La notarisation assure aux parties à une transaction qu'un document signé est authentique et digne de confiance. En particulier, elle garantit que : (1) les signatures du document sont authentiques ; (2) les signataires agissaient sans contrainte ni intimidation ; (3) les signataires avaient l'intention que les termes du document soient pleinement en vigueur et en effet.
La notariation est effectuée par un notaire public, autorisé par le gouvernement à vérifier, certifier et conserver les documents notariés. Le notaire est responsable de l'examen impartial de l'identité, de la volonté et de la connaissance du signataire. Ce contrôle détecte et dissuade la fraude documentaire, et contribue à protéger les droits et biens personnels des citoyens contre les faussaires et les voleurs d'identité.
Beaucoup de personnes travaillent désormais et interagissent avec les autres à distance. Cela a été difficile pour les notaires, habitués à notarier des documents lors de réunions en face à face avec les signataires. En réponse, certains États américains ont révisé leurs restrictions de notarisation en ligne à distance pour permettre aux notaires d'utiliser des solutions en ligne. Dans ces États, les notaires peuvent exercer leurs fonctions à distance.
OneSpan Notary permet la notariation à distance en ligne.
Aperçu du produit
Le RON de OneSpan Notary permet aux notaires dans les juridictions étatiques agréées de témoigner, signer et sceller électroniquement des documents sans avoir besoin de se rencontrer physiquement. Au lieu de cela, les signataires utilisent des signatures électroniques pour compléter des documents en présence d'un notaire via un logiciel de webconférence. Le notaire témoigne des signataires signant des documents virtuellement via visioconférence en direct.
À chaque séance de signature RON, le notaire : (1) authentifie l'identité des signataires ; (2) agit en tant qu'hôte de la session ; (3) enregistre la séance de notarisation ; (4) permet aux utilisateurs de signer des documents ; (5) confirme les documents signés avec un sceau notarial numérique. Après la session, le notaire consigne les informations sur la notarisation dans un registre électronique.
Pour commencer à utiliser le RON de OneSpan Notary, veuillez contacter notre équipe commerciale.
Lors de l'évaluation de fournisseurs alternatifs de logiciels de web-conférence, il est utile de considérer si l'hôte d'une séance de notarisation peut : (1) démarrer et arrêter l'enregistrement d'une session à volonté ; (2) partager leur écran avec les signataires ; (3) permettre aux signataires de contrôler à distance le pointeur.
Cette fonctionnalité n'est pas prise en charge sur les appareils mobiles, ni dans les environnements FedRAMP.
Juridictions soutenues
Le RON de OneSpan Notary prend actuellement en charge les juridictions notaires suivantes :
Alaska | Kansas | New Jersey | Rhode Island |
Arizona | Louisiane | Nouveau-Mexique | Tennessee |
Delaware | Maryland | New York | Texas |
Floride | Michigan | Dakota du Nord | Virginie |
Hawaï | Minnesota | Ohio | Washington |
Idaho | Missouri | Oklahoma | Virginie-Occidentale |
Indiana | Montana | Oregon | Wisconsin |
Iowa | New Hampshire | Pennsylvanie | Wyoming |
Si votre organisation envisage d'utiliser un processus de notarisation en ligne à distance, il est important de respecter les exigences de notarisation de votre État, telles que modifiées par des décrets exécutifs d'urgence ou d'autres directives officielles. Veuillez consulter le service juridique de votre organisation pour obtenir des conseils à ce sujet.
Certains États peuvent exiger que les notaires publics obtiennent un certificat numérique avant de pouvoir effectuer une notarisation en ligne à distance valide. OneSpan collabore avec IdenTrust pour délivrer des certificats dans les États où les notaires doivent fournir leurs certificats numériques lors de la signature de documents. Pour en savoir plus sur ce partenariat, cliquez ici.
Navigateurs, appareils et URL pris en charge
Les logiciels et appareils suivants pris en charge par OneSpan Sign Notary.
Les dépendances de OneSpan Sign se font généralement sur le navigateur, et non sur les composants de bas niveau.
Toutes les exigences suivantes sont susceptibles d'être modifiées.
