Une transaction est l'expérience d'un utilisateur de OneSpan Sign lorsqu'il examine, accepte, signe et télécharge éventuellement des documents. L'expéditeur d'une transaction effectue généralement les procédures suivantes :
Ajout de champs à un document
Les champs permettent de placer des données supplémentaires dans un document au moment de la signature. À l'instar des champs de signature, les champs sans signature peuvent être placés n'importe où dans un document. Néanmoins, chaque champ est lié à une signature particulière. Seul le signataire de cette signature peut attribuer ou modifier la valeur du champ. Cependant, une fois la signature signée, la valeur du champ ne peut être modifiée par personne.
Vous ne pouvez pas ajouter de champs à : (1) des documents qui sont Accepter uniquement ; (2) le formulaire de consentement électronique ; (3) les documents dans le cadre d'une transaction accessible.
Pour ajouter des champs à un document actif :
Cliquez sur <Nom du destinataire> dans la section DESTINATAIRES de la page Préparer la transaction .
Faites glisser et déposez les champs souhaités (par exemple, Signature) de la section CHAMPS sur le document. Ils Available Fields sont décrits ci-dessous.
Facultatif : Configurez les paramètres supplémentaires pour un champ sélectionné.
Nom du champ : Entrez un titre pour ce champ.
Destinataire : si vous le souhaitez, utilisez le menu déroulant pour sélectionner un autre destinataire pour ce champ.
Info-bulle du champ : saisissez des instructions ou des descriptions supplémentaires qui pourraient aider un signataire à comprendre ce qu'est ce champ. Cette info-bulle s'affiche dans l'expérience du signataire lorsque vous survolez ou appuyez sur la touche de tabulation dans le champ actionnable. Cette infobulle sera également lue par un lecteur d'écran lors de la mise au point sur le terrain.
Si ce champ n'est pas nécessairement obligatoire pour effectuer cette transaction, sélectionnez l'option Est facultatif . Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Optional Signatures .
Facultatif : Utilisez la section Mise en page pour configurer la position et la taille du champ. Vous pouvez également le faire manuellement, en faisant glisser et déposer, ou en redimensionnant manuellement le champ.
Facultatif : Configurez la logique conditionnelle parmi une partie ou la totalité des champs que vous avez ajoutés au document à l'étape précédente. La procédure à suivre est décrite dans la section ci-dessous intitulée Conditional Fields.
Facultatif : Utilisez la section Mise en forme du champ pour configurer la taille de police du champ (c'est-à-dire la taille de police qui sera utilisée pour le texte du champ lors de l'impression du document parent). Les options sont les suivantes : (1) une taille de police spécifique ; (2) Ajustement automatique (qui mettra le texte à l'échelle pour remplir sa zone de saisie) ; (3) Hériter du parent (il s'agit de la valeur par défaut et utilisera la taille de police définie au niveau de la transaction/du modèle). Vous pouvez également configurer l' alignement du texte pour ce champ, par exemple, pour que tout le texte soit aligné au centre du champ.
Les éléments suivants peuvent vous être utiles :
Vous pouvez dupliquer un champ en cliquant dessus et en sélectionnant Dupliquer dans le volet Paramètres de champ . Le nouveau champ dupliquera les propriétés du champ d'origine (Est obligatoire, Est facultatif, valeur par défaut, valeurs de liste, nombre maximal de caractères), mais son nom de champ sera réinitialisé à vide.
Vous pouvez aligner collectivement plusieurs champs en haut, en bas, à gauche ou à droite. Appuyez sur la touche MAJ du clavier + clic gauche pour sélectionner plusieurs champs. Utilisez le menu en haut du document pour aligner les champs en haut, en bas, à gauche ou à droite.
Pour plus d'informations sur la signature d'un document envoyé, consultez Expérience du signataire.
Pour plus d'informations sur l'utilisation de la page Préparation de la transaction , reportez-vous aux sections Preparing Transactions et New.
