Salle virtuelle

La salle virtuelle de OneSpan Sign est une salle de réunion virtuelle dans laquelle un hôte et des signataires de différents endroits peuvent : (1) collaborer par le biais d’un appel par vidéoconférence ; (2) signer des documents dans le cadre d’une session de co-navigation.

Virtual Room offre à ses utilisateurs les fonctionnalités suivantes :

• Il est facile à utiliser (par exemple, il n’est pas nécessaire de télécharger un logiciel externe).

• Les réunions en salle virtuelle offrent des interactions en temps réel qui imitent les interactions en face à face, offrant simultanément un examen, une collaboration, une assistance et des éclaircissements.

• Les réunions en salle virtuelle sont sécurisées. Seules les bonnes personnes sont admises, et Virtual Room prend en charge toutes les méthodes généralement disponibles pour authentifier l’identité des personnes.

• Chaque participant peut configurer ses propres paramètres audio et vidéo pour une réunion en salle virtuelle.

• Les clients peuvent personnaliser la plupart des écrans de leurs réunions en salle virtuelle (par exemple, Bienvenue, Salle d’attente, Authentification, Merci). Cela signifie qu’ils peuvent afficher leur propre marque tout au long de ces réunions. Pour lancer le processus de personnalisation, les clients doivent contacter leur représentant de compte au service des ventes de OneSpan.

• L’hôte contrôle le rythme d’une réunion dans une salle virtuelle (par exemple, seul l’hôte peut modifier les documents ; l’hôte choisit qui signe à un moment donné).

• Au cours d’une réunion dans une salle virtuelle : (1) les participants peuvent télécharger des pièces jointes et masquer leurs pièces jointes aux autres signataires ; (2) L’hôte peut voir combien de pièces jointes l’expéditeur a demandé à chaque destinataire de télécharger.

• Les preuves électroniques enregistrent la plupart des événements d’une réunion en salle virtuelle, garantissant ainsi un accord juridiquement contraignant.

Le reste de cette page décrit :

• Creating a Virtual Room Transaction

• Hosting a Virtual Room Meeting

Création d’une transaction de salle virtuelle

Conditions préalables

• La fonctionnalité Salle virtuelle a été activée pour votre compte. Pour ce faire, veuillez contacter votre représentant de compte au service des ventes de OneSpan.

• Vous êtes un expéditeur dans votre compte.

• Vous utilisez la nouvelle expérience utilisateur.

Action

Pour créer une transaction pour une réunion en salle virtuelle :

1. Commencez à créer une transaction de la manière habituelle (nommez-la, ajoutez des documents et des signataires, spécifiez vos méthodes d’authentification préférées, etc.).

2. Sur la page Create Transaction , cliquez sur Paramètres.

3. Faites glisser l’interrupteur à bascule de la salle virtuelle sur ON. Le bouton Configurer adjacent devient actif.

4. Cliquez sur le bouton Configurer . Une boîte de dialogue Configuration s’affiche.

5. Pour activer la visioconférence pendant la session, appuyez sur le bouton bascule Activer la vidéo .

6. Pour activer l’enregistrement vidéo de la session, assurez-vous que les commutateurs bascules Activer la vidéo et Autoriser l’enregistrement vidéo sont tous deux activés.

   Pour votre information :

   • Les enregistrements de la salle virtuelle sont sauvegardés sous forme de fichiers MP4.

   • Le nom du fichier d’enregistrement est une combinaison du nom de la transaction et de la date et de l’heure de l’enregistrement.

7. Spécifiez une date et une heure de début pour la réunion en cliquant sur l’icône du calendrier et en suivant les invites.

   La date et l’heure que vous avez spécifiées apparaîtront dans l’e-mail d’invitation envoyé à tous les participants à la réunion. Toutefois, cette spécification n’empêchera pas les participants de convenir de tenir la réunion à une autre date et à une autre heure.

   Si un message d’erreur indique que la date que vous avez spécifiée semble être dans le passé, vous devrez probablement ajuster le paramètre Fuseau horaire sur votre page Personal Information (dans l’ensemble de pages Mon compte ).

8. Cliquez sur Enregistrer.

9. Revenez à la section Destinataires et identifiez un destinataire de transaction en tant qu’hôte de la réunion en cliquant sur l’icône à gauche de son nom.

   La réunion doit avoir exactement un hôte, qui doit être un expéditeur dans votre compte.