Exigence | Soutenu |
|---|---|
Systèmes d'exploitation |
|
Navigateurs | Pour tous les navigateurs, les cookies doivent être activés.
|
Dispositifs | OneSpan Notary est pris en charge sur les appareils de bureau et portables. Il n'est pas pris en charge sur les appareils mobiles ni les tablettes. |
URL requises
Pour utiliser OneSpan Notary, vous devez mettre en liste blanche les URL suivantes :
Pour plus d'informations sur ces URL, contactez notre équipe de support.
Activer RON pour votre compte
La première étape pour utiliser le RON de OneSpan Notary est d'activer la notariation en ligne à distance pour votre compte.
Le personnel OneSpan organisera cela en activant les fonctionnalités requises suivantes : (1) Notarisation en ligne à distance ; (2) Système de gestion des notaires ; (3) Salle virtuelle ; (4) Enregistrement virtuel de la salle.
Pour permettre la notariation à distance en ligne, veuillez contacter notre équipe commerciale.
Administrateurs : S'assurer qu'un notaire OneSpan Sign existe
Après l'activation du RON, au moins un expéditeur sur votre compte doit être un notaire OneSpan Sign.
Dans la liste des utilisateurs de votre compte, chaque notaire OneSpan Sign a une petite « icône de notaire » après son nom.
Si aucun expéditeur de signes OneSpan existant n'est notaire, chacune des procédures suivantes peut en créer un :
Créer un nouvel utilisateur en tant que notaire
Pour créer un nouvel utilisateur en tant que notaire, vous devez d'abord vous assurer que :
La fonctionnalité Rôles et Permissions est activée.
Vous êtes connecté à la Nouvelle Expérience Utilisateur avec les privilèges Admin.
Pour créer un nouvel utilisateur en tant que notaire :
Depuis la barre de menu supérieure du tableau de bord , cliquez sur Admin > Utilisateurs.
Cliquez sur Ajouter. Une boîte de dialogue Ajouter un utilisateur apparaît.
Remplissez les champs, en vous assurant de sélectionner Notaire dans la liste déroulante Rôle .
Cliquez sur Enregistrer.
Faire d'un utilisateur existant un notaire
Cette procédure fonctionne même si la fonctionnalité Rôles et Permissions n'est pas activée.
Pour désigner un utilisateur existant comme notaire, vous devez d'abord vous assurer que :
Vous êtes connecté à la Nouvelle Expérience Utilisateur avec les privilèges Admin.
Pour faire d'un utilisateur existant un notaire :
Depuis la barre de menu supérieure du tableau de bord, cliquez sur Admin > Utilisateurs. Une liste d'utilisateurs apparaît.
Dans la ligne de l'expéditeur concerné, cliquez sur les trois points horizontaux (...), puis sélectionnez Accorder les droits notariaux.
Vérifiez qu'une « icône de notaire » apparaît désormais après le nom de cet expéditeur.
Notariats : Enregistrement de votre compte utilisateur
Cette procédure n'est pertinente que si vous êtes un nouvel utilisateur de OneSpan Sign créé en tant que notaire. Si oui, vous recevrez un e-mail vous invitant à enregistrer votre compte utilisateur.
Pour enregistrer votre compte utilisateur :
Ouvrez votre e-mail d'invitation.
Cliquez sur le lien appelé Enregistrer votre compte. Un formulaire d'enregistrement de compte apparaît.
Remplissez le formulaire et cliquez sur Envoyer.
Gestion de votre compte notaire
La section notarisation de votre compte peut être utilisée pour gérer les éléments suivants :
Votre commission notaire
Vos préférences
Vos journaux intimes
Notaires : Enregistrer votre commission notaire
Après l'enregistrement du compte utilisateur d'un notaire, il doit enregistrer sa commission notariale.
Pour enregistrer votre commission notaire :
Depuis la barre de menu supérieure du tableau de bord , cliquez sur l'icône Tête et sélectionnez Mon compte. Une nouvelle page apparaît.
Dans la section Notarie dans le panneau de gauche, cliquez sur Commission notaire. La page de la Commission du notaire apparaît.