Champs disponibles
La section CHAMPS de la page Concepteur de documents contient tous les champs qui peuvent être ajoutés à un document pour un destinataire donné. Deux types de champs peuvent être ajoutés :
Signature Fields — Ceux-ci collectent une variété de types de signatures et d'initiales de destinataires.
Form-Building Fields — Ceux-ci recueillent les réponses informatives des destinataires sur les documents joints à la transaction.
Remote Online Notarization Fields — Dans le cadre d'une RON transaction, ceux-ci fournissent des informations sur le notaire qui héberge la transaction.
Les conditions ne peuvent pas être appliquées aux champs personnalisés, aux champs notariaux, aux champs remplis automatiquement (par exemple, nom, titre, date), aux étiquettes ou aux pièces jointes.
La logique conditionnelle ne peut pas être appliquée à des documents ou à des signataires.
Un champ obligatoire conditionné pour être activé ou désactivé doit toujours être accompagné d'une deuxième condition qui le rend également facultatif si la première condition est définie sur désactivé. Le non-respect de cette consigne pourrait empêcher un destinataire de signer. Votre logique conditionnelle doit donc inclure deux conditions. Par exemple:
Si le champ A est sélectionné, désactivez-le.
Si le champ A est sélectionné, rendez le champ B facultatif.
Cette fonctionnalité est également disponible via l'API REST et les SDK.
Champs de signature
Lorsque vous déposez ces champs de signature dans le document, le panneau Paramètres de champ s'affiche à droite du document. Dans ce panneau, vous pouvez nommer le champ et spécifier quel(s) destinataire(s) doit le remplir.
Champ | Usage | Paramètres de terrain |
|---|---|---|
Signature | Utilisé pour recueillir la signature d'un destinataire. | Les types de signature suivants sont disponibles :
|
Cliquer pour signer | En cliquant dans ce champ, le nom du signataire est tamponné sur le champ de signature au moment de la signature. Il s'agit du type de signature par défaut. | Sélectionnez ce type de signature dans le panneau Paramètres de champ à droite du document. |
Capturer la signature | Le destinataire dessine sa signature à l'aide de sa souris ou d'un autre périphérique d'entrée. Le dessin de la signature est tamponné sur le champ de signature au moment de la signature. | Si le paramètre À partir du fichier est activé, le destinataire peut télécharger un fichier image à tamponner sur le champ au moment de la signature. |
Mobile Signature | Le destinataire reçoit un lien par e-mail qui le redirige vers l'ouverture du document sur son téléphone portable. Le destinataire doit ensuite dessiner sa signature à l'aide de son doigt ou d'un stylet. Le dessin de la signature est ensuite tamponné sur la boîte. | La capture mobile doit d'abord être activée sur votre compte. Sélectionnez ce type de signature dans le panneau Paramètres de champ à droite du document. |
Cliquer pour parapher et initiales du signataire | Au moment de la signature, les initiales du destinataire sont estampillées sur le champ de signature. | |
Date de signature | Ce champ automatique tamponne le document avec la date et l'heure de la signature | |
Nom du signataire | Ce champ automatique tamponne le document avec le nom du signataire tel qu'il a été saisi dans la transaction. | |
Titre du signataire : | Ce champ automatique tamponne le document avec le titre du signataire tel qu'il a été saisi dans la transaction. | Comme il s'agit d'un champ facultatif sur la transaction, il n'est disponible que si les informations sont fournies sur la transaction. |
Entreprise signataire | Ce champ automatique tamponne le document avec le nom de l'entreprise du signataire tel qu'il a été saisi dans la transaction. | Comme il s'agit d'un champ facultatif sur la transaction, il n'est disponible que si les informations sont fournies sur la transaction. |
Un type de signature par défaut peut être configuré pour le champ Signature en contactant notre équipe d'assistance. Les valeurs par défaut disponibles sont Cliquer pour signer, Capturer la signature et Capture mobile.
Champs de création de formulaires
Lorsque vous déposez ces champs de création de formulaire dans le document, le panneau Paramètres de champ s'affiche à droite du document.