10. Cliquez sur Suivant.

11. Ouvrez les documents de la transaction et ajoutez des champs de signature pour chaque signataire.

12. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des champs de signature à chaque document, cliquez sur Envoyer à la signature pour envoyer une invitation à la réunion à tous les participants.

Organiser une réunion virtuelle dans une salle

Conditions préalables

• Une transaction de salle virtuelle a été créée.

• Vous avez été identifié en tant qu’hôte de la réunion dans la salle virtuelle associée.

• Vous utilisez la nouvelle expérience utilisateur.

• Si vous utilisez un VPN, il doit autoriser une connexion WebSocket sur le port 443. Cela est nécessaire car nous utilisons WebSocket Secure (WSS).

• Une vitesse Internet minimale de 3 Mbps est recommandée pour les hôtes et les participants.

Action

Pour organiser une réunion en salle virtuelle :

1. Accédez à la transaction Virtual Room. Le système affiche un écran d’accueil pour la réunion.

2. Configurez vos paramètres audio et vidéo pour la réunion comme suit :

   • Si vous souhaitez activer/désactiver votre microphone, cliquez sur l’icône Micro .

   • Si vous souhaitez activer/désactiver votre appareil photo, cliquez sur l’icône Appareil photo .

   • Si vous souhaitez modifier votre périphérique d’entrée audio, votre périphérique de sortie audio ou votre périphérique vidéo, cliquez sur l’icône Paramètres et suivez les instructions.

3. Au moment de la réunion, ouvrez votre e-mail d’invitation, puis cliquez sur Accéder à l’événement. Vous serez dirigé vers la salle d’attente, où vous pourrez voir quels signataires se trouvent dans la salle d’attente.

   Un signataire initie sa participation à la réunion en ouvrant son e-mail d’invitation et en cliquant sur Accéder à l’événement. Un écran apparaît alors à partir duquel ils doivent authentifier leur identité. Une fois qu’ils sont authentifiés, un écran de bienvenue s’affiche à partir duquel le signataire peut configurer son micro, son appareil photo et d’autres paramètres (voir l’étape 2 ci-dessus). Lorsque le signataire est prêt à rejoindre la réunion, il clique sur Rejoindre la réunion. Si l’organisateur n’a pas encore rejoint la réunion, un message indique au signataire qu’il se trouve dans la salle d’attente. Ils y resteront jusqu’à ce que l’hôte rejoigne la réunion.

4. Lorsque vous êtes prêt à rejoindre la réunion, cliquez sur Rejoindre la réunion. Un nouvel écran apparaît.

5. Lorsque vous êtes prêt à commencer la transaction, cliquez sur Commencer. Une liste des documents de la transaction s’affiche dans votre volet gauche, et le premier document apparaît dans votre volet droit. À partir de maintenant et jusqu’à la fin de la réunion, les signataires verront tout ce que vous faites, à l’exception du volet gauche.

6. Invitez le premier signataire à contrôler l’écran en cliquant sur l’icône de la souris sous le nom du signataire sur le panneau de configuration de droite.

   À ce stade, le premier signataire voit cette invitation et, espérons-le, clique sur Accepter. Ils peuvent ensuite examiner le document, signer leurs champs de signature et cliquer sur Confirmer pour vérifier leur acceptation du document. Lorsque toutes les actions requises du signataire ont été effectuées pour le premier document, il est invité à repasser le contrôle à l’hôte. Pour ce faire, cliquez sur OK. Tous les participants peuvent maintenant voir les signatures apposées par le premier signataire sur le premier document.

7. Répétez l’étape précédente pour chaque signataire.

8. Une fois que tous les signataires ont signé le premier document, cliquez sur Suivant pour passer au document suivant.

9. Répétez les étapes 6 à 8 jusqu’à ce que tous les signataires aient signé tous les documents.

10. Terminez le processus de signature en cliquant sur Terminé. Un nouvel écran apparaît.

11. Facultatif : Cliquez sur Examiner les documents et/ou Télécharger les documents.

    Une fois que vous avez cliqué sur Terminé, le système envoie à chaque participant un e-mail contenant un lien pour télécharger les documents terminés.

    Une fois qu’une transaction enregistrée est terminée, l’expéditeur de la transaction recevra un courriel l’informant que l’enregistrement vidéo de la transaction peut être téléchargé sur la page Détails de la transaction (dans la partie de l’expéditeur de la nouvelle expérience utilisateur). Les enregistrements sont supprimés sept jours après leur création, de sorte que les expéditeurs doivent télécharger et stocker les enregistrements avant cette date.

Tutoriel vidéo