Ajoutez les détails de votre commission :
Notaire électronique : Sélectionnez cette option si vous êtes notaire public, ce qui signifie que vous êtes autorisé à signer et sceller électroniquement lors d'une réunion en personne.
Notaire en ligne à distance : Sélectionnez cette option si vous êtes autorisé à notariser des documents lors d'une séance de signature à distance.
Vous pouvez également sélectionner les deux options, si vous êtes autorisé à le faire.
Complétez les champs suivants :
Nom : Entrez votre nom légal complet, tel qu'il apparaît sur votre commission notaire.
Pays : Sélectionnez le pays où vous êtes notaire.
Juridiction : Sélectionnez l'État où vous êtes notaire.
Numéro : Saisissez votre numéro de commission.
Date d'expiration : Saisissez la date d'expiration de votre commission.
Sceau : Attachez une image du sceau notaire numérique que vous souhaitez apposer sur les documents.
Lisez le texte à côté de la case à cocher, puis sélectionnez la case.
Cliquez sur Enregistrer.
Une fois la commission de notaire expirée, il recevra une notification par e-mail l'informant qu'il ne peut plus créer ni notarier de transactions en s'engageant en tant que notaire.
Définir vos préférences de notaire
Pour accélérer le processus de notarisation, vous pouvez définir certaines préférences qui peuvent être facilement sélectionnées lors de la création de vos entrées de journal. Les préférences suivantes peuvent être configurées :
Types de documents : Bien que certains types de documents soient inclus par défaut, vous pouvez également cliquer sur Ajouter un type pour définir manuellement une catégorie différente pour vos types de documents.
Types de notariation : Les types de notariation sont les actes notariaux que vous pouvez effectuer sur des documents. Bien qu'il y ait des types par défaut listés, vous pouvez aussi cliquer sur Ajouter un type pour en ajouter davantage. Vous pouvez aussi utiliser l'option Utiliser par défaut pour sélectionner un type de notarisation que vous utilisez plus souvent que les autres.
Journal : Vous pouvez sélectionner cette option pour utiliser automatiquement un journal électronique pour toutes les transactions IPEN. Si vous ne sélectionnez pas cette option, vous devrez créer manuellement un journal notarial après chaque transaction.
Collaboration avec RON Transactions
Une fois que vous avez configuré vos paramètres de notaire RON, vous pouvez commencer à travailler avec les transactions RON.
Expéditeurs : Création d'une transaction RON
Une fois toutes les questions ci-dessus réglées, un expéditeur — éventuellement un notaire — peut créer une transaction de notarisation en ligne à distance.
Pour créer une transaction RON :
Sur le tableau de bord, cliquez sur Nouvelle transaction. Une boîte de dialogue Créer une nouvelle transaction apparaît.
Remplissez les champs, en vous assurant que dans la liste déroulante juste au-dessus du mot PARAMÈTRES, vous sélectionnez Notarisation en ligne à distance.
Cliquez sur Créer. Une nouvelle boîte de dialogue apparaît.
Ajoutez tous les documents souhaités à la transaction.
Dans la liste déroulante du notaire , sélectionnez le notaire que vous souhaitez pour cette transaction. Note : Cette liste contient tous les notaires de votre compte qui ont une commission notaire active.
Ajoutez tous les destinataires souhaités à la transaction.
Pour chaque destinataire que vous ajoutez, cliquez sur les trois points horizontaux (...), puis sélectionnez Paramètres. Une boîte de dialogue Détails du destinataire apparaît. Assurez-vous que cette case contient des informations pertinentes sur le destinataire, car le notaire voudra finalement les enregistrer dans un journal à propos de la transaction. Notez que les récipiendaires n'ont pas besoin d'être originaires de l'État ou du pays où le notaire est nommé. Si vous avez ajouté des informations dans cette case, cliquez sur Enregistrer.
À côté de la sélection de notarisation en ligne à distance que vous avez faite à l'étape 2, cliquez sur Configurer. Une boîte de dialogue pour la salle de dédicaces virtuelle s'ouvre.
Fixez une date et une heure de début. Ces informations sont obligatoires.
Configurez n'importe quel réglage optionnel souhaité.