Champ | Usage | Paramètres de terrain |
|---|---|---|
Champ de texte | Ce champ accepte tout texte saisi par le signataire avant la signature. | Nom du champ Destinataire : Spécifiez quel(s) signataire(s) doit remplir le champ. Valeur par défaut Est obligatoire : Rendez le champ obligatoire lors de la signature. |
Zone de texte | Il s'agit d'une zone multiligne qui accepte tout texte saisi par le signataire avant la signature. | Nom du champ Destinataire : Spécifiez quel(s) signataire(s) doit remplir le champ. Valeur par défaut Est obligatoire : Rendez le champ obligatoire lors de la signature. |
Case à cocher | Il s'agit d'une case à cocher que le signataire peut sélectionner ou désactiver. Utilisez des cases à cocher lorsque vous souhaitez permettre aux signataires de choisir plusieurs options dans une liste. Utilisez l'option Groupe de cases à cocher pour placer les cases sélectionnées dans un groupe de cases associées. Si l'expéditeur définit une case dans un groupe comme requis, le signataire doit sélectionner au moins un membre du groupe lors de la signature. | Nom du champ Destinataire : Spécifiez quel(s) signataire(s) doit remplir le champ. Groupe de cases à cocher : utilisez cette option pour placer les cases à cocher sélectionnées dans un groupe de cases associées. Valeur par défaut : Activez cette case par défaut. Est obligatoire : Rendez le champ obligatoire lors de la signature. |
Radio | Les cases d'option permettent aux signataires de sélectionner l'une des nombreuses options prédéfinies. Utilisez les cases d'option lorsque vous souhaitez que les signataires ne choisissent qu'une seule option. Utilisez Groupe radio pour placer les cases d'option sélectionnées dans un groupe de boutons associés. Vous pouvez identifier un bouton du groupe comme étant le bouton par défaut, ce qui vous permet de vous assurer qu'il sera présélectionné. Pour ajouter un groupe de cases d'option, sélectionnez d'abord le champ de signature que vous souhaitez associer à ce groupe. Les groupes de cases d'option sont associés aux approbations de signature, de sorte que le même groupe de cases d'option peut être utilisé plusieurs fois, avec des champs de signature différents. | Nom du champ Destinataire : Spécifiez quel(s) signataire(s) doit remplir le champ. Groupe de cases d'option : utilisez cette option pour placer les cases d'option sélectionnées dans un groupe de boutons associés. Valeur par défaut : Activez cette option pour sélectionner la case d'option par défaut. Est obligatoire : Rendez le champ obligatoire lors de la signature. |
Liste | Il s'agit d'une liste déroulante qui offre aux destinataires plusieurs options prédéfinies. Le signataire peut choisir une option dans la liste. Une fois cette option sélectionnée, seule cette option est affichée, minimisant ainsi la quantité d'espace que cet élément occupe à l'écran. |
|
Étiquette | Il s'agit d'une étiquette en lecture seule qui sera estampillée sur le PDF. | Nom du champ Destinataire : Spécifiez quel(s) signataire(s) doit remplir le champ. Valeur par défaut |
Champs personnalisés | Custom Fields sont créés au niveau du compte, et un compte peut avoir n'importe quel nombre de champs personnalisés. Ces champs sont renseignés avec des données spécifiques au signataire au moment de la signature. Par exemple, si un compte utilise les champs personnalisés pour collecter le numéro d'agent des expéditeurs dans leurs profils de compte, le champ personnalisé du numéro d'agent peut apparaître dans la liste des options de champ. | Les paramètres des champs personnalisés dépendent du type de champ configuré pour le compte. |
Pour tous les champs ci-dessus, à l'exception de Capture de signature, Signature mobile, Radio et Case à cocher, le volet Paramètres de champ comporte un champ
Section de formatage qui spécifie une taille de police pour le champ (c'est-à-dire la taille de police qui sera utilisée pour le texte du champ lors de l'impression du document parent). Les options sont les suivantes : (1) une taille de police spécifique ; (2) Ajustement automatique (qui mettra le texte à l'échelle pour remplir sa zone de saisie) ; (3) Hériter du parent (il s'agit de la valeur par défaut et utilisera la taille de police définie au niveau de la transaction/du modèle).
