Une transaction est l'expérience d'un utilisateur OneSpan Sign lorsqu'il examine, accepte, signe et éventuellement télécharge des documents. L'expéditeur d'une transaction effectue généralement les procédures suivantes :
Ajout de champs à un document
Les champs permettent de placer des données supplémentaires dans un document au moment de la signature. Comme les champs de signature, les champs non signés peuvent être placés n'importe où dans un document. Néanmoins, chaque champ est lié à une signature particulière. Seul le signataire de cette signature peut attribuer ou modifier la valeur du champ. Cependant, une fois la signature signée, la valeur du champ ne peut être modifiée par personne.
Vous ne pouvez pas ajouter de champs à : (1) des documents qui sont acceptés uniquement ; (2) le formulaire de consentement électronique ; (3) documents dans une transaction accessible.
Pour ajouter des champs à un document actif :
Cliquez sur <Nom du destinataire> depuis la section DESTINATAIRES de la page Préparer la transaction .
Faites glisser-déposer les champs désirés (par exemple, Signature) de la section FIELDS vers le document. Ils Available Fields sont décrits ci-dessous.
Optionnel : Configurez les paramètres supplémentaires pour un champ sélectionné.
Nom du champ : Entrez un titre pour ce champ.
Destinataire : Si désiré, utilisez le menu déroulant pour sélectionner un autre destinataire pour ce champ.
Infobulle de champ : Saisissez des instructions ou descriptions supplémentaires qui pourraient aider un signataire à comprendre ce qu'est ce champ. Cette infobulle sera affichée dans l'Expérience du signataire lorsque vous survolez ou en ouvrez l'onglet dans le champ actionable. Cette infobulle sera également lue par un lecteur d'écran lors de la mise au point sur le terrain.
Si ce champ n'est pas nécessairement nécessaire pour effectuer cette transaction, sélectionnez l'option Est optionnelle . Pour plus d'informations, voir Optional Signatures .
Optionnel : Utilisez la section Disposition pour configurer la position et la taille du terrain. Vous pouvez aussi le faire manuellement, en glissant-déposant, ou en redimensionnant manuellement le champ.
Optionnel : Configurez la logique conditionnelle entre certains ou tous les champs que vous avez ajoutés au document à l'étape précédente. Comment y parvenir est expliqué dans la section ci-dessous appelée Conditional Fields.
Optionnel : Utilisez la section Formatage des champs pour configurer la taille de la police du champ (c'est-à-dire la taille de la police qui sera utilisée pour le texte dans le champ lors de l'impression du document parent). Les options sont : (1) une taille de police spécifique ; (2) Auto-ajustement (qui fera évoluer le texte pour remplir sa boîte d'entrée) ; (3) Hériter du parent (c'est la norme par défaut, et utilisera la taille de police définie au niveau transaction/modèle). Vous pouvez aussi configurer l' alignement du texte pour ce champ – par exemple, pour que tout le texte soit aligné au centre du champ.
Ce qui suit pourrait vous être utile :
Vous pouvez dupliquer un champ en cliquant dessus, puis en sélectionnant Dupliquer dans le panneau Paramètres du champ . Le nouveau champ dupliquera les propriétés du champ original (Est requis, Est optionnel, valeur par défaut, valeurs de liste, nombre maximum de caractères), mais son nom de champ sera réinitialisé à vide.
Vous pouvez aligner collectivement plusieurs champs en haut, en bas, à gauche ou à droite. Appuyez sur le clavier SHIFT + clic gauche pour sélectionner plusieurs champs. Utilisez le menu en haut du document pour aligner les champs en haut, en bas, à gauche ou à droite.
Pour plus d'informations sur la signature d'un document envoyé, consultez Expérience signataire.
Pour plus d'informations sur la gestion de la page Préparer la transaction , voir Preparing Transactions et New.
Champs disponibles
La section FIELDS de la page Concepteur de Documents contient tous les champs pouvant être ajoutés à un document pour un destinataire donné. Deux types de champs peuvent être ajoutés :
Signature Fields — Celles-ci rassemblent une variété de types de signatures et d'initiales des destinataires.