Cliquez sur Enregistrer. La boîte de dialogue de la Salle de Signature Virtuelle se ferme.
Cliquez sur Suivant. Le premier document de la transaction apparaît.
Depuis le panneau de gauche :
Cliquez sur chaque signataire à son tour, et glissez les champs Signature pour chaque signataire sur le document.
Cliquez sur Notary, et si sa signature est requise sur le document : (i) glisser sur le document un champ Signature , la RonStatement, et les champs Autofields NotaryName et NotarySeal ; (ii) traîner l'un des Autofields suivants sur le document : Pays du notaire, JuridictionDeNotaire, Date d'expiration de la licenceNotaire, Numéro de LicenceNotaire (certains de ces champs peuvent être requis dans la juridiction du Notariat).
Dans le panneau de droite, configurez d'autres paramètres de champ souhaités.
Répétez les étapes 11 à 13 pour chaque document de la transaction.
Cliquez sur Envoyer pour signer. Une fenêtre pop-up de confirmation apparaît.
Cliquez sur Envoyer. Le système envoie des invitations par email à tous les destinataires.
Notaires : Organisation d'une réunion RON
La séance de signature d'une transaction RON est animée par son notaire.
Pour organiser une réunion RON, vous devez d'abord vous assurer que :
Vous êtes le notaire désigné pour une transaction RON.
Vous utilisez la Nouvelle Expérience Utilisateur.
Si vous utilisez un VPN, il doit permettre une connexion WebSocket sur le port 443. Cela est nécessaire car nous utilisons WebSocket Secure (WSS).
Une vitesse Internet minimale de 3 Mbps est recommandée tant pour les hôtes que pour les participants.
Pour organiser une réunion RON :
Accédez à la transaction RON. Le système affiche un écran de bienvenue pour la réunion.
Configurez vos paramètres audio et vidéo pour la réunion comme suit :
Si vous voulez allumer/éteindre votre micro, cliquez sur l'icône du micro .
Si vous voulez allumer/éteindre votre appareil photo, cliquez sur l'icône Appareil photo .
Si vous souhaitez changer votre périphérique d'entrée audio, de sortie audio ou de périphérique vidéo, cliquez sur l' icône Paramètres et suivez les instructions.
Lorsque viendra l'heure de la réunion, ouvrez votre email d'invitation et cliquez sur Aller à l'événement. Vous serez dirigé vers la salle d'attente, où vous pourrez consulter le statut de chaque destinataire.
En ligne : Le destinataire a été authentifié et se trouve dans la salle d'attente.
Hors ligne : le destinataire n'a pas encore été connecté.
Authentification : Le destinataire est en cours d'authentification.
Authentification échouée : Le destinataire a échoué à son authentification.
Un signataire initie sa participation à la réunion en ouvrant son e-mail d'invitation et en cliquant sur Aller à l'événement. Si l'hôte n'a pas encore rejoint la réunion, un message indique au signataire qu'il est dans la salle d'attente. Ils y resteront jusqu'à ce que l'hôte rejoigne la réunion. Une fois le signataire authentifié, un écran de bienvenue apparaît à partir duquel il peut configurer son micro, son appareil photo et d'autres réglages (voir l'étape 2 ci-dessus). Lorsque le signataire est prêt à rejoindre la réunion, il clique sur Rejoindre la réunion.
Lorsque vous êtes prêt à commencer la transaction, cliquez sur Lancer la transaction ou Rejoindre la session. Un nouvel écran apparaît.
Vérifiez l'identité de chaque participant comme suit :
Ouvrez la boîte de dialogue contenant les informations personnelles du participant. Cette boîte sera visible uniquement par l'animateur et le participant.
Assurez-vous que les champs suivants sont remplis : Adresse, Ville, État/province/Région, Code postal/postal, Pays.
Entrez votre relation avec le signataire dans le champ Relation. Note : Ce champ est requis pour la publication initiale du RON de OneSpan Notary.
Cliquez sur Confirmer la vérification. La boîte de dialogue se ferme.
Une liste des documents de la transaction apparaît dans votre volet gauche, et le premier document apparaît dans votre volet droit. À partir de maintenant jusqu'à la fin de la réunion, les signataires verront tout ce que vous faites sauf la vitre gauche.