Lorsque a Form-Building Field est ajouté à un document qui fait partie d'une Virtual Room transaction, le volet Paramètres de champ affiche un interrupteur à bascule appelé Champ Masque dans Virtual Room. Si les diapositives de l'expéditeur s'allument, pendant l'expérience du signataire, le champ associé ne sera visible que par : (1) le signataire à qui le champ est attribué ; (2) l'hôte de la session de la salle virtuelle.
Champs de notarisation en ligne à distance
Lorsque vous déposez ces champs de notarisation dans le document, le panneau Paramètres de champ s'affiche à droite du document.
Champ | Usage | Paramètres de terrain |
|---|---|---|
Déclaration RON | Une clause de non-responsabilité indiquant que cette transaction était une transaction RON. | Destinataire : Spécifiez quel(s) signataire(s) doit remplir le champ. Valeur : texte de la clause de non-responsabilité. |
Nom du notaire | Le nom du notaire impliqué dans la transaction. | Paramètres de mise en page et de formatage |
Numéro de commission notariale | Un numéro de commission de notaire est un identifiant unique attribué à un notaire public par le gouvernement de l'État lorsqu'il est nommé. Ce numéro est utilisé pour vérifier l'autorité du notaire à accomplir des actes notariés, tels que les signatures d'attestation et la prestation de serment | Paramètres de mise en page et de formatage |
Juridiction notariale | La zone géographique dans laquelle un notaire est autorisé à effectuer des actes notariés. Pour obtenir la liste des juridictions prises en charge, reportez-vous à la section Supported Jurisdictions. | Paramètres de mise en page et de formatage |
Pays notarié | Le pays où un notaire est autorisé à exercer ses fonctions. | Paramètres de mise en page et de formatage |
Sceau notarial | Le sceau officiel utilisé par le notaire pour authentifier les documents. | Paramètres de mise en page |
Date d'expiration de la commission notariale |
| Paramètres de mise en page et de formatage |
Signatures facultatives
La signature facultative est une fonctionnalité qui peut être activée pour votre compte. Si le paramètre facultatif est activé pour un champ de signature, un destinataire n'est pas obligé de signer ce champ dans un document avant de terminer la transaction.
Les types de signature suivants peuvent être définis comme facultatifs :
Cliquer pour signer
Capturer la signature
Mobile Signature
Clic vers l'initiale
Initiales du signataire
Un certain nombre de mesures de protection sont en place pour s'assurer que les signatures facultatives sont reconnues et enregistrées dans la transaction et que les champs associés sont gérés correctement :
Un champ automatique (tel que la date de signature ou le titre du signataire) associé à une signature facultative n'apparaîtra que si le champ de signature est signé.
Si un champ de signature facultatif n'est pas signé, un champ de signature vide restera sur une transaction.
Un signataire doit confirmer une transaction avant que le système ne conserve les signatures facultatives du signataire dans les documents de la transaction.
Si a Signing Order a été défini sur une transaction, le signataire avec le champ de signature facultatif doit confirmer la transaction avant qu'elle ne puisse passer au signataire suivant.
Les expéditeurs sur les applications mobiles (iOS ou Android) ne peuvent pas créer de signatures facultatives.
Les documents de consentement ne peuvent pas être facultatifs.
Champs conditionnels
Les champs conditionnels permettent aux expéditeurs de configurer la logique conditionnelle IF-THEN entre deux champs ou plus d'un document. Par exemple:
Vous pouvez spécifier que SI un champ de texte en surbrillance n'est pas vide, ALORS un champ de signature particulier sera activé - c'est-à-dire que le signataire doit ajouter du texte au champ de texte avant de pouvoir signer le champ de signature.
Vous pouvez spécifier que SI une case à cocher en surbrillance est cochée, ALORS tous les autres champs du document seront activés - c'est-à-dire que le signataire doit cocher la case avant de pouvoir interagir avec l'un des autres champs du document.