Form-Building Fields — Celles-ci recueillent les réponses informatives des destinataires sur les documents joints à la transaction.
Remote Online Notarization Fields — Dans une RON transaction, ces informations fournissent des informations sur le notaire qui héberge la transaction.
Les conditions ne peuvent pas être appliquées aux champs personnalisés, champs notaires, champs auto-remplis (par exemple, Nom, titre, date), étiquettes ou pièces jointes.
La logique conditionnelle ne peut pas être appliquée entre documents ou entre signataires.
Un champ obligatoire conditionné à être activé ou désactivé doit toujours être accompagné d'une seconde condition qui la rend également optionnelle si la première condition est désactivée. Ne pas le faire pourrait empêcher un destinataire de signer. Votre logique conditionnelle devrait donc inclure deux conditions. Par exemple :
Si le champ A est sélectionné, désactivez le champ B.
Si le champ A est sélectionné, rendez le champ B optionnel.
Cette fonctionnalité est également disponible via l'API REST et les SDK.
Champs de signature
Lorsque vous déposez ces champs de signature dans le document, le panneau Paramètres du champ s'affiche à droite du document. Utilisez ce panneau pour configurer différentes options de champ, telles que le nom du champ, le destinataire, la mise en page, et si compléter le champ est optionnel ou non.
Voici les champs de signature disponibles.
Terrain | Utilisation | Paramètres de terrain |
|---|---|---|
Signature | Utilisé pour recueillir une signature d'un destinataire. | Les types de signatures suivants sont disponibles :
|
Clic pour signer | En cliquant sur ce champ, le nom du signataire est estampillé sur le champ de signature au moment de la signature. C'est le type de signature par défaut. | |
Capture Signature | Le destinataire dessine sa signature à l'aide de sa souris ou d'un autre dispositif d'entrée. Le dessin de la signature est tamponné sur le champ de signature au moment de la signature. En option, si le paramètre Du fichier De Fichier est activé, le destinataire peut télécharger un fichier image à tamponner sur le champ au moment de la signature. | |
Mobile Signature | Le destinataire reçoit un lien par email qui le redirige vers l'ouverture du document sur son téléphone portable. Le destinataire doit ensuite dessiner sa signature avec son doigt ou un stylet. Le dessin de la signature est ensuite tamponné sur la boîte. La capture mobile doit d'abord être activée sur votre compte. | |
Choisir la signature | Les signataires de transactions ont désormais la possibilité de choisir leur méthode de signature préférée parmi une liste définie de choix. Si sélectionné, une fois qu'un signataire commence le processus de signature, il reçoit un dialogue lui demandant de choisir la police de caractère de sa signature, ou de dessiner la sienne elle-même. Les options disponibles incluent :
| |
Initiales de clic et signataires | Au moment de la signature, les initiales du destinataire sont estampillées sur le champ de signature. | |
Date de signature | Ce champ automatique tamponne le document avec la date et l'heure de la signature | |
Nom du signataire | Ce champ automatique estampille le document avec le nom du signataire tel qu'il a été saisi sur la transaction. | |
Titre du signataire : | Ce champ automatique estampille le document avec le titre du signataire tel qu'il a été inscrit sur la transaction. | Comme il s'agit d'un champ optionnel sur la transaction, il n'est disponible que si les informations sont fournies sur la transaction. |
Société de signature | Ce champ automatique estampille le document avec le nom de l'entreprise du signataire tel qu'il a été saisi sur la transaction. | Comme il s'agit d'un champ optionnel sur la transaction, il n'est disponible que si les informations sont fournies sur la transaction. |
Un type de signature par défaut peut être configuré pour le champ Signature en contactant notre équipe de support. Les paramètres par défaut disponibles sont Clic pour signer, Capture de signature et Capture mobile.
Champs de construction de formes
Lorsque vous insérez ces champs de création de formulaire dans le document, le panneau Paramètres du champ s'affiche à droite du document.