Invitez le premier signataire à contrôler l'écran en cliquant sur l'icône de souris sous le nom du signataire dans le panneau de contrôle droit.
À ce moment-là, le premier signataire voit cette invitation et, espérons-le, clique sur Accepter. Ils peuvent ensuite examiner le document, signer leurs champs de signature et cliquer sur Confirmer pour vérifier leur acceptation du document. Lorsque toutes les actions requises du signataire ont été accomplies pour le premier document, il est invité à remettre le contrôle à l'hôte. Ils le font en cliquant sur OK. Tous les participants peuvent désormais voir les signatures appliquées du premier signataire sur le premier document.
Répétez l'étape précédente pour chaque signataire.
Lorsque tous les signataires ont signé le premier document, cliquez sur Suivant pour passer au document suivant.
Répétez les étapes 7 à 9 jusqu'à ce que tous les signataires aient signé tous les documents.
Après avoir terminé de signer, et si ce document contient un sceau notarié, cliquez sur Appliquer le sceau. À ce stade, votre sceau notarial sera appliqué.
Terminez le processus de signature en cliquant sur Terminé. Un écran de Signature Complète indique que toutes les identités des signataires ont été vérifiées et que tous les documents ont été signés.
Cliquez sur Terminer la session pour les signataires. Une fenêtre pop-up Fermer la session apparaît. Cliquez sur Terminer la session.
Chaque participant est désormais relâché sur une page de résumé qui lui permet de consulter et de télécharger les documents de la transaction.
Une page de journal apparaît. Confirmez ses listes de signataires et de documents de notarisation. Parce que vous êtes notaire, vous ne figurerez pas sur la liste des signataires .
Pour chaque document : (a) remplir les champs Type de document et Acte notarial ; (b) éventuellement, ajouter des Commentaires.
Cliquez sur Enregistrer et Terminer. Une page apparaît qui vous permet de consulter et de télécharger les documents de la transaction.
Dans le menu Plus d'actions , sélectionnez Quitter le mode signature.
Notaires : Examiner et télécharger un journal
Le notaire est responsable de télécharger et de stocker toute la documentation relative à une réunion notariée. Cette documentation comprend tous les documents signés, le journal, le résumé des preuves, ainsi que tout enregistrement vidéo réalisé pendant la séance de signature.
Pour la majorité des États américains, OneSpan stocke les enregistrements vidéo d'une séance de dédicaces pendant seulement sept jours. Cependant, pour les États suivants, des enregistrements vidéo sont stockés par OneSpan pendant 10 ans. Cette liste peut être modifiée : Colorado, Floride, Indiana, Caroline du Nord.
La procédure suivante décrit comment les notaires peuvent consulter et télécharger un journal qu'ils ont créé.
Pour consulter et télécharger une revue :
Depuis la barre de menu supérieure du tableau de bord, cliquez sur l'icône Tête et sélectionnez Mon compte. Une nouvelle page apparaît.
Dans le panneau de gauche, cliquez sur Journal. Le panneau de droite affiche une liste des revues disponibles.
Utilisez les champs de recherche pour trouver un journal spécifique. Vous pouvez aussi trier les journaux affichés par nom et date.
Sélectionnez les revues que vous souhaitez télécharger.
Cliquez sur l' icône de téléchargement à côté du journal.
Certains États exigent qu'un journal soit signé électroniquement par les signataires de la transaction. Dans ces cas, nous conseillons au notaire de : (1) télécharger le journal ; (2) inviter les signataires à signer le Journal ; (3) conserver le journal entièrement signé électroniquement au même endroit que les autres documents de la transaction.
Tous les journaux sont scellés par falsification.
Lorsqu'un utilisateur Notary est supprimé de OneSpan Sign, le système supprime toutes ses informations notariales (par exemple, toutes ses transactions et tous ses Journaux).
