (par exemple, signature ou initiale de signataire ) à l’endroit où vous souhaitez qu’il apparaisse dans le document.
Si vous souhaitez changer le type de bloc de signature ou ajouter un champ, cliquez sur l’icône d’engrenage. Le menu Signature Block apparaît.
Répétez les étapes 2 à 4 pour chaque bloc de signature que vous souhaitez ajouter au document.
S’il y a un autre document, cliquez sur la flèche de droite pour l’afficher. Puis répétez les étapes 2 à 5.
Envoi des documents à signer
Pour envoyer les documents d’une transaction à signer :
Depuis la vue Designer de la transaction, cliquez sur Envoyer pour signer.
Cliquez sur OK. Les documents sont envoyés pour être signés, et chaque signataire reçoit un e-mail d’invitation.
Documents de signature
Pour signer les documents d’une transaction qui a été envoyée :
En tant que destinataire, ouvrez votre e-mail d’invitation et cliquez sur le lien fourni. La transaction s’ouvre.
Les propriétaires de transactions ne reçoivent pas d’invitations par email. Ils doivent plutôt vérifier leur boîte de réception de transactions OneSpan Sign Embedded Integration for SharePoint Online.
Lisez l’accord de consentement et cliquez sur Accepter. Le premier document de la transaction apparaît.
Signez tous vos blocs de signature dans le document. Ces blocs doivent être indiqués par des post-its.
Si des blocs de signature non signés se trouvent en dehors de votre écran, une notification de signatures non signées affiche le nombre de signatures encore requises.
Une barre de progression en haut du document indique le nombre de signatures que vous avez complétées, ainsi que le nombre total de signatures qui vous sont attribuées dans ce document (par exemple, 3/10 complétées).
Pour confirmer vos signatures dans le document actuel, cliquez sur Confirmer.
Répétez ces étapes pour chaque document de la transaction.
Une fois le test terminé avec succès, vous êtes prêt à créer des transactions pour le monde réel et à explorer d’autres aspects de l’intégration OneSpan Sign Embedded pour SharePoint Online. Plus d’informations sont disponibles dans d’autres documents concernant ce connecteur sur ce site web. Vous pouvez également obtenir plus d’informations auprès de notre équipe de support.