Terrain | Utilisation | Paramètres de terrain |
|---|---|---|
Champ de date | Ce champ indique aux signataires qu'une date doit être saisie. | Le format par défaut pour les dates est yyyy-MM-dd. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner un autre format de date. |
Champ de texte | Ce champ accepte tout texte saisi par le signataire avant la signature. | Nom du champ Destinataire : Spécifiez le(s) signataire(s) qui doit remplir le champ. Valeur par défaut Obligatoire : Rendez le champ obligatoire lors de la signature. |
Zone de texte | Il s'agit d'une zone multi-lignes qui accepte tout texte saisi par le signataire avant la signature. | Nom du champ Destinataire : Spécifiez le(s) signataire(s) qui doit remplir le champ. Valeur par défaut Obligatoire : Rendez le champ obligatoire lors de la signature. |
Case à cocher | C'est une case à cocher que le signataire peut soit sélectionner, soit effacer. Utilisez des cases à cocher lorsque vous souhaitez permettre aux signataires de choisir plus d'une option dans une liste. Utilisez le groupe de cases à cocher pour placer des cases sélectionnées dans un groupe de cases associées. Si l'expéditeur place une case dans un groupe comme requis, alors lors de la signature, le signataire doit sélectionner au moins un membre du groupe. | Nom du champ Destinataire : Spécifiez le(s) signataire(s) qui doit remplir le champ. Groupe de cases à cocher : Utilisez-le pour placer des cases à cocher sélectionnées dans un groupe de cases associées. Valeur par défaut : Activer pour cocher la case par défaut. Obligatoire : Rendez le champ obligatoire lors de la signature. |
Radio | Les boutons radio permettent aux signataires de sélectionner l'une des nombreuses options prédéfinies. Utilisez des boutons radio lorsque vous voulez que les signants ne choisissent qu'une seule option. Utilisez le Groupe radio pour placer des boutons sélectionnés dans un groupe de boutons associés. Vous pouvez identifier un bouton du groupe comme étant par défaut, ce qui vous garantira qu'il sera présélectionné. Pour ajouter un groupe de boutons radio, sélectionnez d'abord le champ signature que vous souhaitez associer à ce groupe. Les groupes radio sont associés à des approbations de signature, et ainsi le même groupe radio peut être utilisé plusieurs fois, avec des champs de signature différents. | Nom du champ Destinataire : Spécifiez le(s) signataire(s) qui doit remplir le champ. Groupe radio : Utilisez ce bouton pour placer des boutons radio sélectionnés dans un groupe de boutons associés. Valeur par défaut : Activez pour sélectionner le bouton radio par défaut. Obligatoire : Rendez le champ obligatoire lors de la signature. |
Liste | Il s'agit d'une liste déroulante qui offre aux destinataires plusieurs options prédéfinies. Le signataire peut choisir une option parmi la liste. Une fois cette option sélectionnée, seule cette option s'affiche, minimisant ainsi l'espace que cet élément occupe à l'écran. |
|
Label | Il s'agit d'une étiquette en lecture seule qui sera estampillée sur le PDF. | Nom du champ Destinataire : Spécifiez le(s) signataire(s) qui doit remplir le champ. Valeur par défaut |
Champs personnalisés | Custom Fields sont créés au niveau du compte, et un compte peut avoir un nombre quelconque de champs personnalisés. Ces champs sont remplis de données spécifiques au signataire au moment de la signature. Par exemple, si un compte utilise des champs personnalisés pour collecter le numéro d'agent des expéditeurs dans son profil, alors le champ personnalisé pour le numéro d'agent peut apparaître dans la liste des options de champ. | Les paramètres des champs personnalisés dépendent du type de champ configuré pour le compte. |
Pour tous les champs ci-dessus sauf Capture de signature, Signature mobile, Radio et Case, le volet Paramètres de champ comporte un champ
Section de mise en forme qui spécifie une taille de police pour le champ (c'est-à-dire la taille de police qui sera utilisée pour le texte dans le champ lors de l'impression du document parent). Les options sont : (1) une taille de police spécifique ; (2) Auto-ajustement (qui fera évoluer le texte pour remplir sa boîte d'entrée) ; (3) Hériter du parent (c'est la norme par défaut, et utilisera la taille de police définie au niveau transaction/modèle).
