Gestion des groupes

Pour afficher et gérer des groupes, vous devez disposer d’un administrateur ou d’un gestionnaire role.

Parfois, il est pratique de partager des demandes de signatures entre les membres d’un groupe. Par exemple, il peut être pratique de traiter les pharmaciens d’une pharmacie particulière en tant que groupe, afin que tout membre disponible du groupe puisse signer les documents pour les ordonnances d’un patient.

Dans OneSpan Sign, un groupe de signataires est un ensemble d’utilisateurs de OneSpan Sign qui peuvent agir en tant que signataire unique du point de vue du créateur d’une transaction. Les utilisateurs qui peuvent devenir membres d’un groupe doivent déjà être membres du compte OneSpan Sign associé.

Les membres du groupe OneSpan Sign reçoivent une invitation par courriel à signer une transaction. Parmi ces membres, la signature se fait selon le principe du « premier arrivé, premier servi ». Lorsqu’un membre signe, tous les autres membres sont verrouillés.

Tout membre qui signe le fait au nom du groupe, mais son nom sera tamponné sur les documents qu’il signe. Toute personne vérifiant un document par le biais de la piste d’audit verra les informations de signature et l’identité de chaque membre.

Tous les membres du groupe peuvent surveiller la progression des transactions du groupe, ce qui permet de s’assurer que ces transactions sont terminées à temps.

La page Groupes vous permet de gérer les groupes d’un compte. Il comporte les colonnes suivantes :

• Nom : cliquez sur le nom du groupe pour ouvrir la page Membres pour <Nom du groupe> . Cette page répertorie tous les membres qui appartiennent au groupe et vous permet d’inviter de nouveaux membres dans le groupe.

• E-mail : l’adresse e-mail du groupe, qui est une adresse e-mail unique permettant de contacter tous les membres simultanément.

• Nombre de membres : Affiche le nombre d’utilisateurs qui font partie du groupe.

Les actions suivantes sont disponibles pour chaque groupe :

• Modifier : ouvre la boîte de dialogue Modifier le groupe , à partir de laquelle vous pouvez modifier les paramètres du groupe.

• Supprimer : Supprime le groupe de la liste Groupes .

Avant de signer, un signataire de groupe doit toujours se connecter à la partie expéditeur de la nouvelle expérience utilisateur (quelle que soit la configuration de son compte pour Single Sign-On Authentication).

Si quelqu’un signe une transaction en tant que signataire de groupe, il ne pourra plus voir la transaction dans sa liste de transactions si l’une des situations suivantes se produit par la suite : (1) le groupe est supprimé ; (2) Le signataire est retiré du groupe.

Le reste de cette section décrit :

• Création d’un nouveau groupe

• Inviter des personnes à rejoindre un groupe

Création d’un nouveau groupe

Pour créer un nouveau groupe :

1. Cliquez sur Admin > Groupes pour accéder à la page Groupes.

2. Cliquez sur Nouveau groupe.

3. Indiquez le nom du groupe et l’adresse e-mail .

   Lors de la création d’un groupe, l’adresse e-mail que vous saisissez doit exister de votre côté. OneSpan Sign ne crée aucune liste de distribution.

4. En option, vous pouvez activer les paramètres suivants :

   1. Envoyez des e-mails aux membres du groupe au lieu de l’adresse e-mail du groupe spécifié. Cette option n’est pas cochée par défaut (c’est-à-dire que le système utilisera l’adresse e-mail du groupe).

   2. Permettez aux membres du groupe d’agir en tant que délégués les uns pour les autres. Cette option n’est pas cochée par défaut (c’est-à-dire que les membres du groupe ne peuvent pas agir en tant que délégués les uns pour les autres).

5. Cliquez sur Enregistrer.

Inviter des personnes à rejoindre un groupe

Pour inviter une ou plusieurs personnes à rejoindre un groupe :

1. Cliquez sur le nom du groupe. La page Membres de <Nom du groupe> s’ouvre .

2. Saisissez l’adresse e-mail de la personne dans le champ Inviter par e-mail .

3. Cliquez sur l’icône de l’enveloppe pour envoyer l’invitation. Si l’invité n’a pas encore de compte OneSpan Sign, il recevra une invitation à s’inscrire au compte.

4. Répétez ces étapes pour chaque personne que vous souhaitez inviter.