La Salle Virtuelle de OneSpan Sign est une salle de réunion virtuelle où un hôte et des signataires venus de différents lieux peuvent : (1) collaborer via une visioconférence ; (2) signer des documents lors d’une session de co-consultation.
Virtual Room offre à ses utilisateurs les fonctionnalités suivantes :
Il est facile à utiliser (par exemple, il n’est pas nécessaire de télécharger de logiciel externe).
Les réunions en salle virtuelle offrent des interactions en temps réel qui imitent les interactions en face à face, offrant une révision, une collaboration, une assistance et des clarifications simultanées.
Les réunions en salle virtuelle sont sécurisées. Seules les bonnes personnes sont admises, et Virtual Room prend en charge toutes les méthodes généralement disponibles pour authentifier l’identité des personnes.
Chaque participant peut configurer ses propres réglages audio et vidéo pour une réunion dans une salle virtuelle.
Les clients peuvent personnaliser la plupart des écrans lors de leurs réunions en salle virtuelle (par exemple, Bienvenue, Salle d’attente, Authentification, Merci). Cela signifie qu’ils peuvent afficher leur propre marque de manière bien visible tout au long de ces réunions. Pour lancer le processus de personnalisation, les clients doivent contacter leur représentant de compte au sein du département des ventes d’OneSpan.
L’hôte contrôle le rythme d’une réunion dans la salle virtuelle (par exemple, seul l’hôte peut changer de documents ; il choisit qui signe à un moment donné).
Lors d’une réunion dans une salle virtuelle : (1) les participants peuvent télécharger des pièces jointes et masquer leurs attaches aux autres signataires ; (2) l’hôte peut voir combien de pièces jointes l’expéditeur a demandé à chaque destinataire de téléverser.
Electronic Evidence enregistre la plupart des événements d’une réunion dans une salle virtuelle, garantissant ainsi un accord juridiquement contraignant.
Cette fonctionnalité n’est pas prise en charge sur les appareils mobiles, ni dans les environnements FedRAMP.
Création d’une transaction de salle virtuelle
Prérequis
La fonction Salle Virtuelle a été activée pour votre compte. Pour organiser cela, veuillez contacter votre représentant de compte au sein du département des ventes de OneSpan.
Vous êtes un expéditeur dans votre compte.
Vous utilisez la Nouvelle Expérience Utilisateur.
Action
Pour créer une transaction lors d’une réunion dans une salle virtuelle :
Commencez à créer une transaction de la manière habituelle (nommez-la, ajoutez des documents et des signataires, spécifiez vos méthodes d’authentification préférées, etc.).
Sur la page Create Transaction , cliquez sur Paramètres.
Activez l’interrupteur à bascule de la Salle Virtuelle . Le bouton Configurer adjacent devient actif.
Cliquez sur le bouton Configurer . Une boîte de dialogue Configuration apparaît.
Pour activer la visioconférence pendant la session, activez l’interrupteur Activer la vidéo .
Pour activer un enregistrement vidéo de la session, assurez-vous que les interrupteurs Activer la vidéo et Permettre l’enregistrement vidéo sont tous deux ACTIVÉS.
Pour votre information :
Les enregistrements de la Salle Virtuelle sont enregistrés sous forme de fichiers MP4.
Le nom du fichier d’enregistrement est une combinaison du nom de la transaction et de la date et heure de l’enregistrement.
Spécifiez une date et une heure de début de la réunion en cliquant sur l’icône du calendrier et en suivant les consignes.
La date et l’heure spécifiées apparaîtront dans l’e-mail d’invitation à tous les participants à la réunion. Cependant, cette spécification n’empêchera pas les participants d’accepter de tenir la réunion à une autre date et à une autre heure.
Si un message d’erreur indique que la date spécifiée apparaît dans le passé, vous devrez probablement ajuster le paramètre de fuseau horaire sur votre page Personal Information (dans l’ensemble Mon compte ).
Cliquez sur Enregistrer.
Retournez dans la section Destinataires et identifiez un destinataire de transaction comme hôte de la réunion en cliquant sur l’icône à gauche de son nom.
La réunion doit avoir un seul hôte, qui doit être un expéditeur dans votre compte.
Cliquez sur Suivant.
Ouvrez les documents de la transaction et ajoutez des champs de signature pour chaque signataire.