Lorsque A Form-Building Field est ajouté à un document faisant partie d'une Virtual Room transaction, le volet Paramètres de champ affiche un interrupteur à bascule appelé champ Masque dans la Salle Virtuelle. Si l'émetteur active cette activation, pendant l'expérience du signataire, le champ associé ne sera visible que par : (1) le signataire auquel le champ est assigné ; (2) l'hôte de la session de la Salle Virtuelle.
Champs de notarisation en ligne à distance
Lorsque vous déposez ces champs de notarisation dans le document, le panneau Paramètres de champ s'affiche à droite du document.
Terrain | Utilisation | Paramètres de terrain |
|---|---|---|
Déclaration RON | Une clause de non-responsabilité indiquant que cette transaction était une transaction RON. | Destinataire : Spécifiez le(s) signataire(s) qui doit remplir le champ. Valeur : Le texte de la clause de non-responsabilité. |
Nom du notaire | Le nom du notaire impliqué dans la transaction. | Mise en page et réglages de mise en forme |
Numéro de la commission notaire | Un numéro de commission notaire est un identifiant unique attribué à un notaire public par le gouvernement de l'État lors de sa nomination. Ce numéro sert à vérifier l'autorité du notaire à effectuer des actes notariaux, tels que la présence de signatures et l'administration de serments | Mise en page et réglages de mise en forme |
Juridiction du notaire | La zone géographique dans laquelle un notaire public est autorisé à effectuer des actes notariaux. Pour une liste des juridictions soutenues, voir Supported Jurisdictions. | Mise en page et réglages de mise en forme |
Pays des notaires | Le pays où un notaire public est autorisé à exercer ses fonctions. | Mise en page et réglages de mise en forme |
Sceau notarial | Le sceau officiel utilisé par le notaire pour authentifier les documents. | Réglages de disposition |
Date d'expiration de la Commission notaire |
| Mise en page et réglages de mise en forme |
Signatures optionnelles
La Signature Optionnelle est une fonctionnalité qui peut être activée pour votre compte. Si le paramètre optionnel est activé pour un champ signature, le destinataire n'est pas obligé de signer ce champ dans un document avant de finaliser la transaction.
Les types de signature suivants peuvent être définis comme optionnels :
Clic pour signer
Capture Signature
Mobile Signature
Clic vers initiale
Initiales du signataire
Plusieurs mesures de sécurité sont en place pour garantir que les signatures optionnelles sont reconnues et enregistrées sur la transaction et que les champs associés sont correctement gérés :
Un champ automatique (comme la Date de signature ou le titre du signataire) associé à une signature optionnelle n'apparaîtra que si le champ de signature est signé.
Si un champ de signature optionnel n'est pas signé, un champ de signature vide restera sur une transaction.
Un signataire doit confirmer une transaction avant que le système ne conserve les signatures optionnelles du signataire dans les documents de la transaction.
Si a Signing Order a été défini sur une transaction, alors le signataire avec le champ de signature optionnel doit confirmer la transaction avant qu'elle ne puisse continuer au signataire suivant.
Les expéditeurs sur les applications mobiles (iOS ou Android) ne peuvent pas créer de signatures optionnelles.
Les documents de consentement ne peuvent pas être optionnels.
Champs conditionnels
Les champs conditionnels permettent aux expéditeurs de configurer la logique conditionnelle IF-THEN entre deux champs ou plus dans un document. Par exemple :
Vous pouvez spécifier que SI un champ de texte surligné n'est pas vide, ALORS un champ de signature particulier sera activé — c'est-à-dire que le signataire doit ajouter du texte au champ de texte avant de pouvoir signer le champ de signature.