Dépannage des transactions RON
Si vous rencontrez des problèmes avec les transactions RON lors de l'utilisation de certains appareils, nous vous suggérons de contacter votre équipe de support. Il est possible que les politiques VPN de votre entreprise interfèrent avec la transaction RON. Par exemple, vous pourriez avoir besoin d'installer des certificats spécifiques à l'entreprise ou d'ajouter ces appareils à la liste des appareils gérés de votre entreprise.
Vidéo : OneSpan Notaire : Comment faire signer et notarier à distance des accords
IPEN
Bien que le processus de notarisation de OneSpan Sign soit entièrement électronique, dans certaines situations, tous les signataires doivent être en présence physique d'un notaire. Cela s'appelle la notarisation en personne, ou IPEN.
Juridictions soutenues
OneSpan IPEN prend actuellement en charge les juridictions notaires suivantes :
Alaska | Montana | Tennessee |
Arizona | New Hampshire | Texas |
Delaware | New Jersey | Utah |
Floride | Minnesota | Rhode Island |
Hawaï | Nouveau-Mexique | Virginie |
Idaho | New York | Washington |
Indiana | Missouri | Virginie-Occidentale |
Iowa | Dakota du Nord | Wisconsin |
Kansas | Ohio | Wyoming |
Louisiane | Oklahoma | |
Maryland | Oregon | |
Michigan | Pennsylvanie |
Si votre organisation envisage d'utiliser un processus IPEN, il est important de respecter les exigences de notarisation de votre État, telles que modifiées par des décrets exécutifs d'urgence ou d'autres directives officielles. Veuillez consulter le service juridique de votre organisation pour obtenir des conseils à ce sujet.
Gestion de votre compte notaire
La section notarisation de votre compte peut être utilisée pour gérer les éléments suivants :
Votre commission notaire
Vos préférences
Vos journaux intimes
Notaires : Enregistrer votre commission notaire
Après l'enregistrement du compte utilisateur d'un notaire, il doit enregistrer sa commission notariale.
Pour enregistrer votre commission notaire :
Depuis la barre de menu supérieure du tableau de bord, cliquez sur l'icône Tête et sélectionnez Mon compte. Une nouvelle page apparaît.
Dans la section Notarie dans le panneau de gauche, cliquez sur Commission notaire. La page de la Commission du notaire apparaît.
Ajoutez les détails de votre commission :
Notaire électronique : Sélectionnez cette option si vous êtes notaire public, ce qui signifie que vous êtes autorisé à signer et sceller électroniquement lors d'une réunion en personne.
Notaire en ligne à distance : Sélectionnez cette option si vous êtes autorisé à notariser des documents lors d'une séance de signature à distance.
Vous pouvez également sélectionner les deux options, si vous êtes autorisé à le faire.
Complétez les champs suivants :
Nom : Entrez votre nom légal complet, tel qu'il apparaît sur votre commission notaire.
Pays : Sélectionnez le pays où vous êtes notaire.
Juridiction : Sélectionnez l'État où vous êtes notaire.
Numéro : Saisissez votre numéro de commission.
Date d'expiration : Saisissez la date d'expiration de votre commission.
Sceau : Attachez une image du sceau notaire numérique que vous souhaitez apposer sur les documents.
Lisez le texte à côté de la case à cocher, puis sélectionnez la case.
Cliquez sur Enregistrer.
Définir vos préférences de notaire
Pour accélérer le processus de notarisation, vous pouvez définir certaines préférences qui peuvent être facilement sélectionnées lors de la création de vos entrées de journal. Les préférences suivantes peuvent être configurées :
Types de documents : Bien que certains types de documents soient inclus par défaut, vous pouvez également cliquer sur Ajouter un type pour définir manuellement une catégorie différente pour vos types de documents.
Types de notariation : Les types de notariation sont les actes notariaux que vous pouvez effectuer sur des documents. Bien qu'il y ait des types par défaut listés, vous pouvez aussi cliquer sur Ajouter un type pour en ajouter davantage. Vous pouvez aussi utiliser l'option Utiliser par défaut pour sélectionner un type de notarisation que vous utilisez plus souvent que les autres.
Journal : Vous pouvez sélectionner cette option pour utiliser automatiquement un journal électronique pour toutes les transactions IPEN. Si vous ne sélectionnez pas cette option, vous devrez créer manuellement un journal notarial après chaque transaction.
