L’option Délégation d’accès permet à un utilisateur de déléguer l’accès à ses transactions OneSpan Sign à un ou plusieurs autres utilisateurs de son compte. Plus précisément, les délégués peuvent signer des documents au nom du délégué, et accéder à la boîte mail, aux brouillons, aux mises en page et aux modèles du délégué. Toutes les transactions effectuées par le délégué restent néanmoins la propriété du délégué.
Cette fonctionnalité répond à des cas d’usage tels que les suivants :
Un manager doit gérer les transactions, surveiller l’avancement des transactions et récupérer les documents complétés des employés ayant envoyé des emails de transaction mais qui ne sont pas disponibles pour le moment (peut-être qu’ils sont en vacances ou qu’ils ont quitté l’entreprise).
Un groupe d’utilisateurs est responsable de la distribution des transactions. Lorsqu’un membre du groupe est absent, un autre membre doit accéder aux dossiers OneSpan Sign du membre absent pour : (1) vérifier si une transaction a été envoyée ou terminée ; (2) récupérer tous les documents complétés.
Dans les situations où un compte a été bloqué, les administrateurs et gestionnaires peuvent désormais attribuer des délégués pour ce compte. Cela est utile si, par exemple, un utilisateur a quitté l’entreprise.
Le reste de cette page décrit :
Désignation d’un délégué
Pour utiliser cette fonctionnalité, la fonction de délégation doit être activée pour votre compte. Pour organiser cela, veuillez contacter notre équipe de support.
Pour vous désigner un délégué :
Cliquez sur l’icône du compte . La page Mon compte apparaît.
Cliquez sur l’onglet Délégation d’accès . Si vous avez déjà des délégués, ils seront listés dans cet onglet.
Cliquez sur Ajouter Délégué pour ouvrir un écran de recherche. Choisissez votre délégué dans la liste déroulante des expéditeurs sur votre compte. Cette liste ne vous inclura pas, ni vous ni aucun de vos délégués existants.
Saisissez une date de début et une date de fin pour la délégation (par exemple, le premier et le dernier jour de vos vacances).
Cliquez sur Enregistrer.
Si vous souhaitez que votre délégué reçoive des copies de toutes les notifications email liées aux futures transactions, faites glisser SUR l’interrupteur à bascule Envoyer une copie de tous les emails aux délégués. Les copies par e-mail s’arrêteront à la fin de la période de délégation. Cela signifie que les emails suivants seront envoyés.
email.joint.uploaded
email.blacklisted
email.bounced
email.bulk.send.completed
email.plainte
email.refuse
email.evidence.summary
email.expire
email.kba.failure
email.lock.signer
email.customer.blocked.country.event
email.ooto
email.opt.out
email.reassign.sender
email.transaction.complete
La procédure ci-dessus décrit comment désigner un délégué depuis la page Mon compte . En utilisant un autre flux de travail, vous pouvez également désigner un délégué parmi les pages Expéditeurs et Utilisateurs. Pour ce faire, cliquez sur les ellipsis (...) à droite du nom de l’utilisateur, puis sélectionnez Assigner délégués.
Gérer son rôle de délégué
Avant de commencer, assurez-vous que :
La fonction de délégation a été activée pour votre compte.
Vous avez été désigné délégué de quelqu’un.
Pour gérer votre rôle de délégué :
Dans le menu supérieur, cliquez sur l’icône Gérer la délégation (
. La boîte de dialogue Gérer la délégation apparaît.Dans l’espace Actuellement déléguant pour : , l’un des éléments suivants apparaît :
Si vous agissez actuellement en tant que délégué pour un expéditeur, le nom et l’adresse e-mail de ce délégué apparaissent.
Si plusieurs expéditeurs vous ont désigné comme leur délégué, ils apparaissent tous dans une liste.
Si vous n’agissez pas actuellement en tant que délégué, l’expression « Pas d’expéditeur » apparaît.
Pour accepter votre rôle de délégué pour un expéditeur, sélectionnez-le dans la liste, puis cliquez sur Commencer à gérer.
Le bouton Commencer la gestion n’est visible que si vous n’êtes pas actuellement délégué pour un autre expéditeur.
Si vous souhaitez cesser d’agir en tant que délégué pour un expéditeur, cliquez sur Arrêter de gérer.
Le bouton Arrêter la gestion n’est visible que si vous agissez actuellement en tant que délégué pour un autre expéditeur.
Si vous souhaitez cesser d’agir en tant que délégué pour un Expéditeur, et commencer à agir comme délégué pour un autre Expéditeur, sélectionnez le nouvel Expéditeur dans la liste ci-dessus, puis cliquez sur Commencer à gérer.