Vous pouvez spécifier que SI une case à cocher surlignée est cochée, ALORS tous les autres champs du document seront activés — c'est-à-dire que le signataire doit cocher la case avant de pouvoir interagir avec les autres champs du document.
Les conditions ne peuvent pas être appliquées aux champs personnalisés, champs notaires, champs auto-remplis (par exemple, Nom, titre, date), étiquettes ou pièces jointes.
La logique conditionnelle ne peut pas être appliquée entre documents ou entre signataires.
Un champ obligatoire conditionné à être activé ou désactivé doit toujours être accompagné d'une seconde condition qui la rend également optionnelle si la première condition est désactivée. Ne pas le faire pourrait empêcher un destinataire de signer. Votre logique conditionnelle devrait donc inclure deux conditions. Par exemple :
Si le champ A est sélectionné, désactivez le champ B.
Si le champ A est sélectionné, rendez le champ B optionnel.
Cette fonctionnalité est également disponible via l'API REST et les SDK.
La procédure suivante décrit comment configurer la logique conditionnelle parmi les champs d'un document.
Pour configurer la logique conditionnelle entre les champs ajoutés à un document :
Add fields à votre document. La logique conditionnelle exige que : (1) vous ajoutez plus d'un corps ; (2) au moins un des champs ajoutés doit être de type Champ de texte, Zone de texte, Case à cocher, Radio ou Liste.
La logique conditionnelle peut agir sur les cinq types ci-dessus, ainsi que sur les types de signatures et d'initiales de signataire .
Cliquez sur un champ de texte ajouté, une zone de texte, une case à cocher, une radio ou un champ de liste que vous souhaitez utiliser comme partie IF de votre logique conditionnelle souhaitée. Un panneau PARAMÈTRES DE CHAMP apparaît à droite de votre écran.
Si votre écran est étroit, faire apparaître le panneau PARAMÈTRES DU CHAMP peut nécessiter de cliquer sur trois points alignés verticalement en haut à droite de votre écran.
Dans ce volet, développez l'onglet Logique conditionnelle .
Configurez la logique conditionnelle que vous souhaitez entre le champ choisi à l'étape 2 et les autres champs du document. Le tableau suivant indique quelles conditions sont disponibles pour les différents types de champs.
Conditions disponibles
Type de champ
Description
SI ...
Vide/Pas vide
Champ de texte, zone de texte
Détermine si un champ de texte ou une zone de texte doit être vide ou non vide (dans la partie FI de votre logique conditionnelle)
Coché/Non coché
Case à cocher, radio
Détermine si une case à cocher ou un bouton radio doit être coché ou décoché (dans la partie FI de votre logique conditionnelle)
< N'importe quel élément dans une liste >
Liste
C'est un élément spécifié dans la liste des éléments dans votre champ Liste surlignée. Le signataire doit sélectionner cette valeur pour satisfaire la partie FI de votre logique conditionnelle.
PUIS ...
Activer/désactiver
Tous
Détermine si le champ sélectionné sera activé ou désactivé (dans la partie ALORS de votre logique conditionnelle). Cela détermine donc si le signataire pourra interagir avec ce champ.
ATTENTION : Si un champ obligatoire est conditionné à être désactivé, l'expérience du signataire sera interrompue – c'est-à-dire qu'il ne pourra pas signer. Ainsi, si un champ obligatoire est conditionné à être désactivé, il doit aussi être conditionné à être optionnel. Cela garantira que désactiver le champ ne compromettra pas l'expérience du signataire.
Rendez-vous obligatoire
Tous
Détermine si le champ sélectionné sera requis (dans la partie ALORS de votre logique conditionnelle). Cela détermine donc si le signataire devra interagir avec ce champ.
Rendez-vous optionnel
Tous
Détermine si le champ sélectionné sera optionnel (dans la partie ALORS de votre logique conditionnelle). Cela détermine donc si le signataire peut éventuellement interagir avec ce champ.
Cliquez sur Enregistrer. De petites icônes apparaissent sur le bord droit de tous les champs configurés avec une logique conditionnelle.