Exiger un notaire pour une transaction
Pour marquer une transaction comme « notariée » (c'est-à-dire nécessitant un notaire) :
Dans la section Paramètres de transaction , utilisez le menu déroulant du type de transaction pour sélectionner Notariation électronique en personne. Si vous ne le faites pas, la transaction ne sera pas légalement notariée.
Si un destinataire de groupe existe dans la transaction, vous ne pouvez pas créer une transaction notariée.
Si un notaire actif existe dans la transaction, celle-ci sera automatiquement sélectionnée comme une transaction notariée.
Signature et notariation des documents
Pour permettre la signature de documents notariés, notez ce qui suit :
Lorsque la transaction de cette procédure a été créée, elle a dû être marquée comme une transaction notariée. La section précédente explique comment faire.
Le notaire et tous les signataires doivent être réunis en personne et avoir accès à un seul appareil qui sera utilisé par toutes les parties pour examiner et signer les documents (par exemple, un ordinateur ou une tablette).
Le notaire a vérifié les accréditations de chaque signataire et a noté le type de titres fourni par chaque signataire.
Pour signer et notarier les documents lors d'une transaction notariée :
Le notaire commence le processus de signature en se connectant à son compte OneSpan Sign et en sélectionnant la transaction notariée concernée.
Le notaire transmet le contrôle de l'appareil au premier signataire, qui signe tous les champs de signature nécessitant leur signature. Ce processus est répété pour chaque signataire.
Pour compléter le processus, le notaire signe chaque document.
Après la signature et la notarisation terminées, la personne ayant créé la transaction (c'est-à-dire l'expéditeur) peut télécharger des copies de tous les documents signés et notariés. De plus, l'expéditeur peut éventuellement distribuer les documents à tous les signataires et au notaire.
Gestion de vos e-Journals
Un e-Journal est un registre électronique qu'un notaire doit tenir pour enregistrer les informations relatives à chaque notarisation qu'il effectue via IPEN.
Cette section aborde :
Création d'écritures e-journal
Pour créer un e-Journal, les prérequis suivants sont nécessaires :
IPEN est activé pour votre compte. Pour organiser cela, contactez notre équipe de support.
L'utilisateur actuellement connecté est un notaire.
Pour créer une entrée de journal électronique :
Une fois la signature terminée, cliquez sur Aller dans le journal. Une boîte de dialogue Entrée de journal apparaît.
Remplissez les champs affichés. Selon vos choix, différentes options peuvent apparaître.
Cliquez sur Enregistrer.
Consulter votre journal
Notaires : Examiner et télécharger un journal
Le notaire est responsable de télécharger et de stocker toute la documentation relative à une réunion notariée. Cette documentation comprend tous les documents signés, le journal, le résumé des preuves, ainsi que tout enregistrement effectué lors de la séance de signature.
OneSpan ne conserve les enregistrements d'une séance de dédicaces que pendant sept jours.
La procédure suivante décrit comment les notaires peuvent consulter et télécharger un journal qu'ils ont créé.
Pour consulter et télécharger une revue :
Depuis la barre de menu supérieure du tableau de bord, cliquez sur l'icône Tête et sélectionnez Mon compte. Une nouvelle page apparaît.
Dans le panneau de gauche, cliquez sur Journal. Le panneau de droite affiche une liste des revues disponibles.
Utilisez les champs de recherche pour trouver un journal spécifique. Vous pouvez aussi trier les journaux affichés par nom et date.
Sélectionnez les revues que vous souhaitez télécharger.
Cliquez sur l' icône de téléchargement à côté du journal.
Certains États exigent qu'un journal soit signé électroniquement par les signataires de la transaction. Dans ces cas, nous conseillons au notaire de : (1) télécharger le journal ; (2) inviter les signataires à signer le Journal ; (3) conserver le journal entièrement signé électroniquement au même endroit que les autres documents de la transaction.
Tous les journaux sont scellés par falsification.
Lorsqu'un utilisateur Notary est supprimé de OneSpan Sign, le système supprime toutes ses informations notariales (par exemple, toutes ses transactions et tous ses Journaux).