Les conditions ne peuvent pas être appliquées aux champs personnalisés, aux champs notariaux, aux champs remplis automatiquement (par exemple, nom, titre, date), aux étiquettes ou aux pièces jointes.
La logique conditionnelle ne peut pas être appliquée à des documents ou à des signataires.
Un champ obligatoire conditionné pour être activé ou désactivé doit toujours être accompagné d'une deuxième condition qui le rend également facultatif si la première condition est définie sur désactivé. Le non-respect de cette consigne pourrait empêcher un destinataire de signer. Votre logique conditionnelle doit donc inclure deux conditions. Par exemple:
Si le champ A est sélectionné, désactivez-le.
Si le champ A est sélectionné, rendez le champ B facultatif.
Cette fonctionnalité est également disponible via l'API REST et les SDK.
La procédure suivante décrit comment configurer la logique conditionnelle parmi les champs d'un document.
Pour configurer la logique conditionnelle parmi les champs ajoutés à un document :
Add fields à votre document. La logique conditionnelle exige que : (1) vous ajoutiez plus d'un champ ; (2) au moins un des champs ajoutés est de type Champ de texte, Zone de texte, Case à cocher, Radio ou Liste.
La logique conditionnelle peut agir sur les cinq types ci-dessus, ainsi que sur les types Signatures et Initiales du signataire .
Cliquez sur un champ de texte, une zone de texte, une case à cocher, une radio ou un champ de liste que vous souhaitez utiliser comme partie SI de la logique conditionnelle de votre choix. Un volet PARAMÈTRES DE CHAMP s 'affiche à droite de votre écran.
Si vous avez un écran étroit, pour que le volet PARAMÈTRES DE CHAMP apparaisse, il peut être nécessaire de cliquer sur trois points alignés verticalement en haut à droite de votre écran.
Dans ce volet, développez l'onglet Logique conditionnelle .
Configurez la logique conditionnelle souhaitée entre le champ choisi à l'étape 2 et les autres champs du document. Le tableau suivant indique les conditions disponibles pour les différents types de champs.
Conditions disponibles
Type de champ
Description
SI...
Vide/Pas vide
Champ de texte, Zone de texte
Détermine si un champ de texte ou une zone de texte doit être vide ou non vide (dans la partie SI de votre logique conditionnelle)
Vérifié/Non coché
Case à cocher, Radio
Détermine si une case à cocher ou un bouton radio doit être coché ou décoché (dans la partie SI de votre logique conditionnelle)
<Tout élément d'une liste>
Liste
Il s'agit d'un élément spécifié dans la liste des éléments de votre champ Liste en surbrillance. Le signataire doit sélectionner cette valeur pour satisfaire la partie IF de votre logique conditionnelle.
ALORS...
Activer/Désactiver
Tout
Détermine si le champ sélectionné sera activé ou désactivé (dans la partie ALORS de votre logique conditionnelle). Cela détermine donc si le signataire pourra interagir avec ce champ.
ATTENTION : Si un champ obligatoire est conditionné pour être désactivé, l'expérience du signataire sera interrompue, c'est-à-dire que le signataire ne pourra pas signer. Ainsi, si un champ obligatoire est conditionné pour être désactivé, il doit également être conditionné pour être facultatif. Cela garantira que la désactivation du champ n'interrompra pas l'expérience du signataire.
Rendre requis
Tout
Détermine si le champ sélectionné sera obligatoire (dans la partie THEN de votre logique conditionnelle). Cela détermine donc si le signataire sera tenu d'interagir avec ce champ.
Rendre facultatif
Tout
Détermine si le champ sélectionné sera facultatif (dans la partie ALORS de votre logique conditionnelle). Cela détermine donc si le signataire peut éventuellement interagir avec ce champ.
Cliquez sur Enregistrer. De petites icônes apparaissent sur le bord droit de tous les champs qui ont été configurés avec la logique conditionnelle.