Ajout de documents à une transaction

• Création d’une transaction

• Ajout de documents à une transaction

• Ajout de destinataires à une transaction

• Configuration de l’authentification du destinataire

• Ajout de champs à un document

• Gestion des rappels de transaction

OneSpan Sign inclut automatiquement un document de consentement aux divulgations électroniques et signatures dans tous les paquets. Tous les signataires doivent accepter les termes de cet accord avant de pouvoir accéder aux autres documents d’un paquet.

Pour ajouter des documents à une transaction :

1. Ouvrez la transaction appropriée et localisez la section Documents .

2. Cliquez sur Ajouter un document.

3. Parcourez pour sélectionner votre document et cliquez sur Ouvrir. Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers en utilisant le clavier Ctrl.

   Vous pouvez aussi déplacer le document de son emplacement vers la transaction.

4. Optionnel : Pour changer l’ordre de plusieurs documents, faites glisser le guidon (points orange à gauche du nom du document) vers l’ordre préféré dans la liste des documents. Le numéro à côté du document indique l’ordre de signature. Le document de Divulgation électronique et de consentement à la signature ne peut jamais être déplacé de la position #1.

   L’ordre de signature des documents est l’ordre dans lequel plusieurs documents doivent être signés par un participant. Cet ordre peut être modifié en glissant et en déposant des documents vers le haut ou vers le bas (si la transaction est accessible, vous pouvez utiliser les flèches haut et bas pour déplacer un document à l’emplacement souhaité). Lors de l’expérience Signer, un signataire reçoit d’abord le document non signé ayant l’ordre de signature le plus bas. Une fois ce document signé, le signataire reçoit le document non signé du second ordre le plus bas. Et ainsi de suite. En général, un document d’un ordre donné ne peut être consulté par un signataire qu’après que tous les documents de commandes inférieures ont été traités.

OneSpan Sign prend en charge les types de documents suivants :

• Format de document portable d’Adobe (*. pdf) — Les PDF sur lesquels OneSpan Sign peut agir disposent généralement d’au moins ces permissions activées : (1) modification du document ; (2) signature ; (3) remplissage des champs de formulaire.

• Microsoft Word (*. doc ou *. docx)

• Bureau ouvert (*. ODT)

• Texte (*. Txt)

• Format de texte enrichi (*. RTF)

De plus, le pilote d’impression OneSpan Sign prend en charge tout document pouvant être imprimé depuis une application Windows (par exemple, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint).

Contraintes de taille de fichier

• La taille maximale d’un seul document est de 16 Mo. Les documents plus petits offrent de meilleures performances — nous recommandons moins de 5 Mo par document.

• La taille totale maximale de tous les documents d’une transaction est de 39 Mo.

• Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce ou Microsoft SharePoint, la taille maximale du fichier est de 5 Mo par document.

• Si votre organisation utilise des connecteurs Salesforce, le nombre maximal de documents pouvant être ajoutés à une transaction est de dix (10).

• Si vous activez la livraison d’e-mail tout en configurant un destinataire, les pièces jointes supérieures à 5 Mo ne sont pas prises en charge.

Contraintes de noms de fichiers

• Les noms de fichiers des documents ne doivent pas contenir les caractères suivants séparés par des virgules : *, /, \, :, <, >, |, ?, ".

• Le nom d’un document ne peut pas contenir la chaîne signée.

Contraintes générales des fichiers

• Nous vous recommandons de ne pas utiliser de documents PDF utilisant XML Forms Architecture. Pour plus d’informations, consultez la section Prise en charge XFA.

• Ne téléchargez pas les documents protégés par mot de passe ou corrompus. Cela générera une erreur.

• OneSpan recommande vivement de scanner un PDF pour détecter des erreurs de syntaxe (par exemple, en utilisant l’outil Preflight d’Adobe) et de résoudre les erreurs avant d’ajouter le document à une transaction.

• Les PDF avec le drapeau NeedAppearances réglé sur true ne sont pas actuellement pris en charge.

Une fois que vous avez ajouté des documents à une transaction, vous pouvez commencer à y ajouter des destinataires .

Ajout de documents justificatifs

Vous pouvez ajouter des documents supplémentaires à votre transaction, comme des photos, des fichiers de référence, des termes et conditions, ou des documents de police. Ces documents ne comporteront pas de champs de signature, mais pourraient fournir du contexte, de la clarté ou toute autre information supplémentaire utile à un signataire. Par exemple, des rapports financiers, des plans d’enquête ou même des photos.

Ces documents ne sont consultables qu’après avoir été téléchargés par le signataire.

Pour activer cette fonctionnalité, contactez notre Support Team.

Pour ajouter des documents justificatifs à une transaction :

1. Ouvrez la transaction appropriée et localisez la section Documents justificatifs .

2. Cliquez sur Joindre des documents.

3. Parcourez pour sélectionner votre document et cliquez sur Ouvrir. Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers en utilisant le clavier Ctrl.

Les documents justificatifs sont inclus dans la livraison par email des documents et sont suivis dans le résumé des preuves. Ils peuvent également être téléchargés depuis la page de remerciement une fois la signature terminée.

OneSpan Sign prend en compte les types de documents de support suivants :

• Format de document portable d’Adobe (*. pdf)

• Microsoft Word (*. doc ou *. docx)

• Microsoft Excel (*. xlsou *. xlsx)

• Bureau ouvert (*. ODT)

• Texte (*. Txt)

• Format de texte enrichi (*. RTF)

Révision des pièces jointes

Marquez comme Révisé enregistre votre décision formelle d’avoir examiné un fichier téléchargé et l’acceptez.

Une action, quatre noms. Le bouton dans la boîte de dialogue des résultats indique Marquer comme examiné, un fichier examiné affiche un badge Examiné , le champ API est reviewed, et la piste d’audit enregistre l’action comme Marquez comme Vérifié et son annulation comme Annulation de la vérification. Ce sont toutes les mêmes actions. Cette documentation l’appelle Marquer comme Examiné.