Une fois que vous avez terminé d’ajouter des champs de signature à chaque document, cliquez sur Envoyer pour signer afin d’envoyer une invitation à tous les participants à la réunion.
Organisation d’une réunion virtuelle
Prérequis
Une transaction de la Salle Virtuelle a été créée.
Vous avez été identifié comme l’hôte de la réunion de la salle virtuelle associée.
Vous utilisez la Nouvelle Expérience Utilisateur.
Si vous utilisez un VPN, il doit permettre une connexion WebSocket sur le port 443. Cela est nécessaire car nous utilisons WebSocket Secure (WSS).
Une vitesse Internet minimale de 3 Mbps est recommandée tant pour les hôtes que pour les participants.
Action
Pour organiser une réunion dans une salle virtuelle :
Accédez à la transaction de la Salle Virtuelle. Le système affiche un écran de bienvenue pour la réunion.
Configurez vos paramètres audio et vidéo pour la réunion comme suit :
Si vous voulez allumer/éteindre votre micro, cliquez sur l’icône du micro .
Si vous voulez allumer/éteindre votre appareil photo, cliquez sur l’icône Appareil photo .
Si vous souhaitez changer votre périphérique d’entrée audio, de sortie audio ou de périphérique vidéo, cliquez sur l’icône Paramètres et suivez les instructions.
Lorsque viendra l’heure de la réunion, ouvrez votre email d’invitation et cliquez sur Aller à l’événement. Vous serez dirigé vers la salle d’attente, où vous pourrez voir quels signataires se trouvent dans la salle d’attente.
Un signataire initie sa participation à la réunion en ouvrant son e-mail d’invitation et en cliquant sur Aller à l’événement. Un écran apparaît alors à partir duquel ils doivent authentifier leur identité. Une fois authentifiés, un écran de bienvenue apparaît à partir duquel le signataire peut configurer son micro, son appareil photo et d’autres réglages (voir l’étape 2 ci-dessus). Lorsque le signataire est prêt à rejoindre la réunion, il clique sur Rejoindre la réunion. Si l’hôte n’a pas encore rejoint la réunion, un message indique au signataire qu’il est dans la salle d’attente. Ils y resteront jusqu’à ce que l’hôte rejoigne la réunion.
Lorsque vous êtes prêt à rejoindre la réunion, cliquez sur Rejoindre la réunion. Un nouvel écran apparaît.
Lorsque vous êtes prêt à commencer la transaction, cliquez sur Commencer. Une liste des documents de la transaction apparaît dans votre volet gauche, et le premier document apparaît dans votre volet droit. À partir de maintenant jusqu’à la fin de la réunion, les signataires verront tout ce que vous faites sauf la vitre gauche.
Invitez le premier signataire à contrôler l’écran en cliquant sur l’icône de souris sous le nom du signataire dans le panneau de contrôle droit.
À ce moment-là, le premier signataire voit cette invitation et, espérons-le, clique sur Accepter. Ils peuvent ensuite examiner le document, signer leurs champs de signature et cliquer sur Confirmer pour vérifier leur acceptation du document. Lorsque toutes les actions requises du signataire ont été accomplies pour le premier document, il est invité à remettre le contrôle à l’hôte. Ils le font en cliquant sur OK. Tous les participants peuvent désormais voir les signatures appliquées du premier signataire sur le premier document.
Répétez l’étape précédente pour chaque signataire.
Lorsque tous les signataires ont signé le premier document, cliquez sur Suivant pour passer au document suivant.
Répétez les étapes 6 à 8 jusqu’à ce que tous les signataires aient signé tous les documents.
Terminez le processus de signature en cliquant sur Terminé. Un nouvel écran apparaît.
Optionnel : cliquez sur Examiner les documents et/ou télécharger les documents.
Après avoir cliqué sur Terminé, le système envoie à chaque participant un e-mail contenant un lien vers Télécharger les documents terminés.
Après l’achèvement d’une transaction enregistrée, l’expéditeur recevra un courriel l’informant que l’enregistrement vidéo de la transaction est disponible en téléchargement sur la page Détails de la transaction (dans la section expéditeur de la nouvelle expérience utilisateur). Les enregistrements sont supprimés sept jours après leur création, donc les expéditeurs doivent télécharger et stocker les enregistrements avant cette date.